【導入事例あり】社用車の管理には車両管理システム導入がおすすめ
Cariotを活用した車両管理完全ガイド
「車両管理とは」という基礎知識から社用車事故を防ぐ安全運転のポイントまでを解説しています。これから車両管理をはじめる方や、もっと効率的な管理体制を整えたいご担当者におすすめの資料です。
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こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。
社用車や業務車両を保有する企業にとって、車両管理は従業員の安全確保と経費削減の両面で極めて重要な業務です。
ところが、保有車両数が増えるにつれて管理業務は煩雑化しやすく、特に多くの台数を抱える企業では必要な情報を正確かつタイムリーに把握することが難しくなります。
結果として、管理が行き届かずリスク対策やコスト管理に支障をきたすケースも少なくありません。
こうした背景から注目されているのが「車両管理システム」の導入です。
本記事では、車両管理システムの導入によりどのような効果が得られるのかを、導入事例も交えながら詳しく解説します。
1.社用車の管理を効率的に行える！車両管理システムとは？
「車両管理システム」とは、企業が保有する車両情報を一元的に管理し、効率的な運用を支援するデジタルツールです。
従来は紙の台帳やExcelで管理していた走行記録、燃料費、点検履歴などをデジタル化してシステム上でまとめて扱えるので、作業効率が向上します。
社用車の位置や利用状況をリアルタイムで取得・共有でき、従業員の労務管理に役立つものもあります。
紙の台帳やExcel管理で煩雑だった管理業務をシステムに移行することで、車両管理の生産性と正確性が格段に高まるのです。
2.車両管理システムで解決できる社用車管理業務の主な課題
社用車を紙台帳やExcelを使ってアナログで管理すると、次のような問題が発生しがちです。
- 車両の稼働状況が把握できない
- 車検やリース契約などの更新時期に気付かない
- 正確なコスト管理が難しい
- 適切な安全運転指導ができない
- 管理業務が属人化し、非効率な作業になっている
ここからは、5つの課題それぞれを詳しく解説します。
車両の稼働状況が把握できない
どの車両がどれくらい使われているかを把握できないと、社用車の稼働率を正確に把握できません。結果として、不要な台数を抱えたまま維持費がかさみ、適切な配車計画やコスト削減の判断が困難になります。
また、利用状況が見えないので、複数人が同じ車を同時に予約してしまうなどのトラブルや、ドライバー同士の走行ルートや訪問エリアの重複なども発生しかねません。特に車両数が増えるほど管理は煩雑化し、担当者の負担も大きくなってしまいます。
車検やリース契約などの更新時期に気付かない
車検や法定点検、リース契約の更新などの期限を紙やExcelで管理していると、期限に対しての通知がないので忘れてしまうリスクがあります。
うっかり更新手続きを逃せば、車検切れの車両を走らせて道路交通法違反に問われたり、保険契約が切れた状態で事故が起きて補償が受けられなかったりと、企業にとって重大なトラブルに発展しかねません。
法令違反による行政処分や社会的信用の低下を招くだけでなく、多額の賠償責任を負うリスクもあります。
正確なコスト管理が難しい
燃料費やメンテナンス費、リース料など車両維持コストのデータを手作業で集計していると、膨大な時間がかかるうえ、入力・転記ミスなども起こりやすく、データの正確性に欠ける恐れがあります。
各車両にかかるコストが正確に把握できないと、車両ごとの費用対効果を正確に評価できません。経営判断に必要な材料が不足し、ムダな支出を見逃してしまう可能性もあります。コスト管理に手間取ること自体が機会損失と言えるでしょう。
適切な安全運転指導ができない
ドライバーが安全運転をしているか？速度超過や急ブレーキといった危険運転をしていないか？などを把握できていないと、事故防止策が後手に回ってしまい、適切な安全運転教育ができません。
さらに近年は道路交通法の改正により、社用車を使用する事業者には運転前後のアルコールチェックと結果記録の保存が義務化されており、企業の安全運転管理の重要度は増しています。
- 安全運転管理者に対し、目視等により運転者の酒気帯びの有無の確認を行うこと及びその内容を記録して１年間保存することを義務付ける規定（令和４年４月１日から施行）
- 安全運転管理者に対し、アルコール検知器を用いて運転者の酒気帯びの有無の確認を行うこと並びにその内容を記録して１年間保存すること及びアルコール検知器を常時有効に保持することを義務付ける規定が設けられました。
引用元：事業用自動車等における飲酒運転の根絶について【警察庁】
万が一、飲酒運転やそれを要因とする大きな事故が発生すれば、企業の信用失墜は避けられません。事故時には保険金が下りず高額な損害賠償を個人・企業で負担せざるを得ないケースもあり、法令違反による行政処分や社会的制裁を受ける可能性があります。
