はじめよう!車両管理 第1回 ~車両管理とは?何をすればいいの?その疑問を解決します~

2020.01.28管理者必読の法律情報 , 車両管理ニュース , Cariot機能紹介
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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

「車両管理」という言葉はよく聞くものの、どこから手をつければよいか分からない、作業に手間と時間がかかりすぎて手に負えない…そのような悩みを聞くことがあります。
今回は、「車両管理とはなにか?、どのようにすればよいか?」についてまとめました。

【目次】
1.車両管理ってなにをすればいいの?
  1-1.「車両管理」の目的は「リスク回避」と「コスト管理」
  1-2.「車両管理」の第一歩は「項目の洗い出し」
2.「安全運転管理者」の役割
  2-1.法律で定められている「安全運転管理者」の業務内容
  2-2.選任者が決定!しかし、届出をしないと罰則も
3.あなたの会社の車両管理度合いをチェック!
  3-1.車両管理をスムーズに行うためのチェックポイント
  3-2.デアナログ管理をデジタル化するメリット

1.車両管理ってなにをすればいいの?

1-1.「車両管理」の目的は「リスク回避」と「コスト管理」

これから「車両管理」を始めようとするときに、最初に壁になるのは「何をすればよいか見当がつかない」ということではないでしょうか。
「車両管理」には、大きく分けて二つの目的があります。 一つ目は「リスク回避」、二つ目は「コスト管理」です。 どちらも企業の業績に直結する大切な項目ですが、具体的なイメージが浮かばないこともあるかもしれません。
次項で、具体的な内容について解説します。

<「リスク回避」について>

業務で車両を使用する企業は、従業員の安全確保を考える必要があります。しかし、車は移動するための手段である以上、ひとたびドライバーが運転を開始すれば、常に状況を確認・把握できるとは限りません。
また、ドライバーの安全管理だけでなく、事故を起こさないよう車両の点検・整備を行うことも「リスク回避」の重要項目です。
定期的にルールを確認・徹底し、車両の整備・点検を行うことで、人と車両、双方の安全を守ることにつながります。
管理者の目の届かない場所で事故が起こることも想定される中で、日常業務に関するルールだけでなく、もしものときのルールや対応策を決め、それを徹底する必要があります。

<「コスト管理」について>

コスト管理の中には、「社内資産の管理」の項目があります。車両を利用する業務を行う企業にとって、人材・車両は大切な資産です。
例えば、ドライバーが事故を起こすと企業の責任が問われます。場合によっては多額の賠償金や保険金が必要になることもありますし、企業イメージの低下は避けられません。
「コスト管理」という観点でも、ドライバーが事故を起こさない仕組みをつくり徹底すること、そして何かトラブルが起きても、それらを最小限に留めるための施策が必要になってきます。
さらに、急発進・急加速・急ブレーキ・アイドリングなど、より多くのガソリンを使う運転ではなく、時間とスケジュールに余裕を持たせた運行でエコドライブを心がけることで、事故の予防だけでなく燃料費の削減につなげる効果も期待できます。

1-2.「車両管理」の第一歩は「項目の洗い出し」

ひとくちに「車両管理」といっても、保有台数・業務形態などに応じて管理すべき項目は変わってきます。 まずは、管理すべき情報を整理し、自社の実情に合わせた項目を洗い出してみましょう。

車両管理を行う際は、誰がどの業務を行うか、どの部分の管理をどの部署が行うかを決め、それぞれの業務内容を明確にしておくことで運用上の混乱を防げます。「あらかじめ決めておく」ことが、スムーズな運用を実現する第一歩です。
まずは、下記の点について自社の状況を確認し、管理できる体制を整えましょう。

1.自動車の管理
・車両の保管場所と管理方法
・車両の維持管理
・燃料、消耗品などの管理

2.ドライバーの管理
・安全運転教育(危険運転、飲酒運転の防止)
・ドライバーの勤務時間など時間の管理
・ドライバーの行き先、使用目的の把握
・ドライバーの健康管理

3.運行管理
・車両使用台帳:車両の運行実態の把握
・運転日誌への記録:ドライバーの運転時間の把握と記録
・車両管理台帳への記録:車両の定期点検記録の管理
・車両の配置、稼働台数の適正化
・事故、災害時の対応マニュアル整備

2.安全運転管理者の役割

2-1.法律で定められている「安全運転管理者」の業務内容

一定数以上の車両を使用する事業所には、「安全運転管理者」の選任義務が生じます。
「安全運転管理者」は、どのようなことを行うのでしょうか。 その業務は、「内閣府令で定める安全運転管理者の業務」として、道路交通法施行規則第9条の10で7項目が定められています。

1.運転者の適正等の把握
2.運行計画の作成
3.交代運転者の配置
4.異常気象時等の措置
5.点呼と日常点検
6.運転日誌の備え付け
7.安全運転指導

事業規模によっては、安全運転管理者の下に副安全運転管理者を置く必要があります。


画像:徳島県警察HPより

安全運転管理者は、運行計画や運転日誌を作成し、運転者に対して安全運転の指導を行う人です。安全運転管理者が行う「安全な運転に必要な業務」は、単に車だけを管理するわけではなく、人・天候・災害時に応じて必要な措置などを含んだ広範囲に注意を払わなければなりません。
また、安全運転管理業務は、法律で決められた規定のみを守ればよいというものではなく、それらは業務を行うために必要な最小限の範囲であることを念頭におき、自社の環境に合わせてドライバー管理を行う必要があります。

