【部品輸送サービス活用事例】配送状況の共有で問い合わせ対応工数90%削減

導入3か月でできる輸送業務の効率化

輸送効率化や遅延管理など課題の多い物流業界において課題解決に取り組む企業様が、Cariot導入後3ヶ月でどれだけの成果を上げられているのか、具体的な取り組み内容と共にご紹介します。

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

製造業や卸売・流通業など物品の配送が必要になる企業は、一定以上の規模に達すると物流機能を子会社や協力会社に委託する形で配送を行っているケースが一般的です。
配送を子会社や協力会社に委託することで事業のコア業務に集中できるというメリットがある一方、配送実態が把握しにくくなり、納品先からの問い合わせに即時に対応できないというデメリットもあります。
とくに卸売業の場合は、メーカーから製品を仕入れ、その製品を取引先に納品するという中間流通を担う特性上、予定通りに製品を受取れるのか/発送できるのかは重要なポイントになります。

今回は大手電子部品メーカーの物流子会社であるQ社様の事例を元に、配送状況の把握と情報共有にCariotがどのように活用できているのかを紹介します。

<事例概要>
業種:電子部品輸送サービス
車両用途:輸送車両
課題:配送状況を把握・共有したい


 

1.Cariot導入の経緯

1-1.属人的な車両管理をデジタル化したい

Q社様は大手電子部品メーカーの物流子会社です。親会社が卸売業者から受けた注文に基づいて、主に首都圏での配送を請け負っています。
50台以上の輸送用トラックを保有しているものの、長年にわたり車両管理業務を担当していたスタッフに業務を一任しており、管理体制が確立されていませんでした。
車両管理業務を一任されていたスタッフの退職を機に、同社は車両管理システムを導入し、属人的になっていた業務を見直すことにしました。
複数の車両管理システムを比較検討した結果、車両管理業務のデジタル化に合わせて、ドライバーの業務管理や安全運転管理も行っていきたいと考えた同社は、Cariotの導入を決定しました。

<Cariot導入の決め手>

  • 自社の車両管理ルールに合わせた項目が設定できる
  • 急加速や急減速といった危険運転挙動検知など、安全運転管理機能がある
  • 走行データに基づいた業務効率の分析にも対応している

1-2.現場を悩ませる「配送状況の問い合わせ対応」

Cariotのカスタマーサクセス担当者は、システム本導入を前に同社における業務課題がどこにあるのかについてヒアリングを実施しました。
顕在化している課題としては「50台以上ある車両を効率的に管理すること」ではありますが、実際の業務フローに落とし込みながら業務課題を整理した結果、現場を最も悩ませているのは「親会社や納品先からの納品予定に関する問い合わせ」であることがわかりました。
Cariotには「車両管理機能」だけではなく、車両の走行状況や位置情報をリアルタイムで確認できる「動態管理機能」も備えています。そこで、カスタマーサクセス担当者は、動態管理機能を活用することで問い合わせ対応を効率化することを提案。同社はCariotによる車両管理体制の確立と併せて、動態管理による現場の業務効率化にも取り組むことになりました。

 

2.導入時の課題と達成したいこと

2-1.納品先からの到着時刻の問い合わせ対応工数を削減するには?

Q社様の納品先の多くは卸売業者です。卸売業者は部品が納品され次第、エンドユーザーである各地の販売店や製造工場に納品する必要があります。
荷受け当日にそのままエンドユーザーに出荷する計画となっている業者が多いため、Q社からの納品が遅れる場合は、その後の配送計画全体が狂ってきてしまいます。結果として配送先からの問い合わせが頻発していました。
もうひとつの問題として、卸売業者からの到着予定の問い合わせは親会社である大手電子部品メーカーの営業担当に入ります。親会社の営業担当者がさらにQ社の運行管理者に問い合わせ、運行管理者は配送ドライバーに問い合せる…というリレーが発生し、迅速な対応とは程遠い状況にありました。

配送トラックの現在位置を確認するには、ドライバーに電話をかける以外に手段がありません。多い日には20件近くの問い合わせが入ることもあり、運行管理者・ドライバー双方に負担がかかってしまいます。
また、配送中のドライバーとはすぐに連絡が取れないことのほうが多いため、親会社や卸売業者への回答のリードタイムは長くなりがちです。回答待ちの時間が発生することで親会社・卸売業者双方の担当者のフラストレーションがたまり、顧客満足という点でも課題になっていました。

<Cariot導入前の課題>

  • 運行管理者が配送トラックの配送状況を把握できない
  • 納品先→親会社→Q社の問い合わせリレーが発生している
  • 運行管理者、ドライバーともに問い合わせ対応に追われてしまう
  • 即時の回答ができないことによる顧客満足度の低下

2-2.配送状況の見える化を実現するCariotの機能

運行管理者がリアルタイムで配送状況を把握できる体制を整えるのにあたり、同社はCariotの以下の機能を活用しました。

■動態管理機能
・エリアマップ

3秒に1度、リアルタイムで更新される車の位置情報から「車は今、どこにいるのか」が把握でき、効率よく動態管理が行えます。ドライバーとの電話確認のやりとりの手間が大幅に軽減できます。

・DriveCast
Cariotアカウントがない外部の方にも、車両の位置情報や到着予測時間が地図上で確認できる機能です。DriveCastで発行した共有URLを訪問先に提供することで、到着時間確認などの問い合わせ対応の負担を軽減することができます。

・ジオフェンス
地図上で丸や多⾓形の敷地範囲を設定し、特定した敷地内での到着・出発履歴を取得することができます。到着履歴を確認することで、まだ配送中なのか/すでに納品済みなのかを把握することができます。

