【訪問診療の活用事例】緊急往診にも定期往診にも欠かせない存在になりました

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

新型コロナウイルス感染症のまん延に伴い、感染症患者に対する往診・訪問診療・訪問看護が話題となりました。
今回ご紹介するお客様は、在宅医療ステーションを運営する医療法人のB様です。
訪問診療は24時間365日の対応が必要であるため、多くの診療所や病院が医療従事者不足に陥っています。
また、医療従事者不足が「24時間対応」や「診療時間外の対応」、「バックベッド機能としての緊急時の受入れ」などへの対応に困難を及ぼしているものと考えられます。
B様でも、医療従事者不足は喫緊の課題であり「事務処理時間を減らしてできるだけ訪問に回す」という業務効率化が運営の課題でした。現場に負担をかけずに定期往診のルート策定や、緊急往診の駆け付けにスムーズに対応するための製品を探し始め、Cariotをお選びいただきました。
今回は、訪問診療の現場でどのようにCariotが活用されているのかをご紹介します。

<事例概要>
業種:医療法人
車両用途:往診車両
課題:緊急往診対応・労務管理工数削減

 

1.Cariot導入の経緯

1-1.新型コロナウイルス感染症まん延による往診ニーズの急増

B様は、以前から10台の往診車両による在宅診療を行っていました。2019年の新型コロナウイルス感染症発生以降、新型コロナウイルス感染症にり患した患者様の往診にも取り組み始めたところ、往診ニーズが急増しました。防護具や高濃度の酸素を作り出す酸素濃縮器などの装備が増え、使用した器具はすべて消毒してから往診車に入れるなど追加の作業が重なりました。症状が急変して救急車を呼んでも受け入れ先の病院が見つからないという状況の中、受け入れ調整を行っていましたが、終わりの時間、訪問予定の時間の調整がつかなくなるなど、多忙を極めていました。

1-2.カレンダーでの予定管理が限界になり、現在地の把握が急務に

B様は、オンラインカレンダーを使ってスタッフの予定を突き合わせていました。しかし、往診ニーズが急増したことで記入漏れや現場での対応が長引いている際の延長申請など、カレンダーの更新が追いつかず、カレンダーを元にしたスケジューリングが不可能になりました。
感染のプレッシャーがある現場にこまめな連絡を課すことは難しいと判断し、各往診車両の現在地を把握し、能動的に動けるようにすることや、お互いの今の状況が把握できることなど、各人の現在地をいつでも確認できるようなツールがないか調査し始め、Cariotの資料を取り寄せました。
 

2.Cariotに決めた理由
〜現場に負担をかけない労務管理・問い合わせ削減が可能になった〜

Cariotを正式導入し運用を開始したところ、位置情報のリアルタイム性に優れていることがわかりました。今どこにいてあと何分で目的地に着くか?がWeb画面上から確認できるので、緊急の往診依頼への回答リードタイムを大幅に短縮することができました。また、どのような道を走行し、訪問先に何分滞在したのかも確認できることから、所要時間を申告する手間が省けるようになりました。さらに、それらの情報がエクセル形式のデータで溜めることができるため、平均往診時間、走行時間や距離の集計も全自動化できるのではないかと考えました。日常の利用データからそれらが導ければ、1日の往診件数の最適化や見込みの作成を現場の負担ゼロで行えるため「事務処理時間を減らしてできるだけ訪問に回す」という業務効率化が実現できる期待が持てました。

上記の課題を踏まえ複数のシステムを検討した結果、B様はCariotの以下の特長を評価して導入を決定しました。

<Cariot導入の決め手>

  • 他社と比較して位置情報のリアルタイム性が高い
  • 往診先での滞在時間などスタッフの業務実態を把握できる
  • 取得したデータの集計・分析機能が充実している

・業務ステータス
車両が待機・停車している場所を地図上で確認することができます。
往診先での滞在時間など、業務実態を把握でき、休憩時間なども管理できます。(モバイルアプリ限定機能)


 

