運転日報にアプリを導入し電子化するメリットとは|おすすめのアプリも紹介!

運転業務の日報自動化

運転日報はお客さまからのお問い合わせが多く、関心の高い分野です。
義務づける2つの法律と対象の事業者、運転日報の構成要素と求められること、具体的な書き方、Cariotを活用したデジタル化など運転日報の導入について解説いたします。

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

業務に自動車を使用する多くの事業者に、作成が義務付けられている「運転日報」。ドライバーが行うべき業務の1つですが、アプリの導入によって自動化できることをご存知ですか。

今回は、ドライバーの負担を軽減し、業務効率化にもつなげることが可能なアプリについて解説。運転日報の基礎知識から、アプリ導入のメリット、おすすめアプリ「Cariot」もご紹介します。

 

1.運転日報を作成できるアプリとは

運転日報アプリは、スマートフォンにインストールしたアプリや車載デバイスから必要な情報を取得し、運転日報を自動作成してくれます。
非常に便利なアプリですが、そもそも運転日報の作成はどのような事業者に義務付けられており、どのような項目を記載しなければならないのでしょうか。

はじめに、運転日報の意義と対象事業者、必要な記載項目から確認していきましょう。

1-1.運転日報とは

運転日報とは、運転距離など、運転業務における状況を記録するものです。
安全運転の確保を主な目的としており、以下のように業務で自動車を使用する多くの事業者に対して、作成が義務付けられています。

【運転日報の作成が義務付けられた事業者】

  • 一般貨物自動車運送事業の許可を受けた事業者
  • 1つの拠点に5台以上の自動車を保有する事業者(※乗車定員11人以上の自動車を保有する場合は1台以上)

1-2.運転日報として必要な記載項目

運転日報に記載しなければならない項目は、以下の通りです。

  • 運転者の名前
  • 走行開始の日時
  • 走行終了の日時
  • 運転距離
  • 自動車運転の状況を把握するため必要な、その他の事項

​​また​​​、一般貨物自動車運送事業の許可を受けている事業者は、以下のように、さらに詳細な項目を運転日報に記載しなければなりません。

  • 運転者の名前
  • 自動車登録番号
  • 発車・到着地点と日時
  • 主な経過地・運転距離
  • 業務上の交替地点
  • 休憩/睡眠の地点・休憩時間
  • 貨物の積載、集荷などの状況(車両総重量8t以上、最大積載量5t以上の事業用自動車に乗務した場合)
  • 事故や著しい遅延などが起きた場合の内容や原因
  • 経路等の運行指示の内容 など

​​​なお、一般貨物自動車運送事業の許可を受けている事業者は、車両総重量7トン以上または最大積載量4トン以上の事業用トラック(緑ナンバーのトラック)への「タコグラフ(運行記録計)の搭載」が義務付けられています。​​
​​​​​
​​タコグラフでは主に、法定3要素(時間・距離・速度)の情報が取得できるため、取得情報を運転日報へ転記してください。

 

2.​手書きの運転日報における課題

運転日報はこれまで、ドライバーの手書きで作成されることが一般的でした。しかし手書きによる運転日報の作成には以下のような課題・問題点が発生する可能性があります。

  • 手書きの字が読みにくい/判読できない
  • 誤字脱字がある
  • ヒューマンエラーの可能性がある
  • 作成に工数がかかる
  • 整合性のチェックが必要
  • 集計作業が発生する

 

3.運転日報アプリを導入するメリット

運転日報アプリの導入には多くのメリットがあり、「手書きの運転日報における課題」を解決することが可能です。具体的に運転日報アプリの導入には、主に以下3つのメリットがあります。

  • 記録・回収・集計する手間が減る
  • 正確な情報を把握できる
  • 電子データなら保管スペースがいらない

3-1.記録・回収・集計する手間が減る

運転日報に関わる業務の手間は少なくありません。

ドライバーが運転状況を1つずつ思い出し、確認しながら、必要事項を記載する手間。安全運転管理者がその内容を確認する手間。事務員が運転日報を回収し、集計のためにExcelなどに転記する手間など、トータルでかなりの業務負担になっていることがわかります。

殆どの運転日報アプリでは、取得した情報が自動で集計されます。つまり、記録・回収・集計の業務が自動化もしくは効率化されるため、運転日報業務の手間を大幅に削減することが可能です。

3-2.正確な情報を把握できる

運転日報は業務終了後に記載することも多いため、記載が必要な情報を、ドライバーが正確に覚えていないケースもあるでしょう。
また、運転日報の情報をExcelなどに転記する作業も、事務員の手による作業となるため、どうしてもミスのリスクがあります。
一方、アプリや車載デバイスによる情報取得、取得情報の自動集計は、人の手(マンパワー)の介在を減らします。

