運転日報のエクセルテンプレートを目的別に紹介|書き方のポイントも説明

運転日報に関わる工数削減を実施する方法とは​

「運転日報」をテーマにIoTの技術を活用した車両管理者やドライバーの工数削減の方法や実例をご紹介します。管理工数にお悩みの方におすすめの資料です。

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【目次】
・無料で使える運転日報のエクセルテンプレート
・貨物自動車運送事業に使用するエクセルテンプレート
・運転日報の書き方のポイント
・ソフトやアプリを使えば簡単に記録することも可能
・まとめ
 
運転日報を作成する必要があるため、インターネット上で無料公開されている良いテンプレートを探している方もいらっしゃるのではないでしょうか。
無料公開のテンプレートが公開されていても、必要な情報が盛り込まれいないということもあります。
今回は、複数のテンプレートをご紹介します。自社に合うものを探してみてください。
また、必要な情報を記録してくれるアプリもご紹介しますので、検討してみてください。
 

無料で使える運転日報のエクセルテンプレート

無料で使える運転日報のエクセルテンプレートがあると、日報を作成するときに非常に便利です。
無料のテンプレートはインターネットでExcelやPDFファイルとして公開されているため、無料で利用することができます。
Excelファイルの形式であれば必要に応じて項目を追加することも可能です。
運転日報は企業によって種類が異なり、下記の2種類があります。次の項目でテンプレートも合わせてご紹介します。

<運転日報の記載内容が異なるもの>

  • 貨物自動車運送事業
  • 事業用社有車を一定台数保有する企業など

 

貨物自動車運送事業に使用するエクセルテンプレート

運転日報のひとつは貨物自動車運送事業に該当する企業用です。
テンプレートは主に各都道府県のトラック協会やトラック関連企業などが公開しています。
Excel形式で加工できるテンプレートを3つご紹介します。
3種類のテンプレートはそれぞれ様式が異なりますが、同様の情報を記載することができるようになっています。
記載するべき項目は貨物自動車運送事業であれば共通です。詳しい内容は後ほど解説しますが、法律上必要な事項が記入されていれば問題ありません。
トラックを使用していない企業でも、トラック関連企業が公開しているテンプレートを使用しても大丈夫です。

長野県トラック協会

・引用元:長野県トラック協会

トラックジャパン

・引用元:トラックジャパン
・Excelファイル:https://www.truckjapan.com/assets/excel/tmp_faq_12.xlsx

栃木県貨物自動車運送適正化事業実施機関

・引用元:栃木県貨物自動車運送適正化事業実施機関
・Excelファイル:http://www.tochigi-tekiseika.com/%E9%81%8B%E8%BB%A2%E6%97%A5%E5%A0%B1.xls

社有車管理に使用するエクセルテンプレート

貨物自動車運送事業以外で、社有車を保有する企業の場合はこちらのテンプレートを使用します。
法律で決められている記載する項目は貨物自動車運送事業ほど多くありません。
社有車を保有する企業のテンプレートを提供している企業としては総務関連の商品やサービス、車のリースなどを扱っている企業などがあります。
福祉関連施設であれば、利用者の送迎として車両を使用していることもあるでしょう。
介護施設などでは送迎をおこなった記録がないことで介護報酬から送迎減算されてしまうこともあります。
送迎に特化したテンプレートなどもあるので、事業内容に合わせたものを使いましょう。

南河内広域事務室

・引用元:南河内広域事務室
・Excelファイル:http://www.kouiki321.jp/fukushi/download/kasan/sougei.xls

広島県バス協会

・引用元:公益財団法人広島県バス協会
・Excelファイル:http://www.bus-kyo.or.jp/cms/wp-content/uploads/2018/02/d369039832f89e6dcde0eb220092d2a31.xls

みずほ東芝リース株式会社

・引用元:みずほ東芝リース株式会社
・PDFファイル:https://www.toshiba-lease.co.jp/service/auto/pdf/format_nippou_kojin.pdf
 

運転日報の書き方のポイント

運転日報の書き方や作成のポイントとして、貨物自動車運送事業者や一定数以上の自動車を保有している企業は法律で記録を残し、保存しなければいけません。
記録や保存をしなければいけない理由は法律で定められているためです。運転日報の書式は自由ですが、記録する必要のある情報があることを認識しておきましょう。
運転日報で残さなければいけない情報などを次の項目で詳しく解説します。主には下記の2点です。

<運転日報の書き方・作成のポイント>

  • 運転日報に必要な記載事項を守る
  • 自社に必要な記入事項を加える

運転日報に必要な記載事項を守る

貨物自動車運送事業では、「貨物自動車運送事業輸送安全規則」の第八条によって、運転者の氏名や乗務した自動車の自動車登録番号など、さまざまな事項を記載しなければなりません。
また、貨物自動車運送事業以外の事業者で、記録を残すべき企業は「道路交通法施行規則」第74条の3によって定められており、乗車定員11人以上の自動車であれば1台、それ以下の乗車定員の車であっても5台を企業で保有している企業は運転日誌の記録が義務付けられています。
上記2つのいずれかに該当する場合、安全運転管理者を選定し、その業務として運転状況がわかる内容などを記載する必要があるのです。
さらに、介護施設の送迎に利用している企業の場合には、送迎の記録がないと介護報酬の計算時に送迎減算の対象となります。
宿泊設備のない通所タイプの施設でも送迎を実施しないと減算対象となるため、注意が必要です。
運転日報は法律で定められている項目以外でも、業務で必ず記録として必要な事項があれば残すようにしましょう。

自社に必要な記入事項を加える

運転日報は法律で定められた記載事項が入っていれば書式は自由です。
企業ごとに使いやすいフォーマットを用意するようにしましょう。例えば、車両の点検項目や介護報酬に必要な送迎として、どの利用者を送迎したのかなどです。
運転時間や休憩時間を記録しておくことで、社員の勤務時間管理にも役立ちます。下記のような問題点などを見つけることも可能です。

  • 営業のときに寄り道をしている社員がいないか
  • 休憩時間が少なすぎるのではないか
  • 効率の悪いルートを通っていないか

 

ソフトやアプリを使えば簡単に記録することも可能

運転日報はソフトやアプリを使えば簡単に記録することも可能です。
というのも、こうした書類を手書きで用意するとなると、従業員の手間も増えてしまいます。
また実際の記録と誤った時間を記入してしまう可能性も考えられます。
そうした問題を解決する方法として、ソフトやアプリは非常に使い勝手が良く、これらを活用することで正確な記録が残り、書類からデータ集計する際に入力する必要もありません。
例として「Cariot」では下記のような機能があります。

  • 運転者情報記録
  • 到着予測
  • ルート設定
  • 車両速度の記録
  • 走行距離記録

これらを使うことで、業務効率を向上させることができます。
 

まとめ

運転日報のテンプレートは、多くの企業や団体がExcelファイル形式を提供しています。
内容は法律で定められている項目が含まれていれば特に書式は決まっていません。テンプレートから自社に必要な情報を追加して利用しましょう。
作成や書面での記入が面倒であれば、自動的に記録されるアプリを利用すれば手間がかかりません。
 
 
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります。
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