運転日報の義務と罰則|法律上の管理・保存期間や記載項目について解説

運転業務の日報自動化

運転日報はお客さまからのお問い合わせが多く、関心の高い分野です。
義務づける2つの法律と対象の事業者、運転日報の構成要素と求められること、具体的な書き方、Cariotを活用したデジタル化など運転日報の導入について解説いたします。

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

業務における安全運転の実現を目的としている「運転日報」。業務で自動車を利用する多くの企業で、作成が義務付けられていることをご存知でしょうか?

今回は、運転日報作成の根拠となる2つの法律のほか、運転日報の保存期間・作成方法・記載項目、安全管理者制度などを解説。さらに、運転日報を電子化して、業務負担を軽減するクラウドサービス「Cariot」もご紹介します。

 

1.​運転日報の作成は法律で義務づけられている

運転日報は、運転業務に関する記録を残し、ドライバーの健康状態・車両の状態を確認して、安全運転を確保することを目的としています。
そんな運転日報の作成は、以下2つの法律によって義務づけられています。

  • 貨物自動車運送事業輸送安全規則
  • 道路交通法施行規則

1-1.貨物自動車運送事業輸送安全規則

貨物自動車運送事業輸送安全規則とは、国土交通大臣または地方運輸局長の許可を受けた「貨物自動車運送事業者」が守るべき規則です。
貨物自動車運送事業者とは、貨物を有償で自動車輸送する事業者(緑ナンバー車を使用する事業者)のことで、トラック運送業者などが該当します。
​​そして、貨物自動車運送事業輸送安全規則の1つ(第八条・乗務等の記録)において、運転日報の作成が義務付けられています。​​​
​​​
​​車両総重量7トン以上または最大積載量4トン以上の事業用トラックに対しては「タコグラフ(運行記録計)の設置」が義務付けられているため、取得情報を運転日報に転記しましょう。​

なお、貨物自動車運送業者において、運転日報の管理責任者とも言えるのが「運行管理者」です。

1-2.道路交通法施行規則

道路交通法施行規則は、警察庁所管の規則です。
そんな道路交通法施行規則の1つ(第九条の十八・安全運転管理者の業務)において、運転日報の作成が義務付けられています。

具体的には、貨物自動車運送事業者に該当しない事業者でも、「1つの拠点に5台以上の自動車を保有する事業者(※)」もしくは「乗車定員11人以上の自動車を、1台以上保有する事業者」に対しては、運転日報の作成が義務付けられます。

なお、道路交通法施行規則において、運転日報の管理責任者ともいえるのが「安全運転管理者」です。

※:自動二輪は0.5台として計算

 

2.​安全運転管理者制度とは

安全運転管理者制度は、道路交通法で定められている制度です。条件に当てはまる事業者が「安全運転管理者」を選任し、交通安全の遵守・事故防止に努めることを目的としています。

安全運転管理者は、運転日報の管理責任者でもあるので、忘れずに選任してください。

2-1.安全運転管理者等の選任

以下に該当する事業者は、安全運転管理者を選任しなければなりません。

  • 1つの拠点に5台以上の自動車を保有する事業者(50ccを超える自動二輪は0.5台として計算)
  • 乗車定員11人以上の自動車を、1台以上の保有する事業者

また、20台を超える自動車を保有する事業者は、20台ごとに1人の「副安全運転管理者」を選任します。安全運転管理者・副安全運転管理者の選任後は、公安委員会へ届け出てください。

なお、道路交通法(施行規則第9条の10)に定められた、安全運転管理者の業務内容は以下の9つです。

    • 運転者の状況把握
    • 運行計画の作成
    • 交代要員の配置
    • 異常気象時などの安全確認措置
    • 安全運転指示
    • 運転前後の酒気帯びの確認
    • 酒気帯び確認の記録と保存
    • 運転日誌(運転日報)の記録
    • 運転者への指導

「運転日誌(運転日報)の記録」は、安全運転管理者が記録を行うのではなく、「必要事項を運転者に記載させること」が、安全運転管理者の役目となります。

2-2.安全運転管理者制度による罰則

安全管理者制度は法律で定められているため、違反すると以下のような罰則があります。

  • 安全運転管理者等の未選任:50万円以下の罰金
  • 安全運転管理者等の未届け:5万円以下の罰金

仮に、安全管理責任者等が未選任あるいは未届けの状態で事故が発生した場合、企業として社会的信頼を大きく損なう恐れもあります。安全管理責任者等の選任・届出は、しっかりと行うようにしましょう。

 

3.​​​運転日報の保存期間

運転日報の保存期間は、貨物自動車運送事業輸送安全規則・道路交通法施行規則ともに「最低1年間」と定められています。

一方、労働基準法(第百九条・記録の保存)によれば「労働関係に関する重要書類は5年間保存しなければならない」と定められているため、可能であれば「5年間の運転日報の保存」が望ましいでしょう。

 

4.​運転日報の作成方法と記載項目

運転日報の作成に際しては、記入すべき用紙や決まった形式はありません。
ただし、記載すべき項目は定められているので、抜け漏れがないように記録してください。

なお、以下2つの企業ごとに、記載すべき項目が異なるため、自社の運転日報作成に必要な記載項目を知っておきましょう。

  • 一般貨物自動車運送事業の許可を受けている企業
  • それ以外で規定以上の社用車を保有する企業

4-1.一般貨物自動車運送事業の許可を受けている企業

一般貨物自動車運送事業の許可を受けている企業は、以下のような項目を運転日報に記載します。

<運転日報の記載項目>

  • 運転者の名前
  • 自動車登録番号
  • 発車・到着地点と日時
  • 主な経過地・運転距離
  • 業務上の交替地点
  • 休憩/睡眠の地点・休憩時間
  • 貨物の積載、集荷などの状況(車両総重量8t以上、最大積載量5t以上の事業用自動車に乗務した場合)
  • 事故や著しい遅延などが起きた場合の内容・原因
  • 経路等の運行指示の内容 など

