【Cariot活用事例】デイサービス・介護の送迎車で適切な配車表作成が可能に

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Cariotの機能、料金パッケージなどが掲載されたパンフレットです。 Cariotを導入することで何ができるようになるのか、具体的にどう変わるのか、ユースケースごとにご紹介しています。

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

デイサービスの送迎や訪問介護を行っている社会福祉法人のZ社様は、専用車両が60台あり、市街地を走行しています。
利用者には車椅子や要介助の方が多く、各ドライバーの訪問件数は同じでも労力に大きな差が出てしまうことが課題でした。しかし、Cariotの導入により、走行距離と時間を細かく算出できるようになり、平等な仕事の振り分けが可能になりました。
今回は、デイサービス・介護業界でCariotをどのように活用できるのかをご紹介します。

<事例概要>
業種:デイサービス・介護
車両用途:送迎
課題:労務管理工数削減

 

1.Cariot導入の経緯
~送迎車のシフト作成時、公平な振り分けが課題に~

Z社様は、デイサービス・介護を手掛ける社会福祉法人です。保有している60台の車両はデイサービスの送迎や訪問介護に利用しています。しかし、ドライバーが担当する訪問ルートなどの業務量に大きな差が生じることが課題でした。また、介護は常に人手不足な業界であり、ドライバー不足も深刻な問題です。

上記のことから、走行ルートごとの作業量が均等になるよう、当初は訪問件数を均等にするシフトを組んでいましたが、車椅子や要介助の利用者もいることから、必ずしも効率的な送迎ができるとは限らず、各ドライバーが同じ訪問件数であってもルートによって業務量にかなりのばらつきが出ていました。
そのためZ社様は、ドライバーの作業・業務量が公平になるようシフトを組むためには、走行距離と走行の軌跡、所要時間をモニタリングする必要があると考えました。所要時間のみであればタイムカードの記録から計測できますが、訪問時にどのような走行をしているかが業務量に大きな影響を与えていると考え、実際の走行距離も取得したいと考えました。
そこで、動態管理サービスの資料を収集しCariotの導入を決定しました。
 

2.導入時の課題と達成したいこと
~走行距離・時間を正確に把握し、公平なルート作成を行いたい~

<課題>

  • 訪問件数を均等に割り振ると、労力や所要時間にばらつきが出てしまう
  • 実際の走行ルートを把握できていない
<実現したいこと>

  • 走行距離・時間を正確に把握し、公平なルート作成を行いたい
  • 実態としての走行ルートを把握したい

まず、運行前に座席表と配車表(目的地のリスト)を作成しますが、利用者には固有の事情や制約があります。車椅子利用の有無や介助が必要か、家のドアの前まで車が停められるか、送迎時に家族の呼び出しが必要かなど、送迎の所要時間に影響する作業が多数あります。また、同じ方角の利用者が同乗することで効率が上がりますが、利用者間やスタッフとの相性も考慮しているため、ひとえに「効率」だけを重視して座席表や配車表は作成できません。
Z社様は、上記の事情を加味した上で配車表をルートごとに作成し、ドライバーに託した後、走行距離と時間がどの程度かかっているかをモニタリングしたいと考えました。
また、配車表で目的地の指定は行いますが、実際の送迎順は現場の判断に任せることがあります。このとき、どのような順番で走行しているのかの実態が把握できていませんでした。ドライバーに道順まで申告させることの負荷が高いため、1回の送迎時の車両の軌跡を取得できることが、サービス導入にあたっての希望でした。

Z社様が動態管理システムを導入したいと考えた目的は、労力が公平になるようなルートの作成を行い、現場の不平等を解消してドライバーの労働環境の改善を行うことでした。また、実態としての走行ルートを把握することで、現在のルート作成方法が妥当であるかも判断したいと考えていました。
 