管理業務が属人化し、非効率な作業になっている
特定の担当者が紙やExcelで車両管理を行っている場合、その人が不在になると情報が引き継がれず業務が滞るリスクがあります。管理ノウハウやデータが個人に蓄積・依存している状態は、組織にとって不安要素でしかありません。
さらに、紙やExcelでの運用では、入力ミスや未回収が発生し、総務部の回収・集計作業に多くの時間を費やしているという話も珍しくありません。
こうした属人的な管理から脱却し、誰でも状況を把握できる効率的な仕組みに移行することが重要です。
3.企業が車両管理システムを導入するメリット
車両管理システムを導入することで企業が得られるメリットは、主に以下の6つです。
- 車両情報を一元管理できる
- 車両の走行状況や利用状況をリアルタイムで把握できる
- 車両のコスト管理や分析が簡単になる
- 危険運転の検知が事故防止につながる
- 運転日報が自動作成される
- アルコールチェックなどの法令遵守に役立つ
それぞれ詳しく見ていきましょう。
車両情報を一元管理できる
車両管理システムを導入すれば、車両台帳管理で必要とされる車両ごとの基本情報や契約内容はもちろん、車検・法定点検や保険契約の期限など、あらゆる情報を一元化できます。
システム上で進捗状況を可視化できるので、更新漏れや点検忘れの防止にもつながります。
車両の走行状況や利用状況をリアルタイムで把握できる
車両管理システムで、車両の現在位置や走行ルートを瞬時に確認・共有できます。
リアルタイムで車両の動きを把握できれば、効率的な配車はもちろん、万が一の緊急時にも迅速に対応可能です。
特に、Cariotの「DriveView（ドライブビュー）」機能では、地図上で車両の位置や到着予想時刻、停車中の待機時間まで表示されるので、急な依頼にも最適な車両を割り当て、迅速な対応ができるようになります。
車両のコスト管理や分析が簡単になる
車両管理システムには、燃料費・メンテナンス費用・保険料といったコスト情報も自動で集計・分析できるものがあります。
社有車にかかるコストを正確に把握できるので、データに基づいた対策を考えることも簡単になります。
例えば、車両ごとの燃費データを分析して、エコドライブの推進や燃費効率の悪い車両の特定に役立てられます。予防整備の徹底によって重大な故障を未然に防ぎ、修理コストの削減に繋げることもできるでしょう。
危険運転の検知が事故防止につながる
車両管理システムには、急ブレーキ・急発進・急ハンドル・速度超過など、ドライバーの危険運転を検知して管理者に通知するアラート機能があるタイプもあります。このようなアラート機能を活用することで、ドライバーの安全運転意識が高まり、事故防止につなげられます。
危険運転はなるべく早くドライバーに指導することが大切です。なぜなら、時間の経過とともに、その時の状況がドライバーの記憶から薄れてしまうからです。記憶が確かなうちに適切な指導をし、安全運転の意識を定着させることは、事故件数の減少だけでなく、修理費・保険料を抑えることにもつながるでしょう。
運転日報が自動作成される
車両管理システムでは、走行データが自動記録されるので、ドライバーによる手書き日報の作成や提出が不要となり、ドライバーや総務部、管理担当者の大幅な工数削減とヒューマンエラー防止につながります。
このように、車両管理システムを導入すれば、車両管理にかかる事務作業を効率化できるため、担当者は本来の業務に集中できるようになり、管理部門全体の生産性向上にも直結するのです。
アルコールチェックなどの法令遵守に役立つ
万が一、車検切れや保険が切れている車両を運行させてしまうと、重大なコンプライアンス違反となり、企業の信頼を失うリスクがあります。しかし、システムを導入していれば、その通知機能により、車検・点検・保険などの期限切れを未然に防止できます。
道路交通法改正により義務化された運転前後のアルコールチェックについても、車両管理システムとアルコール検知器を連携させることで、より効率的な運用ができるようになるでしょう。チェック漏れや不正を防止し、記録保存の義務にも対応できます。
このように車両管理システムは、法令遵守に役立ち、コンプライアンス違反のリスクを大幅に軽減し、企業の信頼性向上のためにも有用でしょう。
4.車両管理システムの主な機能
車両管理システムは、システムごとにさまざまな機能を備えています。
導入を検討する時は、自社で必要な機能が揃っているか、問題を解決することができるかを必ず確認しましょう。
Cariotは、以下のような機能を備えております。
- リアルタイム位置情報の把握
- 運転日報の自動作成
- アルコールチェックと記録の自動管理
- モバイルアプリによる車両の日常点検
- 危険運転検知
- 車両管理台帳のデジタル化と一元管理
- 稼働状況・コストの可視化と分析
