動態管理システムのメリット・デメリットを徹底解説

【チェックリスト付き】動態管理システムの選び方

「動態管理システム」の導入メリットをはじめ、最適なサービスの選び方・ポイントについてご紹介している資料です。

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

業務の効率アップはもちろん、データを集積することで問題点の改善にも活用できる「動態管理システム」。手軽に導入できることから、需要が急速に高まっています。しかし、実際に導入するとなると、メリットだけでなく、デメリットも気になります。
今回は、動態管理システムの主な導入メリットと、場合によっては起こりえるデメリットについて、詳しくご説明します。

【目次】
1.動態管理システムを導入・運用するメリット
 1-1.業務の生産性を高めて無駄なコストをカットできる
 1-2.現場担当者の正確な稼働状況を客観的なデータに基づいて把握できる
 1-3.配送指示を効率化できる
 1-4.過去の走行ルートから最適な走行ルートを提案することができる
 1-5.危険運転を回避し、事故を未然に防ぐことができる
 1-6.現場担当者が作成する運転日報の手間を省略できる
2.動態管理システムを導入・運用するデメリット
 2-1.急激な業務環境の変化に社内が混乱する
 2-2.社員の協力を得ることに時間を要する
3.まとめ

 

1.動態管理システムを導入・運用するメリット

動態管理システムを導入する主なメリットには、以下のようなものが挙げられます。

  • 業務の生産性を高めて無駄なコストをカットできる
  • 現場担当者の正確な稼働状況を客観的なデータに基づいて把握できる
  • 配送指示を効率化できる
  • 過去の走行ルートから最適な走行ルートを提案することができる
  • 危険運転を回避し、事故を未然に防ぐことができる
  • ドライバーが作成する運転日報の手間を省略できる

効率的な管理の基本は、情報の正確さにあります。その点、デバイスからGPSで緻密なデータを取得する「動態管理システム」なら、現場の状況がリアルタイムに監視でき、稼働状況の把握や配送指示、事故の未然防止に至るまで、さまざまな業務の効率化をまとめて管理できることが強みです。

1-1.業務の生産性を高めて無駄なコストをカットできる

コストカットは生産性向上のための重要なポイントですが、オペレーションのどこに無駄があるのかを見極めることが大前提です。動態管理システムは、稼働中の全車両がPCの画面でモニタリングでき、車両台数の過不足や作業時間、最適な走行ルートなどを、総括的に把握することができます。そのため、無駄な運転時間や燃料費を的確に削減することができ、より短い時間でより多くの業務に対応することが可能になります。また、社内においても従来よりも少ない人数で車両の管理ができるため、人件費のカットにも貢献できます。

1-2.現場担当者の正確な稼働状況を客観的なデータに基づいて把握できる

従来の輸配送業務では、ドライバーが作成する運転日報などで業務内容を把握するしかありませんでした。しかし、動態管理システムを運用することで、車両に搭載したデバイスやドライバーの端末から、リアルタイムに正確な稼働状況が得られます。それらは瞬時にデータ化されるため、今まで気づかなかった改善点をいち早く発見することができ、業務効率の向上に役立ちます。また、得られたデータは社内業務に関するメリットだけでなく、顧客にとってもスピードやサービスの向上などプラスになる要素が多いため、信頼の醸成や売り上げのアップにもつながります。

1-3.配送指示を効率化できる

動態管理システムの管理画面では、車両の現在位置だけではなく、特定の住所周辺を走行している車両の検索も可能です。そのため、急な配送依頼があった場合も、車両の位置と配送スケジュールを確認することで、どの車両を向かわせればいいか即時に判断ができます。また、渋滞や通行止め、天候不順などの交通情報も取り込めるため、ドライバーにピンポイントで迂回やルート変更などの指示を与えることが可能です。もちろん、事故や車両トラブルが発生した場合も、迅速に的確な指示が出せるため、損害を最小限に抑えることができます。

