動態管理とは|メリットとシステム導入で成果を出すコツを紹介

【チェックリスト付き】動態管理システムの選び方

「動態管理システム」の導入メリットをはじめ、自社の課題に最適なサービスの選び方やシステム選定のポイントについてご紹介しています。これからシステムの導入を検討されているご担当者様におすすめの資料です。

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

業務の「見える化」と無駄の削減を実現する、「動態管理」。
良さそうなことはわかるものの、どのような動態管理システムを選べば良いのか、どのような流れで導入すれば良いのか、わからないことが多いのではないでしょうか。そこで今回は、動態管理システムについて、そのメリットや比較ポイント、導入の流れ、さらに成果を出すためのコツに至るまでを詳しく解説します。

【目次】
1.動態管理システムとは
2.動態管理を導入するメリット
 2-1.企業のメリット
 2-2.従業員のメリット
3.動態管理システム導入時の比較ポイント
 3-1.デバイスの比較
 3-2.導入目的別の比較
4.動態管理システム導入で成果を出すコツ
5.動態管理システム導入の流れ
6.まとめ

 

1.動態管理システムとは

「動態管理システム」とは、GPSやインターネットを利用して現場の車両やドライバーの状況を管理者が把握することができるシステムを指します。特に、業務のメインが移動である配送・運送等の物流業界において、導入を検討されるケースが多いシステムです。また、動態管理システムが活用できる業種は幅広く、訪問介護、不動産、工事、営業など、業務で車両を使用する全ての業種で、多くのメリットをもたらすことが期待できます。

 

2.動態管理を導入するメリット

近年、動態管理への関心が高まっています。その大きな理由として、「企業と従業員の双方にとってメリットがあること」が挙げられます。以下、動態管理の導入について、企業と従業員それぞれが享受できるメリットをチェックしていきましょう。

2-1.企業のメリット

動態管理システムを導入することによる企業側のメリットとして、以下の5点が挙げられます。

  • 管理者の作業効率が向上
  • 生産性を高めて無駄なコストをカット
  • 誤配送の防止
  • 車両の稼働率が向上し、車両台数の減少や燃費などコストの削減
  • 事故を未然に防ぐ

近年は、AIを活用した動態管理システムもあり、データを活かしたルート最適化なども容易に行えます。これは、管理者の作業効率向上と労力の削減だけでなく、燃料コストの削減にもつながります。くわえて、システム導入によって業務実態を「見える化」することで、限られた台数の車両を無駄なく稼働することができます。情報が可視化されることで、ひと目で確認ができ、誤配送も防止できます。さらに、動態管理システムの中には、詳細な運転状況を記録したり、アラート機能を備えたりするものもあり、事故防止に役立てることもできます。

2-2.従業員のメリット

動態管理システムを導入することによる従業員側のメリットとして、以下の3点が挙げられます。

  • 運転日報などの自動記録で業務効率化が可能
  • 配送や作業スケジュールが効率化され「働き方改革」が実現
  • より客観的な裏付けデータに基づいた評価が受けることができる

動態管理システムは、車両の稼働状況を余すことなく記録し、蓄積することができます。そのため、運転日報の作成が自動化され、従業員の労力が減少します。くわえて、ルート最適化や配送・作業スケジュールの効率化も実現し、「働き方改革」も視野に入れた持続可能な労働環境の整備に寄与します。また、従業員に対して、データに基づいた評価を受けることができます。業務中にトラブルが発生した場合も、動態管理システムを導入していれば、客観的なデータによる正しい対応や、防止策の検討・実施ができるようになります。

 

3.動態管理システム導入時の比較ポイント

動態管理システムには、数多くの種類が存在するため、自社にとって最適なものを選択することが重要です。最適な動態管理システムを間違いなく選ぶためには、以下の2つのポイントから比較するようにしましょう。

  • デバイスの比較
  • 導入目的別の比較

3-1.デバイスの比較

動態管理システムでは、営業車やトラックなどの走行データを収集します。このときに必要となるのが、GPS機能を備えたデバイスです。デバイスには複数の種類があり、取り付けの容易さ、強みとなる機能、取り付け可能な車種なども異なります。それぞれの特徴を知った上で、適切なデバイスを選択してください。

  • OBD2型
    車載式故障診断システム(OBD) に取り付けるタイプのデバイスです。配線・工事の必要がなく、簡単に取り付けが可能ですが、OBDが搭載されていない車には取り付けができません。
  •  

  • シガーソケット型
    シガーソケットに取り付けるタイプのデバイスです。設置が非常に簡単で、位置情報の他、速度測位などによる危険運転データの収集も可能です。
  •  

  • カーナビ型
    カーナビゲーションタイプのデバイスです。視認性が良く、ルートやメッセージを見やすい点が、大きな特徴です。
  •  

  • ドライブレコーダー型
    ドライブレコーダータイプのデバイスです。運転時のトラブルに対して、位置情報と共に、動画もSDカードやクラウド上に記録することが可能です。
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  • アプリ型
    運転者のスマートフォンアプリを利用して、動態管理を実現します。専用のデバイスと比較をして導入コストが低い反面、動作の安定性や電池切れ、さらに運転中のスマートフォン操作などのリスクも、考慮する必要があります。

