こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。

企業で社用車を安全かつ効率的に運用するためには、車両やドライバーの位置・稼働状況を把握することが不可欠です。
従来、このような車両動態の管理は電話連絡や紙の報告書に頼ることが多く、リアルタイム性や正確性に課題がありました。

しかし近年では、動態管理システムが登場し、社用車の位置情報や運転状況、アルコールチェックの実施状況などを即座に可視化できるようになっています。
管理者は負担を大幅に軽減でき、業務の安全性・効率性も向上することがメリットです。

一方で、社用車に乗る全社員がパソコンを所持しているわけではなかったり、一部紙での運用が残っていたりと、パソコン前提のシステムでは不便さが残っていました。

そこで注目されているのが、スマホ完結型の動態管理システムです。
Cariotでも、社用車を運転する社員が持っているスマートフォンだけで動態管理ができる仕組みを提供しています。

この記事では、動態管理システムの仕組みやメリット、そして実際にCariotのようなスマホ完結の動態管理システムを導入して効果を上げている企業様の事例について詳しく解説します。

 

1.動態管理がスマホで完結する仕組み

スマホ完結が可能な管理システムでは、社用車のドライバーが専用のスマホアプリを使ってアルコールチェック結果や日報などを入力・送信します。
送信されたデータはクラウド上に自動保存される仕組みです。

例えば、Cariotでは、ドライバーがCariotの専用アプリで「乗車開始」を押して走行するだけで、走行距離や時間などが正確に記録され、リアルタイムで位置情報や運行情報がクラウドに蓄積されていきます。

アプリを介して入力されたデータは即座にクラウドに保存され、管理部門のパソコン画面にも反映されます。これにより、車両ごとの状況がリアルタイムに把握できるようになるだけでなく、ドライバーが毎日記憶を頼りに手書きで紙に記入し管理者が回収・集計していた日報も、一元的に管理されるようになるため、日常業務の効率が大幅に向上します。

実際に、スマホ完結型の動態管理システムでは、具体的にどのような作業がスマホから行えるのか、Cariotを例に主な機能をご紹介します。

それぞれの機能について見ていきましょう。

車両の日常点検

社用車の日常点検がスマホアプリから記録できます。

Cariotのスマホアプリでは、あらかじめ設定した任意の点検カテゴリ・項目について、ドライバーが点検結果をスマホからデジタル記録することが可能です。
例えば「タイヤの空気圧」「ブレーキ液の量」など、独自に設定した点検項目を、紙のチェックシートではなくアプリ画面に○×入力できます。

点検結果はクラウド上に保存され、管理者は複数車両の点検実施状況を一覧で確認することが可能です。

アルコールチェック

スマホ完結型の車両管理システムでは、アルコールチェックもスムーズに運用できます。

Cariotの場合、乗車前・乗車後のアルコール検知結果をドライバーがスマートフォンで簡単に入力でき、さらに証拠写真をアプリから添付保存することが可能です。

例えば、ドライバーはスマホ画面上でアルコール検知器の測定値を入力し、自身の測定中の顔写真や検知器表示を撮影してアップロードします。写真付きの記録は、不正の防止に有効です。
アルコールチェックの結果データはクラウド上に保存され、完全にペーパーレス化できます。

また、管理者側ではリアルタイムに全ドライバーのアルコールチェック状況を一覧で把握できます。乗車前アルコールチェック未実施のドライバーを一覧抽出したり、アルコールチェックをしないまま運転が開始された場合に警告アラートを出すことも可能です。

このようにスマホで完結する仕組みにより、アルコールチェック業務の運用負荷が大幅に軽減され、さらにはトラブルが起こる前に問題を検知することが可能になり、重大事故の予防にもつながります。

アルコール検知器デバイスのメンテナンス時期もシステム上で管理できるので、メンテナンス漏れ防止にも役立ちます。

業務ステータスの入力

ドライバーは業務中の状況に応じて、自身のステータスをスマホから手動入力ができます（自動記録機能もあります）。
Cariotでは、「移動中」「作業中」「待機・休憩中」などの業務内容をスマホ上で選択・登録でき、これがクラウド上に即時反映されます。
これにより、総務部などの管理側では、各車両・ドライバーが今まさにどのような状態かをリアルタイムで正確に把握することが可能です。

また、ステータス情報は後述の日報自動作成にも活用され、どの時間帯に何の作業をしていたかがデータとして残ります。
従来はドライバーの後日の自己申告や、紙での提出などアナログ管理に頼っていた業務実績のリアルタイム管理が、スマホからの入力によって精度高く行えるようになるのです。