3.導入時の課題と達成したいこと
〜定期往診のルート策定・緊急往診の駆け付け対応をスムーズに〜

<課題>

  • 定期往診にかかる時間・訪問コストを加味したルートを策定したい
  • 緊急往診の駆け付けにスムーズに対応したい
<実現したいこと>

  • 現場に負担をかけずに、滞在時間や走行ルートを取得したい
  • 車両は今どこ?の位置情報をリアルタイムに共有したい

B様は、定期往診にかかる時間・訪問コストを把握し効率化を図ることに加え、緊急往診にスムーズに対応することが課題でした。

図:走行するだけで滞在記録が取得できるため、現場に負担をかけない往診時間のモニタリングが可能に
 

4.導入後の成果
〜現場に負担をかけない労務管理・問い合わせ削減が可能に〜

導入後の成果として、以下の2点が得られました。

  1. 定期往診にかかる時間・訪問コストを加味したルートを策定
  2. 緊急往診の駆け付けオペレーションの策定

<定期往診にかかる時間・訪問コストを加味したルートを策定>
新型コロナウイルス感染症に関わる往診だけでなく、以前から行っていた定期往診のルートについて、実際の滞在時間や走行時間を考慮したルートの作成が課題でした。別の連絡ツールを使用した往診時間の管理は行っていましたが、事後報告になってしまった記録が曖昧だったりした他、記入漏れが発生していました。そのため、Cariotで正確な訪問時の走行ルートを見直し、移動時間と滞在(往診)時間を正確に記録することで、移動時間を削減し、空いた時間を訪問先での業務に回すことで、サービス品質の向上につなげることができると考えました。
上記のことを踏まえ経路と順番を見直したところ、実際に20%程度移動時間の削減につなげられることが判明しました。Cariotでは、車両の走行ルート・移動距離や所要時間などのデータを自動で取得し溜めることができます。そのため、従来のような申告作業やツールの操作をほぼ必要としないことで運用負担を最小限に抑え、スムーズな運用を可能にしました。

<緊急往診の駆け付けオペレーションの策定>
緊急往診の依頼が入った際も、Cariotが取得したリアルタイム位置情報から、最寄りの車両や時間に余裕がある車両がひと目でわかるようになりました。これにより、現場が受付担当者からの電話対応から解放されて、訪問先での業務に専念できるようになりました。またCariotの「DriveCast」を利用し車両の位置情報をリアルタイムで共有できることの重要性を認識しました。今後もこの「DriveCast」の機能はより一層、利用していくと思います。

参考:DriveCast

車両のリアルタイム位置情報を地図上で確認することができます。
急な訪問依頼があった場合でも、訪問依頼先に近い車両をすぐに把握することができるため、稼働中のスタッフに電話で位置情報を確認する必要がなくなります。
また、訪問先までの到着予測時間を検索することもできるため、依頼先からの問い合わせに迅速に回答できるようになります。
DriveCastで発行したURLにアクセスすると、地図上で各車両の位置情報や現状の業務ステータスを確認することができます。Cariot管理者ライセンスがなくてもアクセスできるので、ドライバー同士の位置情報確認や、取引先など外部のステークホルダーへの位置情報共有に活用すれば、さらなる業務効率化につながります。


 

5.今後の展望
〜レポート・ダッシュボードで溜まったデータの分析〜

Cariotに溜まったデータをレポート・ダッシュボード機能を用いて活用していく予定です。
たとえば地区ごとに車両の稼働率を見て、車両が慢性的に不足している地域を割り出したり、稼働が多い地区と少ない地区で入れ替えを行ったりするなどの業務効率化ができると考えています。Cariotは、緊急往診・定期往診双方のスタッフにとって欠かせない存在となり、院内での業務効率化への関心が高まるなど、よい流れができています。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
Cariotの機能や活用法についてご質問などがございましたら、下記フォームよりお気軽にお問い合わせください!
 
 
※本記事の情報、及び画像は、記事作成時点のものです。詳しくは最新の情報をご確認ください。

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