3-2.導入目的別の比較

動態管理システムは、システムごとに提供される機能が異なるケースがあります。そのため、導入目的を明確にした上で、それを可能とする機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。動態管理システムの主な導入目的には、以下のようなものがあります。1つずつチェックしていきましょう。

  • 配送・配車効率のアップ
    動態管理システムにより、リアルタイムに状況把握ができるため、急な配送・配車に対しても、柔軟に対応することが可能となります。
  •  

  • 最適ルートの設計
    データに基づいて、適切な走行ルートを柔軟にプランニングすることにより、配送における無駄の削減を実現します。近年では、より高精度なプランニングを実現する「AIを活用したルート最適化」が可能なシステムも、一部サービスで提供されています。
  •  

  • 車両管理
    車両予約をオンライン上ですることにより、適切な車両管理と同時に、限られた車両台数での稼働率向上が期待できます。
  •  

  • ドライバーの勤怠状況把握
    ルート・距離・時間等のデータを自動収集することで、ドライバーの勤怠状況を正確に把握することが可能となります。
  •  

  • 事故軽減
    受信したデータから運転状況を「見える化」することで、事故防止につなげることが期待できます。
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  • 配送指示の伝達方法の効率化
    スマートフォンアプリを使用していた場合は、アプリを通じて配送指示を受けることが可能となり、電話連絡よりも、効率的な情報伝達が可能になります。
  •  

  • 日報など作業の効率化
    各車両の運転データを蓄積することで、日報の作成作業が自動化、あるいは効率化が実現されます。

 

4.動態管理システム導入で成果を出すコツ

動態管理システムの導入によるメリットを享受するためには、以下の3つのポイントをおさえることが重要です。

  • 従業員に導入のメリットを伝え、社内一丸となって取り組む
    急に動態管理システムの導入をすることは、現場に混乱を招き、業務を停滞させる恐れがあります。動態管理システムを導入する際には、従業員にそのメリットを十分理解してもらった上で、社内一丸となって取り組む必要があります。
  •  

  • データの活用方法やルールを決めておく
    収集したデータは、業務効率化を主目的としており、決して監視を強めるためではないということを、従業員に理解してもらうことが大切です。そのためには、どのデータをどのような目的で使用するか、明確にルール化することが望ましいでしょう。
  •  

  • 導入した成果を共有することで積極的な活用につながる
    動態管理システムの導入による成果は、積極的に共有することが大切です。「どのような成果が出たのか」「成果を高めるための改善点はないか」などについて、社内でアイデアを出し合える環境を整えることは、従業員のモチベーションアップにもつながります。

 

5.動態管理システム導入の流れ

  1. 社内・社外から業務に対する不満や要望を回収
    社内外での業務に対する不満や要望を回収することで、自社が現在抱えている業務課題・問題を明確化します。
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  3. 動態管理システム導入の目的を洗い出す
    自社が現在抱える業務課題・問題を整理して、優先順位をつけます。優先順位が高く、すぐに解決すべき課題・問題のソリューションが、動態管理システム導入の主目的となります。
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  5. デバイス・導入目的を比較して動態管理システムを決める
    目的達成のために最適な動態管理システムをピックアップし、比較検討した上で決定します。補助金の対象となるケースもあるため、併せて検討してください。また、トライアルも実施している場合もあるので問い合わせてみましょう。
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  7. システムを導入
    導入時期を検討し、メーカーからシステム・デバイス等を導入します。
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  9. テスト運用
    運行管理者、運転者が共に、システムの利用方法を学び、少しずつ業務プロセスに組み込んでいきます。
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  11. 本番稼働
    動態管理システムを全面的に稼働させて、業務をスタートします。ただし、定期的なフィードバックや、聞き取り、協議の機会を設けることが望ましいでしょう。

 

6.まとめ

動態管理システムは、業務効率化の実現に向けた、大きな武器となります。現在、数々の動態管理システムが提供されていますが、サポート体制の整ったサービスを選ぶことが不可欠といえるでしょう。これにより、動態管理システムの導入・運用が、大変スムーズになります。

「Cariot(キャリオット)」は、2020年、日本マーケティングリサーチ機構の2020年7月期インターネット調査「業務効率化に効果的な動態管理システム」「サポート満足度が高い動態管理システム」「使いやすさ満足度動態管理システム」「経営者が選ぶ動態管理システム」の4部門でトップに選ばれ、導入企業様にも業務効率化の成果を実感いただいております。動態管理システムの導入は、終わりではなく「スタート」です。各企業様にとって、最良の結果が得られるよう、「Cariot」は、お客様と共に伴走し、課題解決に向けた体制を整えております。

 
 
※本記事の情報、及び画像は、記事作成時点のものです。詳しくは最新の情報をご確認ください。

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