​​​すでにご紹介したように、車両総重量7トン以上または最大積載量4トン以上の事業用トラック(緑ナンバーのトラック)については、タコグラフ(運行記録計)での情報取得が必要です。​​
​​​​​
​​一般貨物自動車運送事業の許可を受けている企業は​、記載すべき項目が非常に多いため、ドライバー・事務員にとってどれぐらいの業務負担になっているか(作成・回収・集計にどれくらいの時間がかかるか)を、企業側が把握しておくことが望ましいでしょう。

4-2.それ以外で規定以上の社用車を保有する企業

一般貨物自動車運送事業の許可は受けていないものの、「1つの拠点に5台以上の自動車を保有する」などに該当する事業者は、以下のような項目を運転日報に記載する必要があります。

<運転日報の記載項目>

  • 運転者の名前
  • 走行開始の日時
  • 走行終了の日時
  • 運転距離
  • 自動車運転の状況を把握するため必要な、その他の事項

一般貨物自動車運送事業の許可を受けている企業よりも、記載項目は少ないものの、人の手で作成している以上、ミス・抜け漏れなど、ヒューマンエラーのリスクは常にあります。

 

5.​​運転日報は電子データでも有効

運転日報の作成・回収・集計は、多くの場合、人の手によって実施されてきました。しかし、運転日報を手書きで作成するのは大変ですし、紙媒体の運転日報には保管・管理の労力やコストもかかります。

その問題を解決してくれるのが「運転日報の電子データ化」です。

運転日報を電子データで作成・管理することは法律でも認められており、電子化によって、以下のようなメリットが享受できます。

  • 保管スペースが不要になる
  • 用紙・ファイルなどのコストが削減できる
  • 過去のデータが簡単に検索・閲覧できる

5-1.システムやアプリの導入で簡単に電子データ化が可能

運転日報の電子データ化は、システムやアプリの導入によって、簡単に実現することができます。

運転日報の作成・管理に特化したシステムやアプリもありますが、それよりも、複数の機能によって業務効率化を実現する「動態管理システム」を導入すると便利です。
動態管理システムは、アプリや社用車に搭載した車載デバイスと連動して、運転日報が自動作成できます。

5-2.運転日報作成にシステムやアプリを導入するメリット

システムやアプリを導入して、運転日報を作成するメリットは以下の通りです。

  • 運転日報を作成するドライバーの業務負担が減らせる
  • 運転日報の回収・集計をおこなう管理者の業務負担が減らせる
  • 入力・集計のミスが削減できる
  • 位置情報が正確に記録・把握できる
  • 運転日報作成以外に、業務に役立つ機能が搭載されているシステムもある

5-3.運転日報を電子化するなら「Cariot」がおすすめ!

「Cariot」は、ブランドイメージ調査において4部門でトップを獲得した、車両動態管理システムです(※)。
Cariotは「日時、車両名、走行距離、運転者、訪問件数、滞在時間」などの各記録データを元に、電子化された運転日報が自動作成できます。

さらに特筆すべきは、2022年8月より利用可能となった新機能「運転報告」です。
運転報告機能を使えば、Cariotモバイルアプリ経由で、より詳細な運転記録が残せます。例えば、給油量・ガソリン代・メンテナンス、訪問先で回収した荷物の内容や量などの記録です。また、訪問先での活動や給油のレシートなどの画像も添付して残すことができます。

​​このようにCariotでは、運転日報の必要項目に加え、様々な業務活動データに至るまで、電子データで一元管理できるのです。​​​
​​​​​
​​​なお、​​Cariotはタコグラフ(運行記録計)ではないため、一般貨物自動車運送事業の許可を受けている企業は、両者を併用する必要があります。Cariotは「安全運転の強化、車両のリアルタイム把握や予約・運行管理」など、タコグラフにはない機能をカバーすることが可能です。
​​​​​
​​無料トライアルも用意されているため、使い勝手を確認することをおすすめします。​​​

公式サイト:https://www.cariot.jp/
Cariotモバイルアプリ:https://www.cariot.jp/price/mobile/

※2020年7月期ブランドのイメージ調査において 『業務効率化に効果的な動態管理システム』『サポート満足度が高い動態管理システム』『使いやすさ満足度動態管理システム』『経営者が選ぶ動態管理システム』の4部門を獲得。日本マーケティングリサーチ機構調査

 

6.​まとめ

運転日報の作成は、業務で自動車を使用する多くの事業者に義務付けられています。
​​​​​
運転日報を記録していない、あるいは、運転日報の管理責任者である安全運転管理者制度を選任していない場合などは、法的に罰せられる恐れがあるためご注意ください。

なお、運転日報は現在、システムやアプリの導入で自動作成すること​できます​。​一般貨物自動車運送業(車両総重量7トン以上または最大積載量4トン以上の事業用トラック)ではタコグラフの設置が必須ですが、タコグラフと運転日報アプリの併用で、さらなる​業務負担​・コストの削減​、ヒューマンエラー​の​防止​などが目指せ​ます。

特に、Cariotのように「詳細な運転報告が可能なシステム」なら、紙の日報を無くす「完全ペーパーレス化」も夢ではありません。ぜひ、運転日報の作成が可能なシステム・アプリを上手に活用して、業務効率化やコスト削減を実現してください。

※本記事の情報、及び画像は、記事作成時点(2022年12月)のものです。詳しくは最新の情報をご確認ください。

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