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社用車管理は重要!システムを活用して効率的に管理したい理由

【目次】
 
・社用車管理が重要な理由
・社用車管理で大切なポイント
・社用車管理業務の効率化
・まとめ

 

企業内で車両管理をすることになった際、どのような準備をしてよいのかわからずに困る方も少なくないでしょう。

車両管理は事故の発生防止や意図せずに車両を利用されないようにするために必要です。しかし、そのための準備負担が大きいことも事実です。

特に、業務改善のためにはできるだけ多くの情報を確認しておくことが大事ですが、それだけ情報確認の手間が増えてしまいます。

一定台数以上を保有するのであれば法律で安全運転管理者の設定もしなければいけません。

こうした車両管理の悩みの解決策として車両管理システムやアプリを利用してみませんか。簡単な準備で多くの情報を管理できます。
 
 

▪社用車管理が重要な理由

社用車管理が重要な理由は多数ありますが、そもそも一定台数以上の車両を保有する企業は安全運転管理者を設置しなければいけない義務があります。

法律では下記のように定められています。

「自動車の使用者(道路運送法の規定による自動車運送事業者(貨物自動車運送事業法(平成元年法律第八十三号)の規定による貨物軽自動車運送事業を経営する者を除く。以下同じ。)及び貨物利用運送事業法の規定による第二種貨物利用運送事業を経営する者を除く。以下この条において同じ。)は、内閣府令で定める台数以上の自動車の使用の本拠ごとに、年齢、自動車の運転の管理の経験その他について内閣府令で定める要件を備える者のうちから、次項の業務を行う者として、安全運転管理者を選任しなければならない。」
引用元:道路交通法

 
安全運転のため法律で定められているのは下記の点です。
 
<安全運転管理の業務>

  • 道路交通法を守った運転をしているかの管理
  • 従業員が長時間や夜間の運転で疲労していないかの確認・管理
  • 安全に運転できる状態かの確認
  • 運転記録を実施
  • 安全運転に必要な知識や技能の指導

 
また法律で定められている点以外にも、企業の社用車管理を行うことは重要です。
 
<社用車管理の必要性>

  • 交通事故発生時の賠償責任の軽減
  • 車両維持コストの管理
  • 社内資産管理
  • 従業員の安全確保

 
特に事故発生において、社用車管理をしていることは重要です。次以降の項目で詳しく解説します。
 
 

事故のときに運行供用者責任と使用者責任がある

社用管理している自動車で事故が発生した場合、運転者である従業員だけでなく会社にも「運行供用者」と「使用責任者」として責任が発生します。

会社は直接運転していないから責任を負わないということはありません。

・運行供用者
「運行供用者」とは自動車を運転することを管理し、利益を得るために自動車を使用している者を指します。

・使用者責任
「使用者責任」は事業のために他人を使用する場合に、雇っている人の行動を管理する責任を負います。
 
 

▪社用車管理で大切なポイント

社用車を管理するうえで大切なポイントとしては、事前に事故によるリスク回避となる防衛策をとっておくことです。

会社が管理する自動車が事故を起こすと、大きな損害を受けることになります。

法律は事故による被害を防ぐことが目的ですが、実際には事故で発生した損害の賠償リスクを防ぐことにもなります。

さらに、企業としての信用なども企業にとっては損害となるので、そのリスクを予防することにもなります。

従業員が運転する自動車で事故が発生した場合、安全管理をしていたかどうかで、信用が変わる場合があります。

日頃から安全運転についてしっかり指導していたのであれば使用者責任を果たしており、企業の過失は少ないと判断されることがあるためです。

反対に安全管理をしていないのであれば使用者責任がある企業に過失があることになります。
 
 

安全運転管理者を選任

安全運転管理者の選任は、運送業や特殊車両を扱っていない企業でも該当することがあります。

該当するのは下記の企業です。
 
<安全運転管理者が必要な企業>

  • 乗車定員が11人以上の自動車を1台でも保有している
  • 乗車定員にかかわらず自動車を5台以上保有している

安全運転管理者として指定する従業員には条件があります。誰でも選定できるわけではないので注意しましょう。
 
<安全運転管理者の条件>

  • 20歳以上
  • 自動車運転の管理の実務経験が2年以上ある
  • 公安委員会から解任されている場合には解任から2年経過している
  • 過去2年以内に特定の交通違反をしてない