1-4.過去の走行ルートから最適な走行ルートを提案できる

今までは、目的地は会社が把握していても、その間の走行ルートはドライバーの裁量に任せられることが大半でした。しかし、動態管理システムを利用して過去の走行ルートをデータ化、分析することで、ルートの無駄が発見できます。また、新しい道路や建築物、時間帯による通行止めなど、常に変動する交通情報を動態管理システムに取り込むことで、最も適した走行ルートを検索できます。昨今では業界全体の人材不足が問題になっており、経験の少ないドライバーも増えていますが、あらかじめ最適な走行ルートを指示しておくことで、安全かつ効率的に業務を遂行することができます。

1-5.危険運転を回避し、事故を未然に防ぐことができる

動態管理システムには、走行ルートの記録だけでなく、危険運転の検知機能が搭載されているものもあります。例えば、スピードの出しすぎや急ハンドル、急ブレーキなど、危険と思われる運転を検知すると、管理者にメールで詳細な内容が届きます。これにより、安全運転の遵守についてドライバーごとに注意喚起することができ、交通事故の未然防止につながります。また、動態管理システムにより常に監視下にあることで、ドライバーが安全運転を心がけるようになります。そのため、全車両で事故の削減が期待でき、修理費用や保険料のコストカットにもつながります。

1-6.ドライバーが作成する運転日報の手間を省略できる

日報の自動作成機能も、動態管理システムの大きなメリットです。従来は業務終了後、ドライバーが運転日報を手書きで作成をし、それを管理部門でデータ化する作業が必要でした。しかし、動態管理システムを利用することで、走行中に自動で日報データが作成され、ドライバーと管理者の手間を大幅に省くことができます。また、スマートフォンなどの端末で、勤怠管理も行えるサービスもあります。

 

2.動態管理システムを導入・運用するデメリット

企業にとっては多くのメリットを得られる動態管理システムですが、場合によってはデメリットが発生することもあります。その代表的な例が以下の2つです。

  • 急激な業務環境の変化に社内が混乱する
  • 社員の協力を得ることに時間を要する

全ての業界に通じることですが、社内で新しいセクションの立ち上げや、業務内容に変更がある場合、多少の混乱は避けられません。新しいシステムの導入に際しても同様です。従来の方式に慣れている人にとっては、不満を感じることがあります。2つのデメリットの具体的な内容を、次の項目でご説明します。

2-1.急激な業務環境の変化に社内が混乱する

動態管理システムを導入する際には、端末でシステムを取り扱う専任者が最低1名は必要になります。そのため、会社によっては新しい部門を作ったり、人事面でも異動が発生したりすることもありえます。また、集積したデータの取り扱いをどのようにするかなど、事前にさまざまなことを決めておかなければなりません。このような社内環境の変化が急激に起こると、通常業務を混乱させてしまう可能性があります。そのため、システムを導入・運用する場合には、なるべく早めに準備を始めることをおすすめします。そして、システムの運用に関する説明会を開いたり、資料を配布したりして、関係部署の理解を深めましょう。

2-2.社員の協力を得ることに時間を要する

動態管理システムの導入にあたり、非協力的なスタッフが出てきたり、不満の声が出てきたりすることがあります。不満の声の中で多いのが、「監視されているようで居心地が悪い」というものです。そこで、システムは監視が目的ではなく、ドライバーの安全を守りながら生産性を上げるために導入することを、話し合いの中で理解してもらうことがとても大切です。また、ベテランのドライバーなど、技術と経験に自信がある社員にとって、走行ルートを指示されたり運転スキルを評価されたりすることに不満を抱くケースも少なくありません。
システム導入直後には、端末の操作など、慣れない作業でストレスがたまることもあるため、導入の必要性をしっかりと理解してもらい、社員にもメリットがあることを伝え、話し合いを重ねることが重要です。

 

3.まとめ

多くの企業にとって、導入メリットの多い「動態管理システム」。さまざまなサービス提供会社の中から、目的に適した機能を搭載したシステムを選び、有効に運用することで生産性が大きく向上します。今回ご紹介した導入メリットを網羅した、モビリティ業務最適化クラウド「Cariot(キャリオット)」なら、幅広い企業のニーズにお応えできます。ぜひご検討ください。

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※本記事の情報、及び画像は、記事作成時点のものです。詳しくは最新の情報をご確認ください。

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