正確なデータ取得と日報作成の自動化で業務効率化を実現した事例

効率的で正確な運転日報作成を目的にシステムの活用を検討したニック株式会社様は、Cariotの導入から約半年で目的を達成。今後はCariotを最大限活用し、営業担当者の行動履歴取得や訪問件数増加を目指します。

1導入前の課題

正確な運転日報作成のため手書きからシステム活用へ

福祉器具や介護用品の販売・レンタルを行うニック株式会社は、車椅子・介護用ベッドなどの福祉系用具を取り扱う三貴ホールディングス株式会社のグループ会社として、愛知県名古屋市に本社を置いています。全国に18拠点ある営業所から総勢120名弱の営業担当者が日々、病院や福祉施設への営業活動、個人利用者への営業・メンテナンス訪問などの介護現場の支援を行っています。

Cariot導入前は、営業担当者の活動の実績を把握するために運転日報を手書きで作成していました。しかし、不正確な情報が記載されている可能性や手書きだとどうしても恣意的な変更が可能であるという点に懸念がありました。元々、石村社長の私用車と連携しているアプリで走行履歴が取得できていたこともあり、運転日報に関するシステムもあるのではないかと考えました。並行してアルコールチェックにも対応しているシステムも探していたため、石村社長からグループ会社である三貴ホールディングス株式会社システム課に依頼し、情報収集を開始しました。

ニック株式会社 代表取締役社長 石村 栄敏 様
2導入の決め手

運転日報のみならず行動履歴が記録、活用できることが決め手に

GPSで距離が記録できるサービスは他社でも提供されていますが、Cariotは地点登録をすることで車両の走行履歴を後から追っていくことができます。いずれはこの機能を営業活動の改善にも活用できると考え、Cariotの導入を決定しました。
また、他社と比較してサービス品質の高さと導入しやすい金額だったことも、決め手のひとつとなりました。

Cariotは全国の営業所で一斉に導入しました。導入に際し、システム担当者はCariotのカスタマーサクセス担当者のサポートとWebマニュアルをベースに営業担当者用の手順書を作成し配布しました。それによりほとんどの営業担当者は問題なく利用を開始でき、「ログインができない」などの問い合わせに対しては、個別支援を行いました。

3成果

正確なデータ取得と日報作成の自動化で業務効率化を実現

営業担当者にはタブレットを配布していますが、Cariotの運用開始初期には起動のし忘れや切り忘れがありました。そのため、朝礼でCariotの起動とアルコールチェックを促す運用に変更し、1か月もしないうちに定着しました。

アルコールチェックの運用もCariotで行なっています。営業所では毎日、営業所長が朝礼と帰社後にチェックをしていますが、営業所長が不在の場合は別の担当者が確認・記録をし、ビデオ通話アプリを使用して遠隔で確認することもあります。
新しいことが始まると抵抗もありますが、ドライバーに習慣化してもらうことで、現在では日常業務として認識されています。

Cariot導入前、日報は各営業担当者が車内に持ち込んで、記録したものを月末に提出していました。その後、営業所長が確認をして本部に提出していました。しかし、2〜3日経っても提出されないこともあり、事務員の方も未提出の営業担当者に催促をする負担がかかっていました。
Cariot導入後は、営業担当者は日報を書く手間を省くことができ、事務員も日報提出の声かけをせずに済むようになりました。日々、手間を省くことができるようになった一方で、正確なデータが取得できていることで、さまざまな部分の効率化につながっているのではないかと感じています。

ニック株式会社 名古屋南営業所 営業所長 内田 裕樹 様

Cariotでは、営業所ごとでの走行距離・スピード・最高速度が車両単位で残っています。それらのデータを定期的に見ながら、過去にあった危険挙動(急ハンドル・急ブレーキなど)の傾向を確認していました。以前から毎月行っている安全運転の研修では、ヒヤリハットの動画を見ながら共有していましたが、Cariotのデータを見ながら行うことを検討しています。
走行速度や危険挙動は、客観的なデータがあれば、スタッフからの報告だけではわからない部分も正確に把握でき、適切な指導ができるのではないかという期待があります。ドライバーが「見られている」という意識を持つことで事故の抑止効果があるのではないかとも考えています。
また、Cariotには危険挙動が発生すると管理者に通知が届く機能があります。新卒のスタッフの中には、学生時代にほとんど車を運転したことがないスタッフもいるため、例えば半年、1年などの間は危険挙動発生時の通知機能を設定しておくといった使い方や、危険挙動が多い傾向があるスタッフに対し、危険挙動の発生回数をもとに指導を行っていくことも考えています。

課題としては、アイドリングが記録されているケースです。
現在、営業担当者はタブレットで対応したりもしますが、お客様から電話がかかってきた場合、走行中は電話対応ができないため路肩に車両を停止させて対応しなければなりません。アイドリングが検知されても仕方がない場面もあるため、スタッフに対しどこまで確認をするか判断に迷うことがあります。今後は訪問件数が上がらないスタッフに対し指導をしていく際にアイドリング検知のデータを活用することなどを考えています。

4今後の展望

導入当初の目的での利用は浸透、訪問件数増加への取り組みを推進する

Cariot導入当初の目的だった「正確なデータを取得し日報を作成する」というシンプルな運用は浸透してきました。今後は、営業先や取引先の地点登録をし、その情報からドライバーの行動履歴の取得・確認などを行い、訪問件数増加に取り組みたいと考えています。
また、社内の基幹システムを改修していますが、改修が終われば会社でしかできなかった作業を出先でもできるようになります。その基幹システムとCariotを組み合わせ、営業担当者の行動履歴、訪問件数増加に向けた動きを検証することも考えています。

さらに今後は、アルコールチェック義務化をきっかけに、グループ会社でもCariotの導入を予定しており、グループ全体で車両管理・安全管理の強化を推進していきます。

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