運転日報

Cariotの「運転日報」機能は、業務上必要なデータをデジタルに集約して、一日の運転日報を自動で作成・収集・集計できる機能です。
管理者の回収・保管・検索・集計に関する手間を大幅に削減できます。

日報には、自動的に記録された運転時間・距離、出勤・退勤時間、アルコールチェック実施有無などの項目と、走行軌跡が表示されます。
走行軌跡には、危険運転（急加速・急減速など）が発生した箇所も表示され、事故防止に役立てられます。ドライブレコーダーを使用していた場合は、危険運転の動画もここから再生可能です。

前項で入力したステータスや業務内容も日報に反映されるので、帰社したドライバーが手書きで作業内容を記入する必要はありません。納品物の受領書や給油レシートの写真をスマホから撮影してアップロードもできるため、紙の伝票や領収書を提出する手間も省けます。

日報作成のペーパーレス化により、ドライバーの日報作成における業務負担も、それを回収する管理者の負担も大きく軽減されるでしょう。
報告内容の回収漏れや集計作業の手間も減り、現場と管理部門の双方で業務効率化が進みます。

 

2.動態管理がスマホで完結するメリット

スマホだけで完結するCariotのような動態管理システムには、従来型の動態管理システムにはない次のようなメリットもあります。

それぞれのメリットについて具体的に見ていきましょう。

専用の車載デバイスを設置しなくてもスマホの機能で代用できる

現在販売されている大抵のスマホには、高性能なGPSモジュールや加速度センサー、カメラなどさまざまな機能が標準搭載されています。
スマホで完結できる動態管理システムは、こうしたスマホの機能をフル活用して車両管理に必要なデータ収集・記録を行っています。
Cariotもスマホにアプリをインストールするだけで、スマホのGPSを利用してリアルタイムに車両位置を把握することが可能です。
専用の車載デバイスが不要な点はメリットであり、ハードウェアの設置スペースや配線工事を気にせず導入できます。

さらに、スマホアプリは車載デバイスよりもアップデートやカスタマイズが行いやすく、ユーザーのニーズや時代・法令の変化に合わせたサービスのアップデートも期待できます。

一方で、ドライブレコーダーの映像録画やデジタルタコグラフ（運行記録計）のような機能は、スマホアプリは備えていません。
Cariotもデジタルタコグラフの代替としては利用できません。ただし、アプリと車載デバイスの併用ができるので、それぞれの機能で必要な情報を取得することは可能です。

リース車・レンタカー・カーシェアなどの契約方法が異なる車両の一元管理ができる

社用車のドライバーは、スマホアプリにログインし、利用する車両を選択するだけで、その車両の位置や走行状況がリアルタイムに記録・共有されます。

つまり、スマホ完結型の動態管理システムなら、社有車（自社保有車）だけでなくリース車、レンタカー、カーシェアリング車両も同じプラットフォーム上で一元的に管理できるということです。

例えば、どの車両を使う場合でも、共通の手順で乗車前点検やアルコールチェックを実施し、走行記録や日報の作成まで同じルールで行えるため、車両の種類による運用の差がなくなります。

社有車（自社保有車）、リース車、レンタカー、カーシェアリングなどを一元管理できるのは、スマホ完結の動態管理システムならではのメリットといえるでしょう。

現在位置だけではなく、業務状況もリアルタイムで把握できる

スマホ完結型の動態管理システムは、位置情報だけでなく、業務状況も把握できるものが多くあります。
スマホから入力された情報は即座にクラウドにアップロードされるため、管理者は常にさまざまな最新データを把握できます。

例えば、「誰がアルコールチェック未実施か」を瞬時に一覧で把握でき、仮にチェックせず走り出した車両があればその時点で自動アラートが出されます。
日報についても同様で、ドライバーがスマホから送信した運転報告はすぐに管理部門でも閲覧できるようになるので、「まだ日報が提出されていない車両はどれか」「業務状況に問題はないか」といった点をリアルタイムで把握可能です。

電話や紙に頼っていた時代とは異なり、タイムラグなく動態管理が行えることは安全管理上もメリットといえるでしょう。

車載デバイスなどの導入コストや維持費を抑えられる

スマホ完結型の動態管理システムを導入することで、ハードウェア面でのコスト削減も期待できます。

従来型の動態管理システムでは、各車両にGPS機能付きの通信端末やデータ送信デバイスを取り付ける必要がありました。
そうした専用車載器を導入する場合、機器のリース料や購入費用、設置工事費、さらに機器を配送する送料など様々な費用が発生します。
導入後も、デバイスの故障や車両入替時の再設置に伴う追加費用、通信SIMの月額料など、維持コストがかかり続けます。