2-2.選任者が決定!しかし、届出をしないと罰則も

車両台数が5台以上、定員11名以上の車両を保有する企業は安全運転管理者を、20台以上の車両を保有している企業は、安全運転管理者に加えて、車両20台ごとに1名の副安全運転管理者を選ぶ必要があります。40台の車両を保有している場合は、副安全運転管理者を2名選任します。 いずれの場合も、選任から15日以内に各都道府県公安委員会に届出をする必要があります。
安全運転管理者には資格要件がありますので、選任の際は、対象者が資格要件を満たしているかしっかりと確認してください。

<安全運転管理者>
・自動車5台以上、または定員11人以上の自動車は1台以上の事業所につき1名を選任
・年齢は20歳以上、副安全運転者を選任しなければならないときは30歳以上

<副安全運転管理者>
・自動車20台以上を使用する事業所で、20台ごとに1人を追加選任が必要
・年齢は20歳以上

安全運転管理者の退職や異動、選任基準や資格の要件を満たさなくなることもあるかもしれません。その際も、選任時と同様、15日以内に公安委員会に対して解任の届出をしなければなりません。
選任時・解任時の届出をせず違反した場合は、5万円の罰金が科されます。届出を忘れないよう注意が必要です。

この他にも、大切なポイントがあります。安全運転管理者は、年1回の講習を受けなければなりません。通知は公安委員会から送られてきますので、お手元に届いた場合は、必ず受講してください。


画像:徳島県警察HPより

3.あなたの会社の車両管理度合いをチェック

3-1.車両管理をスムーズに行うためのチェックポイント

会社の資産である人材と車両を適切に管理するためには、さまざまな項目を正確に記録することが重要です。
管理業務を始める際、それを行うことで何を達成したいか?どの部分に時間がかかるのか?といった目的と問題点を明確にすることで、何をするべきかが分かってきますし、対応が必要な項目や中身が変わってきます。

まずは、下記のチェックリストを参考に、自社で対応が必要なポイントを洗い出してみてください。

1.見える化
ドライバーの連続稼働時間が気になる
ドライバーの待機時間・アイドリング時間が知りたい
ドライバーの走行ルートが知りたい

2.コンプライアンス強化
乗務日報・運転日報を一元管理したい
車両の整備点検記録を一元管理したい
ドライバーの免許を一元管理したい

3.安全性向上
安全運転指導は月1回以上実施していない
事故・違反・クレームの発生頻度は月1回以上
事故に至らない危険運転の回数を把握したい

4.コスト削減
車両の稼働率が気になる
保有車両のリース・購入情報・保険情報を一元管理したい
車両の保管場所を一元管理したい

5.業務効率化
車両に関する報告書の作成に月間1人日以上を要している
乗務日報の集計業務が自動化できていない
免許の更新、保険の更新確認を自動化・一元化したい

(チェック項目:Cariotブログ「もう一度見直そう!あなたの車両管理度合いをチェック」より引用。)

これらを継続して記録しチェックするためには、そのための人員と業務を遂行するための時間が必要になります。

車両管理をアナログで行う場合、ドライバーが運転の記録を紙に都度書き込み、管理部門が書類を回収し手動で集計していく…という煩雑な業務に忙殺されてしまいます。その結果、車両管理自体が後手に回ってしまう企業が少なくありません。
そのような事態を回避するためには、自動化できる部分は自動化をすることで業務の効率化・作業負担の軽減を同時に実現できます。

3-2.アナログ管理をデジタル化するメリット

「車両管理」の業務範囲は、幅広い内容を含んでいます。
それらを項目別に紙で管理・保管するのは手間がかかり、担当者にとってはそれら一つ一つに目を通していくのはとても大変な作業です。
この「業務の煩雑さ」を軽減するための方法として有効なものが「デジタル化」です。
例えば、乗車前点検や勤務記録、走行距離など、これまで手書きで対応していた部分をスマートフォンやタブレットを活用して簡素化し、そこに車両の位置情報が分かるシステムを組み合わせます。そうすることで、これまで見えなかった部分が「見える化」され、管理者はリアルタイムで更新されるドライバーの正確な情報を確認できるようになります。
このように、各データを自動で取得できる仕組みがあれば、アナログ管理の中で発生する煩雑な作業をしなくても、正確な情報をもとにした分析も可能になります。

また、あらかじめ車両本体の情報(自動車登録番号や初度登録年月、メーカー、型式、車台番号等)といった必要なデータを登録しておき、その後はドライバーごとに自動でデータを取得・まとめてくれるのもデジタル化のメリットです。
車の情報を設定しておくことで、車検や整備の時期、保険の更新時期、ドライバーの運転免許証の更新時期などを「見える化」することで、「うっかり」違反をする回数を減らすことにも役立ちます。

Cariotでは、今どきの車両管理システムが分かる資料をご用意しています。ぜひご覧ください。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります。
ご意見・ご質問・ご感想・ご要望などがございましたら、下記フォームよりお気軽にお問い合わせください!

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