動態管理システムとは?導入のメリットや比較のポイントを紹介

【チェックリスト付き】動態管理システムの選び方

「動態管理システム」の導入メリットをはじめ、最適なサービスの選び方・ポイントについてご紹介している資料です。

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

新型コロナウイルスの感染拡大による外出自粛などの影響でECサイトの利用が拡大し、宅配のニーズが急増しました。大手運輸会社では前年比2桁の伸びを記録するなど、輸配送の新時代が訪れようとしています。そんな中、注目されているのが「動態管理システム」です。
今回は、システムの導入から上手な運用のポイントをまとめました。システム導入をご検討されている方は、ぜひご覧ください。

【目次】
1.動態管理システムとは
2.動態管理システムを導入するメリット
3.動態管理システムを比較するポイント
4.動態管理システム導入の流れ
 4-1.導入目的と欲しい機能を決める
 4-2.サービス提供会社に問い合わせ・発注
 4-3.システムと車両の連携方法を決めて利用開始
5.動態管理システム運用の成果を最大化させるコツ
6.まとめ

 

1.動態管理システムとは

「動態管理システム」とは、現場の車両やドライバーの状況を管理者が把握することができるシステムです。以前は大掛かりな車載装置が必要で、コスト面から導入を躊躇する企業が多かったのですが、現在はGPSやクラウドサービスが発達したことで、比較的手軽に導入できるようになりました。
動態管理システムは非常に運用がしやすく、インターネットを介してオフィスのパソコンやスマートフォンで管理することができるものがほとんどです。また、システムによっては車両の動向管理だけでなく、目的地までの交通状況や天候の把握、最適ルートの割り出しをすることなども可能です。それらのデータを元に、現場への指示を即時に出すことができます。さらに、走行データやドライブレコーダーの映像を記録して分析することで、ドライバーへの運転指導や無駄の見直しなど、高度な業務効率改善ツールとしても活用できるものもあります。

 

2.動態管理システムを導入するメリット

動態管理システムを導入すると、さまざまなメリットがありますが、その中でも代表的な6つのメリットをご紹介します。

(1)業務の生産性を高めて無駄な業務やコストをカットすることができる
配送業務や車を使った訪問/営業活動等における非効率なポイントの発見が容易になります。非効率な点に対処することで、生産性を高め、無駄な燃料費・リース費用なども削減できます。

(2)車両やドライバーの正確な稼働状況を客観的なデータに基づいて把握できる
稼働状況が可視化され、数値や画像などのデータによって正確に把握することができます。

(3)配送指示を効率化できる
車両の位置やスケジュールをまとめて確認することができ、渋滞時のルート変更や緊急の集荷依頼にもスムーズに対応することができます。

(4)過去の走行ルートから最適な走行ルートを提案できる
集積したデータから最適なルートを割り出すことで、走行時間や燃料の無駄を削減するほか、ドライバーの生産性も向上します。

(5)ドライバーが作成する運転日報の手間を省略できる
日報の自動作成機能システムを利用することで、現場は作業の手間が軽減されます。スマホによる勤怠管理も可能です。

(6)安全運転につながる効果が期待できる
動態管理システムは業務効率化以外にも、運転状況が可視化されることで、ドライバーの気持ちが引き締まり、安全運転につながる効果も期待することができます。

 

3.動態管理システムを比較するポイント

一口に「動態管理システム」と言ってもさまざまなサービスがあり、それぞれ得意分野が異なります。導入に際しては自社の問題点を分析したうえで、メリットの得られる機能を搭載したシステムを選択することが大切です。以下に主要な機能の例をリストアップしましたので、比較検討の際の参考にしてください(機能名はサービスにより異なるので、ここでは一部「Cariot(キャリオット)」の機能名でご紹介します)。

  • エリアマップ機能
  • 駐車イベントマップ機能
  • 配送計画機能
  • ルート最適化機能
  • 危険運転検知機能
  • 運転日報自動作成機能

なお、車両に搭載するGPS装置には、「OBD2型」、「シガーソケット型」、「カーナビ型」、「ドライブレコーダー型」、「アプリ型」などのタイプがあり、それぞれ特徴が異なりますので、業態に応じて検討してみてください。

 