3.Cariotに決めた理由
〜走行距離・走行時間のエクセルダウンロード、なめらかな走行ルートが取得できたのが決め手〜

Z社様がCariotの導入を決定した理由は、下記の2点です。

  • ドライバーごとの走行距離・走行時間がエクセルでダウンロードできること
  • 滑らかな走行ルートが取得でき、実際の走行軌跡が見られること

Cariotでは、取得したデータをエクセルでダウンロードすることで、現状ドライバー間にある差の集計ができます。週や月で集計することもできるため、タイムカードとの突き合わせや出勤日・休日の把握も素早く行うことができます。また、ダッシュボード機能でドライバーの労務状況(走行時間・距離)をモニタリングすることで、所要時間の大きいルート、走行距離の長いルートなど、把握したかったボトルネックが見つかるようになりました。その結果、従来は感覚的に把握していた不平等な差分の原因が確認できるようになり、具体的な改善策が立てやすくなりました。

上記以外にも、滑らかな走行ルートが確認できたことも理想どおりでした。画面上で走行をリアルに再現できることを確認し、スピードや急加速など、事前に想定していなかったデータを確認することができるようになりました。これにより、Cariotで取得したデータは安全運転管理にも活用できるという可能性を見出しました。
 

4.導入後の成果
 ~実際の走行ルートと走行距離・走行時間を把握して、適正な配車表作成の手助けに~

導入後の成果として、以下の2点が得られました。

  1. 走行ルート・走行距離・走行時間の把握
  2. 走行実態を考慮した適切な配車表の作成

<走行ルート・走行距離・走行時間の把握>
Z社様が当初から希望したとおり、ドライバーごとに「走行ルート」「走行距離」「走行時間」が正確に取得できるようになりました。第2章でZ社様では、車椅子利用や家族の介助有無など、効率だけを重視した配車表の作成が難しいことを述べましたが、現場の作業にどの程度の差がでているのか、距離や時間の差を数値化することができました。Cariot導入前も、特に距離についてはなるべく近くの利用者を集めるように工夫をし、効率的な運用を心がけていましたが、かえって到着時間の調整がつけにくく、無駄な待機や迂回による時間のロスが発生していることもわかりました。

<図:ドライバーごとの運転時間には差が大きく出ていました。>

<図:ドライバーの走行距離・走行時間の差が明らかに>

<図:効率的に見えても、無駄な待機や迂回による往復が発生>

<走行実態を考慮した適切な配車表の作成>
1.で取得したデータを使って、適切な配車表の作成に着手しました。

ドライバーごとに、走行時間と距離がなるべく同じになるよう配車表の作成に着手しました。現場からも曜日ごとの負担の差が軽減されたと好評を得ています。また、配車表の作成のために手書きで提出していた運行記録より、Cariotからダウンロードしてきたデータは誤りや記入漏れがなく信頼性が高いため、走行記録にもCariotを採用しています。その日の配車状況だけでなく1週間程度の期間で公平にドライバーへの仕事の割り振りができているかも確認したいという要望もありました。現在では1週間、1カ月、3カ月の単位で、ドライバーの仕事量が平準化できているかを確認するという運用を行っています。
 

5.今後の展望
~安全運転や、勤怠自動化に期待~

Z社様がCariot導入当初に期待していた「走行ルート・走行距離・走行時間」が正確に取得できる他、急加速や急減速などの危険運転に関するデータが取得できるようになったことで、これらのデータを安全運転の実績として利用できそうだと考えています。現状、違反や事故は少ないとはいえ、歩行者の多い住宅街を走る仕事で危険がないとはいえません。経験の浅いドライバーが今後増えても安心して働ける環境づくりも求められます。
また、現在地といつ・どこに着いたかがわかる機能を活用し、車両が施設に到着した時間を取得することでドライバーの勤怠も自動化できるのでは?という意見が出ています。しかし、ドライバーは送迎後に事務所で作業することもあります。到着時間=終業と決着をつけてしまうことへどのように対応するかなどの課題は残りますが、時間を守ることへの意識を高めたり、健全な労務環境であることを示していけたりすることへの期待を持ちながら、Cariotを活用しています。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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