また、導入検討時の課題であった属人的な車両管理業務についても、Cariotの以下の機能を活用することで、体系的な管理体制を整えることができました。

■車両管理機能
・⾞両情報管理

Cariotはクラウドで⾞両管理台帳を⼀元管理することができます。
⾞検情報や⾞両の保管場所、リース契約情報はもちろん、必要に応じて管理項⽬を追加することができます。
⾞両に紐づく⾛⾏データが蓄積されるので、⾃動で運転⽇報や⽉報を作成することも可能です。
さらに⾞検切れや保険更新のアラートも設定でき、⾞両メンテナンス業務の効率化を実現します。

・ドライバー情報管理
免許証の番号、免許種類、免許証有効期限の他、緊急連絡先など、運転者の情報も⼀元管理をすることができます。
アラートメールの活⽤で、免許更新時期の通知など運転者単位での情報更新の抜け漏れを防ぐことができます。⾛⾏履歴と紐づけて、運転者別の⾛⾏レポートも作成可能です。
⾞両情報と同様に、⾃社の運⽤体制に合わせて管理項⽬を⾃由に追加することができます。

 

3.Cariot導入による効果

3-1.お問い合わせ対応に要する60時間/月を90%削減!

Q社様はCariot導入に合わせて、Cariotのエリア画面を映す大型モニターを執務スペースに設置しました。これにより、配送トラックの現在地や目的地への到着予定時間を誰でも把握できるようになりました。
問い合わせを受けたスタッフがそのまま配送状況を回答できるようになったため、回答までのリードタイムを大幅に削減することができました。
さらに同社は、DriveCastで配送状況を親会社の営業部門と共有することで、親会社の営業スタッフが都度Q社に問い合わせしなくても、適宜車両の配送状況を確認できる運用に切り替えました。

Cariot導入前は、1日あたり20件近くの問い合わせが入っており、1件の対応時間におよそ10分が割かれていましたが、Cariot導入によって、問い合わせ対応にかかっていた月間60時間近くの業務工数を90%削減することができました。
運行管理者も配送ドライバーが問い合わせ対応に忙殺されることなく、本来の業務に集中できるようになったことはもちろん、親会社の営業担当者にとっても回答待ちのストレスから解放されました。

3-2.走行データの可視化により危険運転挙動も削減

Cariot導入による副次的な効果として、危険運転挙動の削減も挙げられます。
同社はデジタルタコグラフによる運行状況の記録は行っていたものの、取得したデータを安全運転指導に十分に活用できていませんでした。
Cariotは走行データをリアルタイムで取得しているため、各車両の急減速・急加速といった危険運転挙動を検知したタイミングで管理者にアラートメールを送信できる機能があります。
また、蓄積した走行データは利用者別・部署別・車両別など、目的に合わせたレポートを出力できます。
Cariotで取得したデータを元に管理者が配送ドライバーとコミュニケーションをとることで、ドライバーの安全運転意識が向上し、危険運転挙動が減少しつつあります。
同社はこの効果を受けて、走行データに基づいた安全運転管理マニュアル作成に着手しています。

4.今後の展望

4-1.業務実態の分析で業務の最適化を目指す

Cariot導入前に配送現場を悩ませていた問い合わせ対応業務を大幅に削減できたQ社様は、現在、更なる業務効率化の取り組みをスタートされています。
同社では今までは配送計画通りに納品できているかが最優先で、1日当たりの配送件数や配送先での滞在時間や業務内容が適正なのかといった業務実態の分析まではできていませんでした。
また、現在のルートはおよそ10年前に設計したものをそのまま使用しており、現状の配送先のエリアに見合ったルートではないのではないか?という懸念があります。

Cariotでは、各車両がその日にどの取引先を訪問したのか、訪問先にどのくらい滞在していたのか、訪問先でどのような業務を行ったのかなどを記録する「訪問自動記録機能(※)」があります。
この機能を活用することで、著しく滞在時間が長い取引先を洗い出す、ドライバー別に1日当たりの配送件数の傾向を分析する、といった取り組みができるようになります。
同社は、まず各配送先での滞在時間をモニタリングすることで、配送件数の最大化を阻むボトルネックがどこに発生しているのかを検証しています。

※訪問自動記録機能
あらかじめ登録された各取引先への到着・出発・滞在時間などの訪問実績が自動で記録される機能です。(モバイルアプリ限定機能)

4-2.ルート最適化により配送効率UPも

さらに同社は、親会社と連携して配送ルートの最適化にも取り組みたいと考えています。
これまで配送ルートは運行管理者の経験をもとに設計されていましたが、Cariotの「実績ルート最適化機能(※)」を活用することで、実際の走行ルートに改善の余地がないのかを検証することができます。
配送ルートの見直しによって走行時間を削減することができれば、1日当たりの配送件数が増やすことができ、ドライバーの長時間労働を改善できるといった効果が期待できます。

配送順序の見直しについては、納品先である卸売業者との調整が必要になりますが、親会社の担当者もCariot導入による問い合わせ工数の大幅削減という効果を目の当たりにしたことで、ルート最適化による配送効率化には非常に前向きになっています。

※実績ルート最適化機能
蓄積された過去の走行データを元に、AIが最適なルートを提案する機能です。
実際の走行ルートに対して、最適化ルートではどれだけ走行時間が短縮されるのかまで把握できます。

Cariotを活用した配送ルートの最適化の取り組みは、以下の活用事例でご紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。

【食品・飲料メーカー活用事例】ドライバー不足対策としての配送ルート効率化の取り組み
https://www.cariot.jp/blog/2020/06/17/minicase_part2

Cariotは、多くの企業の物流・配送業務効率化にご活用いただいています。車両を使った業務の効率化に課題をお持ちの方は下記フォームよりぜひお気軽にお問い合わせください。

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