このように、運転日報に関わる「記録・回収・集計」の業務が自動化・効率化されることで、ヒューマンエラーが削減され、より正確な情報の把握・記録が可能となります。

3-3.電子データなら保管スペースがいらない

運転日報は「最低1年間の保存期間」を設けることが義務付けられています。運転日報は日々作成されるものなので、紙媒体の運転日報では、保管すべき書類が膨大な量になります。
場合によっては、倉庫を借りるコストがかかったり、書類整理などで業務負担が増える恐れもあるでしょう。
一方、運転日報は書面ではなく、電子データで保存することも可能です。

運転日報アプリを導入すれば、電子データでの保存が可能なため、上記のような問題が発生しません。ただし、運転日報を電子データで残す場合は、編集履歴を残すなど、改ざんができない仕組みを整えておくことが重要です。

 

4.​運転日報を作成できるおすすめのアプリ「Cariot」

Cariot(キャリオット)は、大手・有名企業から中小規模事業者まで、幅広く導入されているクラウド動態管理システムです。

そんなCariotは、当初より搭載されていた「運転日報の自動作成機能」に加え、2022年8月より新たに「運転報告機能」を追加。より便利に、運転日報作成することが可能となりました。

最後に、運転日報作成をはじめ、あらゆる業務を効率化する「Cariot」についてご紹介します。

◎公式サイト:https://www.cariot.jp/
◎Cariotモバイルアプリ:https://www.cariot.jp/price/mobile/

4-1.Cariot(キャリオット)の特徴

まずは、Cariotの基本的な特徴を知っていきましょう。Cariotには、以下のような機能が提供されています。

  • 運転日報の自動作成
  • リアルタイムな位置状況/走行状況の把握
  • 車両情報の一括管理
  • 分析レポートを元にしたダッシュボード作成機能
  • 予約管理・運行予約 など

Cariotは、社用車やドライバーの一元管理が可能なシステムです。車載デバイスなどを通じてリアルタイムで取得した情報を、運転日報作成などの業務削減や、業務改善・業務効率化、安全運転指導などに役立てることが可能です。

なお、一般貨物自動車運送事業の許可を受けている事業者の場合、Cariotでタコグラフ(運行記録計)の代用はできません。ただし、タコグラフとCariotを併用することで、タコグラフでは取得できない情報も取得できるほか、運転状況を詳細に分析して業務効率化や安全運転に活用したり、予約管理・運行予約も可能となります。

4-2.Cariot(キャリオット)をおすすめする理由

豊富な機能を提供するCariotですが、運転日報関連だけを見ても、機能が行き届いていることがわかります。以下は、他社の運転日報アプリとの機能の比較表です。

Cariot ​​​A社 ​​​B社
日時・距離・位置情報の自動記録 ×
(スマホ画面でボタンのタップが必要)
運転日報の自動作成
詳細な業務記録
業務記録の画像添付 ×
日報関連以外の機能 ×
無料トライアルの有無 ×

※2022年12月フレクト調べ

運転日報アプリの多くは「運転日報の自動作成」「詳細な業務記録」などの機能を有します。
ただし「日時・距離・位置情報の自動記録」については、ドライバーが手入力で記録しなければならないアプリもあるため、ご注意ください。

また、Cariotのように「業務記録の画像添付」が可能なサービスは多くありません。Cariotでは新たに追加された「運転報告機能」において、訪問先での活動、給油のレシートなどの撮影画像が添付・保存できます。

Cariotには無料トライアルも用意されているため、まずは使い勝手を試してみると良いでしょう。

 

5.​まとめ

Cariotは、お客様へさらなる利便性をご提供すべく、定期的に機能を追加しています。そして現在、運転日報の作成も含め、様々な面からの業務効率化が可能となっています。

実際にCariotは『業務効率化に効果的な動態管理システム』『サポート満足度が高い動態管理システム』『使いやすさ満足度動態管理システム』『経営者が選ぶ動態管理システム』の4部門でも、No.1(※)に輝きました。

​​労力を要する運転日報業務は、多くの事業者で義務付けられています。しかし、Cariotのようなサービスを利用することで、運転日報業務の労力は大幅に削減できるのです。​​​
​​​​​
​​運転日報アプリや動態管理システムの導入​は、最も簡単に取り組める業務改善・ DXの1つです。運転日報アプリ​や動態管理システム​を上手に活用して、より良い業務体制を構築しましょう。

※日本マーケティングリサーチ機構による、2020年7月期ブランドイメージ調査
※本記事の情報、及び画像は、記事作成時点(2022年12月)のものです。詳しくは最新の情報をご確認ください。

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