ここからは、Cariotのこれらの機能を例に、車両管理システムでどのようなことができるのか、詳しく見ていきましょう。
リアルタイム位置情報の把握
Cariotには「DriveView」という機能があり、車両が今どこを走行しているかをリアルタイムで確認可能です。
走行中か停車中かといった稼働状況が地図上に表示されるのはもちろん、長時間の停車など異常な状態の発生もひと目でわかります。
複数車両の中から急ぎの依頼に対応できる車を見つけたり、特定の車両の現在地を検索したり、あらゆる情報を一画面で把握可能です。
渋滞や事故など緊急時の迅速な対応などもできるようになります。
DriveView
また、「DriveCast」という機能もあり、これはCariotを契約していない社外の方へも、特定の車両の現在位置を共有できるというものです。
車両ごとに共有用のURLを発行でき、それを開くと地図上に該当車両のリアルタイム情報が表示されます。
DriveCast
運転日報の自動作成
車載デバイスやスマートフォンから取得した情報をもとに、走行距離や出発・到着地点、稼働時間などを自動で記録し、日報を作成する機能です。
従来の手書きや手入力が不要になるため、ドライバーの業務負担が軽くなるだけではなく、取りまとめる総務部の負担削減にもつながります。
また、作成された日報・月報はシステム上で簡単に共有・保存でき、過去の運行履歴もすぐに検索可能です。
詳しくはこちらをご覧ください。
Cariotの運転日報機能についてご紹介しています。
アルコールチェックと記録の自動管理
Cariotはアルコールチェックのスムーズな運用もご支援しています。
ドライバーのスマートフォンに専用のアプリをインストールし、対応しているアルコール検知器とBluetooth接続することで、アルコールチェックの結果を自動的にシステムへ記録できます。証拠写真の画像保存も可能で、なりすまし防止や、対面での確認ができない場合にも便利です。
専用アプリに対応していないアルコール検知器を使用したい場合も、数値の手入力は可能なので、運用はスムーズになります。
詳しくはこちらをご覧ください。
Cariotのアルコールチェック機能や、専用アプリに対応しているアルコール検知器などをご紹介しています。
モバイルアプリによる車両の日常点検
Carioでは、専用アプリ（Cariotモバイルアプリ）を使って、車両の日常点検も簡単に行えます。
例えば日常点検では、管理者があらかじめ設定したチェック項目（エンジンオイル量、タイヤ空気圧、車体の傷有無など）に沿ってドライバーがアプリ上で確認・入力できます。点検結果はデジタルデータとして保存され、管理者は全車両の点検状況を一覧で確認できます。
詳しくはこちらをご覧ください。
Cariotモバイルアプリの特徴や、各機能のスクリーンショットを掲載しています。
さらによく知りたいという方は、以下の資料をダウンロードしていただくことをおすすめします。
危険運転検知
Cariotは、急加速・急減速・急ハンドルなどの危険運転を自動検知する機能を備えています。
車載デバイスとして最新のドライブレコーダーを設置していた場合は、居眠り・ながらスマホ・車間距離不保持なども検知し、音声でドライバーへ警告します。
客観的なデータによって、安全運転の指導に説得力が増し、社有車を運転する従業員の意識改革につながります。
こうした取り組みにより事故が減少すれば、車両にかかる保険料などのコスト削減も期待できるでしょう。
車両管理台帳のデジタル化と一元管理
Cariotは、車両ごとの車検情報・リース情報・保険契約内容などの情報にくわえ、ドライバーの情報も登録できるので、車両に関するあらゆるデータを一元管理できます。
リース車両や免許の期限も自動お知らせメールの設定で、直前になって慌てて対応するということがなくなるでしょう。
稼働状況・コストの可視化と分析
Cariotは、蓄積されたデータをさまざまな分析に活用することができます。
各車両の稼働率や走行距離、燃料消費量などを自動集計し、グラフやレポートで無駄を可視化すれば、さまざまなコスト削減につなげられるでしょう。
コスト削減だけでなく、例えば拠点別に車両の稼働状況を可視化し、稼働率の低い車両を別拠点に回すなど、車両配置の最適化も検討できます。走行データを比較して、効率的なルートを検討することもできるでしょう。
5.車両管理システム導入による社用車管理業務改善事例
実際にCariotを導入し、社用車の管理業務の大幅な効率化やリース車の保険料ダウンなど、コスト削減に成功した事例をご紹介します。
- ドライバーと車両を同時に管理できるシステムで迅速な対応が可能に
- 遅延発生時の顧客からの確認連絡対応を削減
それぞれ詳しく見ていきましょう。
ドライバーと車両を同時に管理できるシステムで迅速な対応が可能に
全国2,000名以上のドライバーと300台超の車両を同時に管理し、安全運転管理の効率化と運用定着を実現した株式会社マイナビ様の事例です。