これに対してスマホ完結型であれば、社員が持つ社用スマートフォンにアプリをインストールするだけで運用を開始でき、基本的に追加のハードウェアの費用は不要です。導入にあたっての端末購入や工事のコストも大幅に圧縮できます。

スマホ完結型の動態管理システムにすることで、社用車運用に関わるさまざまな導入コスト・ランニングコストが抑制できる点はメリットです。

社用車を利用する社員・管理部署の業務効率化が期待できる

スマホ完結型の動態管理システムを導入することで、社用車のドライバーと管理部署双方の業務効率化が期待できます。

従来はドライバーが紙の日報を手書きで作成したり、Excelに運行記録を入力したりして、提出されたものを管理部門が回収・チェック・集計して本社へ報告するといった複雑な業務フローで運用している企業が多く見られました。

しかし、Cariotのようにスマホで完結するシステムを導入すれば、ドライバー各自がスマホから必要事項を入力するだけでデータがクラウド上に集約されます。
日報作成・回収・集計・報告・保管までの一連の作業を一元化できるため、日常業務の効率化が飛躍的に進みます。

また、アルコールチェックもスマホで各自完結するため、点呼担当者が逐一対面確認したり紙台帳に転記したりする必要がなくなり、管理者側の管理工数を大幅に削減可能です。

既に社用スマホを運用している現場への導入がスムーズにできる

スマホ完結型の動態管理システムは、従来のシステムに比べて現場への導入・定着がスムーズという傾向があります。特に、もう既に社用スマホを運用している現場では、それが顕著のようです。

さらに、導入手順は、社用スマホに専用アプリをインストールしてログインし、操作方法を説明するだけで済みますし、車載デバイスの取り付け工事を手配したり、ドライバー全員を研修に集めて複雑な運用ルールを覚えさせる必要はありません。

また、いつも使用しているスマホであれば、操作も直感的でわかりやすく、ドライバー側の抵抗感も少ないでしょう。

特別なITスキルがなくても誰もが日常的に使い慣れたスマホを活用する仕組みなので、業種を問わず現場に浸透しやすく、運用が定着しやすいのです。

ペーパーレス化を推進できる

スマホ完結型の動態管理システムの導入により、社有車管理におけるペーパーレス化を一気に推進できる点もメリットです。

これまで紙やExcelで管理していたアルコールチェック記録や日報がすべてスマホ入力に置き換わるため、紙書類の配布・回収・保管コストが削減され、業務フローも簡素化されます。

Cariotでも日報に必要な走行データは自動的にクラウドに保存されるので、煩雑な手書き日報の作成や集計が不要になります。

ヒューマンエラーや不正を防ぎ、車両管理・安全運転管理を徹底できる

スマホ完結の動態管理システムの導入は、ヒューマンエラーや不正行為の防止にも効果があります。

運用ルールがシンプルになり、多くの処理が自動化されるため、次のようなヒューマンエラーの発生確率が大幅に下がります。

また、アナログで運用していた頃に潜んでいた、記録改ざんの可能性も減らせるでしょう。

例えば、紙やExcelのアルコールチェック記録ではドライバーが数字を書き換えるなど不正操作が理論上可能ですが、Cariotのスマホアプリでは、専用の検知器とBluetooth連携した上で写真付きで記録するので改ざんなどは仕組み上困難です。
さらに、乗車前後のチェックはシステムが管理しているため、意図的な未実施もすぐ発覚します。

このように徹底してデジタル化されることにより、安全運転管理上のリスクや法令違反のリスクを最小化し、より徹底した車両管理・安全運転管理を実現できるのです。

 

3.スマホ完結型の動態管理システムを導入・運用するためにチェックしておくべきポイント

スマホ完結型の動態管理システムをスムーズに導入・運用するには、「実際に導入できるかどうか？」を事前に確認しておきましょう。

具体的に確認しておくべき点は次の4つです。

それぞれ詳しく解説します。

スマートフォンの仕様

まず動態管理システムのスマホアプリがインストールして動くかどうか、社用スマホの仕様を確認しましょう。

スマホで動態管理を行う場合、各ドライバーのスマホに専用アプリをインストールしてGPS機能を利用するため、「端末にGPS（位置情報）機能が搭載されていること」は必須です。

ほとんどのスマホにはGPSが標準搭載されていますが、ごく一部の廉価モデルでは精度が低かったり省略されている場合もあるため確認が必要です。

また、導入予定の動態管理システムが対応するOSバージョンも確認しましょう。
例えばCariotモバイルアプリの場合、対応OSはiOS15.0以上およびAndroid9.0以上（2025年12月時点）が推奨仕様です。
Android端末については、バックグラウンド動作中にGPSが自動OFFになってしまう機種では正常に利用できません。
こうした挙動は省電力設定の厳しい一部機種で見られるため、事前に検証が必要です。