安全運転管理者がおこなわなければいけないことは下記の通りです。
 
<安全運転管理者の役割>

  • 運転者の適正等の把握
  • 運行計画の作成
  • 交替運転者の配置
  • 異常気象時等の措置
  • 点呼と日常点検
  • 運転日誌の備付け
  • 安全運転指導

 
 

社用車の運転管理規則を作成

社用車の車両管理規則とは、企業の車両を運転する従業員へ車両使用時の規則として定めるものです。

法律上では必ず作成が必要となっているわけではありません。しかし、できるだけ作成しておくべき規則です。

社用車の車両管理規則を作成しておくべき理由として、法律上必要とされている知識や技能の指導をおこなっている証明や事故発生リスクを減らすことがあります。

車両管理規則を作成する場合には下記のポイントを抑えておきましょう。
 
<車両管理規則のポイント>

  • 車両管理する部署の明記
  • 車両の管理方法
  • 運転者の資格を記載
  • 運転時や運転可否判断の注意点
  • 運転禁止の条件
  • 車両の整備について
  • 事故発生時の現場での対応方法や会社への連絡

 
この他にマイカーを利用する場合には利用条件や自動車保険への加入、通勤手当なども盛り込んでおきましょう。
 
 

管理部の設定

上記のポイントでは、車両管理部門を設定しておくことを挙げましたが、管理部門を明確にすることはメリットがあります。

従業員がどこまでおこなうべきなのかを判断しやすくなり、管理がずさんになることが少なくなります。

管理部門がおこなうこととして、下記のような点があります。
 
<管理部門がおこなうとよい内容>

  • 安全運転管理者、運転者の選定や資格ルールの設定
  • 車両管理台帳の作成や管理
  • 車両使用許可や鍵等の管理
  • 整備や車検、日常点検
  • 自動車保険の管理や手続き
  • 事故発生時の対応

 
保険や車検整備などと日常点検や鍵の保管は別々の部署に設定しても構いません。すべてひとつの部署でなく、対応しやすい部署にわけましょう。
 
 

▪社用車管理業務の効率化

社用車管理の業務は安全管理や車両管理のためにおこないます。

しかしできるだけ多くの情報を管理しておくことで、社用車管理の業務効率化につながります。例として下記の内容があります。
 
<社用車管理の主な内容>

  • 車両情報
  • ドライバー情報
  • メンテナンス情報
  • 保険情報
  • 走行履歴・燃料
  • 車両日報
  • 位置情報把握

 
走行履歴や燃費などはチェックすることで、より良いルートを見つけて燃費の節約などにもつながります。

位置情報などは、従業員が寄り道をしていないか、あるいは継続して長時間運転していないかなどの勤務状況確認に役立ちます。

しかしこれだけの情報を管理することになると、書面記入の方法だと、車両使用者・管理部門ともに負担が大きくなってしまうのも実情です。
 
 

システムやアプリで業務を効率化

システムやアプリで車両管理業務を効率化することが可能です。

車両管理システムとは、車両に端末を取り付けるなどしてインターネットを利用し、自動的に必要な情報がシステムに送られて記録されるものです。

システムの種類にもよりますが、工事が不要でスマートフォンのみで利用できるタイプもあります。

自動的に記録されるシステムであれば、車両使用者が書類に記入し、さらに管理部門がパソコンに入力する手間が省けます。

手書きと比較すると誤記載や誤入力なども防げるため、情報精度が高まるうえ、人件費が節約可能であることも大きなメリットです。
 
 

▪まとめ

一定台数以上を保有している企業であれば、法律により安全運転管理者を設定して記録や安全運転指導などをおこなわなければいけません。

万が一、運転している従業員の車両で事故が発生した場合には、雇っている企業側にも運行供用者や使用者責任などにより、責任や損害賠償が発生します。

保有車両を管理することは事故時の損害リスク回避だけでなく業務効率の改善にもつながります。

車両管理は部署を明確にしてできるだけ多くの情報を管理することが重要です。

複数情報を管理することは負担も大きいですが、システムやアプリの利用で軽減できます。
 
 

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