マイナビ様では以前から、事故やトラブル発生時にはドライバーからの報告書やドライブレコーダー映像の提出を待つ必要があり、情報把握と指導にタイムラグが生じていました。
しかし、Cariot導入後は、社用車の予約・乗車前アルコールチェック・運転日報作成まですべてCariot上で完結する運用に切り替えました。各拠点長は、アルコールチェック実施状況など細かな視点も含めた自動レポートを活用して、車両管理してもらうという運用に変更しました。
その結果、日報やレポート類をアナログで作成していた頃に比べ、正確なデータの自動出力によって作業時間の削減と省人化を達成できました。
さらに、急ハンドル・急ブレーキなどの危険運転があると、本社総務部へリアルタイムで運転中の動画が届くようにシステムで設定をしました。これにより、その都度ドライバーへ警告・注意喚起を行う運用を定着させることができました。
危険運転が多いドライバーには一定期間の運転停止といった罰則規定も設けたので、安全運転への意識が飛躍的に向上しました。直近では大きな事故が減少し、自動車保険料の大幅削減も実現しています。
ドライバーと車両情報を一元管理できるシステムを導入したことで、事故発生前の事前指導や迅速な対応が可能となり、効果を上げたケースと言えるでしょう。
Cariot導入事例：全国のドライバーの安全運転管理を効率化し、運用定着に成功した事例
遅延発生時の顧客からの確認連絡対応を削減
新聞の印刷・配送業務にCariotを導入し、遅延発生時に販売店から集中していた「今どこにいるの？」という電話問い合わせへの対応を削減できた、京都新聞印刷様の事例です。
京都新聞印刷様では、毎日深夜・早朝に、印刷工場から京都・滋賀の100を超える新聞販売店へ、トラックで新聞を配送しています。
配達時間がシビアなため、10～15分の遅れでも連絡が必要になり、30分以上遅れると複数の販売店から現在地問い合わせの電話が殺到する状況でした。
そこでCariotを導入し、販売店にはあらかじめDriveCastで生成した各配送ルートの専用URL（QRコード）を配布し、販売店側でいつでもトラックの現在位置を確認できるようにしました。
その結果、「トラックは今どこ？」という問い合わせは減少し、遅延発生時の現場対応負荷を軽減することに成功しました。
また、社内ではDriveViewを活用し、日々リアルタイムで車両位置を把握して、システムが自動作成する車両レポートを走行時間や到着時間の集計に役立てています。以前はドライバーから無線連絡を受けて、スタッフが配送終了時刻を記録する運用でしたが、この手間も省けるようになったそうです。
Cariotの導入により顧客対応と社内業務の双方で効率化を実現した好例といえます。
Cariot導入事例：取引先への位置情報共有で電話による問い合わせを削減し、自社業務の効率化も実現できた事例
この他にも、以下の資料にて、車両管理の業務効率化に成功した企業様や、車両台数の適正化に成功された企業様などのご紹介をしています。
実際に削減できた業務時間や金額も掲載していますので、ご興味のある方はぜひダウンロードしてみてください。
6.車両管理システムの導入で業務の効率化・安全運転の徹底を行おう！
社用車を紙やExcelで管理・運用していると、本記事でご紹介したような課題を十分に解決できず、情報不足や属人化による非効率さや、法令違反のリスクが高まってしまいます。
車両管理システムを導入すれば、そういった課題を一気に解決することができ、業務効率化やコスト削減はもちろんのこと、法令遵守の徹底や事故率の低下にも役立つでしょう。
また、車両管理を担当する総務・管理部門の負担が大幅に軽減される点もシステム導入の大きなメリットと言えます。
なかでも、車両動態管理システムCariotは、安全運転管理、運転日報の自動作成や点検点呼・アルコールチェックのスムーズな実施はもちろん、車両とドライバーのデジタル管理や位置情報の取得など、車両管理のあらゆる課題を解決します。
これまでにも業界問わず、多くの企業様に導入いただいており、管理者からドライバー、さらには顧客にいたるまで、クルマに関わる全ての人々の働き方改革をご支援しています。
もし、現在の車両管理に運用課題がある、もっと時間と手間を減らしたい、属人化した業務を減らしたい、などとお考えでしたら、ぜひ車両管理システムCariotの導入をご検討ください。
「こういうことで困っているけど解決できる？」というご相談や、お見積もりのご依頼なども承っておりますので、ぜひ一度お気軽にお問い合わせください。
お問い合わせはこちら
※本記事は、一般的な情報を提供することを目的としており、法律的な助言を行うものではありません。また、車両管理システムにもさまざまなものがありますので、必ず提供会社の情報をご確認の上、検討をしてください。本記事の利用により生じた損害について、当社は一切の責任を負いません。
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