また、Androidタブレット端末はCariotでは動作サポート対象外となっている点にも注意しましょう。

基本的に各社のスマホ完結システムは一般的なスマートフォン（携帯キャリア回線・WiFi通信可能なもの）を前提としているため、特殊な端末を使う場合は提供会社に問い合わせた方がよいでしょう。

ブラウザの仕様

動態管理システムでは、管理部門のパソコンでWeb管理画面を閲覧するケースが多いため、システムの推奨ブラウザ・バージョンもチェックしましょう。

Cariotの場合、パソコンではGoogleChrome・MozillaFirefox・MicrosoftEdgeの各最新バージョンでの利用が推奨されており、その他のソフトやプラグインのインストールは不要です。
スマホやタブレットのWebブラウザ経由で管理画面を操作することは基本サポートされていないので注意してください。（※DriveCast機能による位置共有画面を除く）

いずれにせよ、パソコン側のブラウザは最新状態にアップデートし、安定したネット接続環境を用意することが重要です。

モバイルアプリで可能な作業とそうでない作業

スマホ完結型の動態管理システムを導入検討する際には、「モバイルアプリでどこまでの機能が利用できるか」を事前に把握しておきましょう。
製品によっては、一部の機能はパソコンからでないと操作できない場合もあります。

Cariotの場合、主に次の項目がスマホから可能です。

動態管理に必要な機能は概ねカバーされているため、スマホだけで日々の業務が完結できます。

ただし、危険運転検知時の映像記録（ドライブレコーダー機能）や法定タコグラフの代替といった高度な機能についてはスマホアプリ単独では実現できません。
必要に応じて、通信型ドライブレコーダーやクラウド連携デジタルタコグラフなど、専用の車載デバイスを組み合わせることになります。

導入前にはスマホアプリのみで完結する範囲と、デバイス併用が必要な範囲をきちんと整理しておきましょう。

既存の車載デバイスとの連携可否

すでに社用車にドライブレコーダーやデジタルタコグラフ等を取り付けて運用している場合、既存デバイスと新システムの連携が可能かどうかも重要なチェックポイントです。

多くの場合、動態管理システムを提供する各社は、自社提供のデバイスのみサポートし、他メーカーの車載機器との連携は保証していないことがほとんどです。
そのため、既存デバイスがある企業は、資産を活かせるかどうか、連携できるのかどうかを事前相談するとよいでしょう。

システムの入れ替え、ということになれば、初期コストもかかりますし、運用コストも変わってくるはずなので、自社がやりたいことは何か、それは新しいシステムで可能なのか、一つひとつ検討しましょう。システム提供元に相談するのも有効です。


 

4.スマホ完結型の動態管理システムの導入事例

最後に、スマホ完結型の動態管理システムであるCariotを導入して業務効率化やコスト削減を実現している企業の事例をいくつかご紹介します。

それぞれの事例をみていきましょう。

アナログ管理から脱却し、ペーパーレス化を実現

建設業界で100年の歴史をもち、給排水衛生設備を主に取り扱う老舗企業である斎久工業株式会社様は、全国の支社・現場にある車両の日報管理に長年紙を使っていました。
日報を手書きで作成し、管理部門がそれを回収、データ入力をする作業にも時間がかかり、大量の紙書類の保管スペースも課題だったのです。

しかし、同社はペーパーレス化推進の一環として動態管理システムの導入を検討し、最終的にスマホで全作業が完結できるCariotを採用しました。
決め手は、比較検討したシステムのうち、スマホで完結できるシステムはCariotだけであり、それが必須条件だったからです。

導入後の成果として、まずドライバーによる手書き日報が不要になりました。
「毎日ドライバーが紙に記入し、拠点の安全運転管理者が収集・確認し、本社へ集計報告していた」一連の作業がクラウドで一元管理できるようになり、手書き・回収・リマインド・集計・報告・保管といったプロセスがすべてデジタル化され、日報業務の大幅な効率化が実現できました。

また、アルコールチェックについてもCariotモバイルアプリで実施できるようになったため、紙の運用に比べて正確性もスピードとともに向上し、法令遵守の徹底という観点からも大きなメリットがあったと評価していただいています。

Cariot導入事例：日報とアルコールチェックをスマホアプリで完結し、アナログ管理からの脱却で業務効率化を実現

安全運転管理も実現しつつ、位置情報把握で業務効率化

自社一環工程で製作から運送まで行う荏原印刷株式会社様は、営業担当者が使用する社用車の位置情報把握ができず、お客様からの納期などのお問い合わせに即答できない状況の中、アルコールチェックの運用が必要になりました。