4.動態管理システム導入の流れ

企業が「動態管理システム」を導入する際の、実際の流れをステップに沿ってご紹介します。どのようなサービスを選ぶにしても、携帯電話回線とインターネット回線が必要になる場合が多いです。必要かどうか、導入前に確認をしておきましょう。

「動態管理システム」導入への3STEP

  1. 導入目的と欲しい機能を決める
  2. サービス提供会社に問い合わせ・発注
  3. システムと車両の連携方法を決めて利用開始

なお、「動態管理システム」は長期に渡り使用するものなので、現況の問題だけでなく将来的な展望や課題も踏まえて検討することをおすすめします。

4-1.導入目的と欲しい機能を決める

まずは、「導入の目的」をリストアップしてみましょう。例えば、次のような課題が挙げられます。

  • 到着予想時刻や遅延の情報を自動的に通知したい
  • 運転日報や月報を自動化し、業務時間を削減したい
  • 効率的な配送ルートを計画し予実差を確認したい

各企業には、現状で抱えている問題点があるはずです。まず、その問題点を解決するような目的をリストアップします。次に、その目的を達成するために「必要な機能」を検討します。動態管理システムは、サービスを提供する会社により、得意とする機能に違いがあります。そのため、目的をより具体化することで欲しい機能が明確になり、サービス提供会社が絞り込まれます。

4-2.サービス提供会社に問い合わせ・発注

欲しいサービスやそのサービスを提供している会社を見つけたら、問い合わせ・発注をします。ここでは、その段取りを解説します。

1. サービス提供会社の営業担当と業務課題の確認
導入を検討しているシステムが、自社の目的に合うかどうか、サービス提供会社の営業担当者に確認します。より運用効果を上げるためのオプションやカスタマイズなどの有無も、この時に確認をしましょう。導入が決定したら、システムの内容に応じて自社内の業務調整が必要になることもあります。
また、無料のトライアル期間を設けている場合もあるので、その期間に必要なデータがどのように取得できるのか、確認しておくことも大切です。

2. 専任のサポート担当者による管理画面のセットアップ
PCにソフトをインストールし、管理画面をセットアップします。運用開始前に管理者とドライバーでテストを行い、問題点があれば改善します。システムはいかに運用するかが重要なので、機能を十分に使いこなせるよう、導入後のサポートも確認しておきましょう。

4-3.システムと車両の連携方法を決めて利用開始

管理システムと車両の連携には、3つの方法があります。それぞれの特徴を説明します。

(1)専用のデバイスと連携する
管理側は専用ソフトをPCにインストールし、車両側には専用のデバイスを取り付けます。デバイスにはGPS機能、携帯電話によるデータ通信機能、データ保存機能が搭載され、車両からの詳細なデータを得たい場合に適しています。

(2)スマートフォンなどのデジタルデバイスと連携する
スマートフォンやタブレット内の専用アプリから情報を取得し、クラウドを利用してデータを管理します。ドライバーの状況を詳細にモニタリングしたい場合にも適しています。

(3)デジタコやドラレコにソフトウェアを追加して連携する
GPS搭載のデジタルタコグラフやドライブレコーダーに、動態管理用のソフトを組み込み使用します。自社の車両にそれらの機材が適応するか、確認が必要です。

 

5.動態管理システム運用の成果を最大化させるコツ

動態管理システムを導入したら、運用に移ります。動態管理システムの力を最大限に引き出すためには、コツがあります。ここでは、2つのコツをご紹介します。

導入のメリットをドライバーに共有する
端末の操作などを面倒に感じるドライバーもいますが、システムを導入することで作業効率が上がります。現場にとってもメリットが大きいことをきちんと理解してもらい、機能を正確に使えるように指導しましょう。

データ活用方法を決める
導入したシステムから得られたデータを、どのように業務効率のアップにつなげるか、明確にしておくことが重要です。また、常に関係部署で情報を共有しておくことで、関係者への業務効率化の方法の提案や問題点の早期発見にもつながります。

 

6.まとめ

社会の変化により、「動態管理」サービスも次々と進化し新たな機能が加わっています。自社に適した機能を搭載したサービスを探してみてください。モビリティ業務最適化クラウド「Cariot(キャリオット)」は、今回ご紹介した「導入のメリット」や「比較ポイント」を網羅しており、確実な業務効率の向上が見込めます。ぜひWebサイトでサービスの詳細をご覧ください。

モビリティ業務最適化クラウド「Cariot(キャリオット)」
 
 
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