そこで同社は位置情報が把握でき、アルコールチェック管理もできるサービスを探し、Cariotを導入されました。

その結果、ノート記帳からスマホによるアルコールチェック運用への移行は、利便性の高さから営業担当者にスムーズに受け入れられました。位置情報の把握もひと目でできるようになったので、お客様からの問い合わせにもあとどれくらいで到着できるか正確に返答できるようになり、電話の確認ラリーが無くなりました。

自動作成される月報データのフィードバックを通じて、社員の安全運転意識が向上するという副次的な効果も現れました。営業担当者は月報作成の手間もなくなり、作業時間も削減されています。

Cariot導入事例：アルコールチェック運用をきっかけにスマホアプリで位置情報把握や安全運転管理を実現した事例

グループ会社間の車両到着時刻を共有し、管理しやすさ向上

自動車メーカーSUBARUグループのスバルリビングサービス株式会社では、グループ会社間を巡回する社内信書便車両の位置情報共有が課題となっていました。

従来は各拠点担当者が「今どこにいる？」「そろそろ着きそうです」といった連絡をスマホのメッセージアプリを使用する予定でしたが、運転中は適切なタイミングで操作できないこともあり、結果的に位置情報や到着予定時間があいまいになってしまう課題がありました。

そのような中、展示会で見つけたCariotに、「これは使える！」と直感して導入されました。

導入後は、グループ会社全員がリアルタイムに車両の現在位置と到着予測を共有できるようになりました。CariotのDriveCast機能によって、スマホからいつでもどこでも車両位置を確認できるため、ちょっとした空き時間にドライバーの状況をチェックでき、その手軽さから関係者にもすぐ伝わったそうです。

遅延が発生しそうな時も、「30分遅れそうです」「Cariotで見ていますよ」というクイックなコミュニケーションが実現され、年末の道路混雑時にドライバー同士の待ち合わせ中継地点の変更をした時も、DriveCastの画面を関係者全員が共有していたのでスムーズにできました。

結果として、「グループ全体で管理のしやすさを実感」するほど業務効率と連携体制が向上。スマホ完結型の動態管理システムが、ドライバーから管理者まで、関係者全員に受け入れられ、各所の連絡負荷を下げた好例と言えるでしょう。

Cariot導入事例：グループ会社間の車両到着時間共有で管理のしやすさを実感した導入事例

正確なデータ取得と日報作成の自動化で業務効率化を実現

福祉器具や介護用品の販売・レンタルを行うニック株式会社様では、営業担当者の活動の実績を把握するために運転日報を手書きで作成していましたが、これをシステム化できないかと考え、Cariotを導入されました。

導入後は、走行軌跡や停車時間などのデータが正確に取得できるようになり、運転日報も自動作成されるようになりました。営業担当者は日報を書く手間を省くことができ、事務員も日報提出の声かけをせずに済むようになりました。

また、Cariotでは、急ハンドル、急ブレーキなどの危険挙動も自動で検知、記録されます。システムによる客観的な走行データに基づいた正確な状況把握により、ドライバーへの適切な指導や事故の抑止効果が期待されています。

ニック株式会社様のように、スマホ完結の動態管理システムを活用して正確なデータ取得と日報自動化を実現したことで、現場と管理部門の両面で効率化を果たしたケースは多くの企業で報告されています。

この事例は、デジタル化による業務改善効果の大きさを示すものと言えるでしょう。

Cariot導入事例：正確なデータ取得と日報作成の自動化で業務効率化を実現した事例

 

5.動態管理をスマホ完結で行うことでより業務効率化ができる！

すでに動態管理システムを導入済みであっても、スマホでほとんどの作業が完結できるシステムに切り替えることで、さらなる業務効率化が期待できる可能性があります。
社用車を利用する従業員も管理部署の担当者も、より一層の工数削減や負荷軽減を実現できるでしょう。

また、インターネット経由でサービスを利用できるSaaSなら、パッケージをインストールする必要のあるソフトウエアよりも素早く、法改正や社会の変化に沿ったアップデート、ユーザーの要望を反映した改善ができるでしょう。ユーザーが追加費用をかけて、システム改修をする必要はありません。

さらに安全運転教育の面でも、スマホ完結の動態管理システムならドライバーへの通知やフィードバックがリアルタイムで可能となり、事故や違反の未然防止につながります。

「動態管理業務をもっと効率化したい」とお考えなら、ぜひCariotの導入をご検討ください。

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