こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。

物価高騰が続く中、企業にはこれまで以上に効率的なコスト管理が求められています。

日本銀行調査統計局が2026年7月10日に公表した「企業物価指数（2026年6月速報）」では、国内企業物価指数が前年比7.1％上昇しているとされました。

こうした状況で総務ができるコスト削減は、備品費や印刷費、通信費、光熱費、車両関連費などを見直し、会社全体の無駄な支出を減らすことです。

ただし、費用を削ることだけを優先すると、従業員の負担が増えたり、業務品質が低下したりする可能性があります。
コスト削減を成功させるには、支出額や契約内容を整理したうえで、業務にかかる手間も含めて見直すことが大切です。

本記事では、総務が見直しやすいコスト削減項目や注意点、継続的な削減を成功させるポイントを解説します。

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1.物価高騰で総務のコスト削減は急務になっている！

物価高騰の影響で、紙、備品、燃料、電気代、郵送費、車両維持費など、総務が関わる費用は上がりやすくなっています。

内閣府の分析によると、トラック運転手の残業規制の影響で、84％の中小企業が事業に悪影響が出ると回答しています（「2024年問題」による物流費上昇の背景と物価に与える影響について）。
さらに、9割が物流費の上昇を挙げています。少しずつ値上がりする費用でも、毎月発生する支出であれば、年間では無視できない負担になります。

総務のコスト削減では、単に使う量を減らすのではなく、「どこに費用がかかっているのか」「どの業務に手間がかかっているのか」を確認することが大切です。
紙やExcelで管理している業務を見直し、支出と作業の両方を減らせる仕組みに変えることで、無理のある節約ではなく、続けやすいコスト削減につながります。

2.総務で見直しやすいコスト削減項目

総務のコスト削減では、金額が大きい費用だけでなく、毎月続く支払い、紙やExcelで手間がかかっている業務、契約内容が古いまま残っている費用を見直すことが大切です。
特に、備品や印刷、通信、光熱費、車両関連費などは、会社全体で発生しやすく、総務が改善に関わりやすい項目です。

総務で見直しやすいコスト削減項目として、以下が挙げられます。

ここからは、それぞれの費用について詳しく見ていきましょう。

事務用品費用

事務用品は、部署ごとに自由に買っていると、同じ備品を何度も買ったり、使わない在庫が増えたりしやすい費用です。

総務省の情報通信白書によると、業務改善を目的にICTを活用した企業の約半数が社内業務のペーパーレス化を重要な取り組みとして挙げています。

コピー用紙、封筒、トナー、ラベル、クリアファイル、文具などは、購入先や品番を総務でまとめるだけでも無駄を減らしやすくなります。
大切なのは、安いものを探すだけでなく、「何を」「どれだけ」「どの部署が」持つのかを決めることです。
発注担当者、購入ルール、在庫置き場を決めておけば、余分な発注や重複購入も防ぎやすくなるでしょう。

印刷費

印刷費は、紙代やトナー代だけでなく、印刷した資料を配る手間、回収する手間、保管する場所、あとで探す時間まで含めて考える必要があります。
会議資料、申請書、日報、点検表などを紙のまま運用していると、印刷するたびに費用と作業が発生します。

まずは、紙で残すべき書類と、データで管理できる書類を分けましょう。
社内申請、報告書、運転日報、点検記録などをデジタル化すれば、印刷枚数を減らせるだけでなく、確認や検索の時間も短くしやすくなります。

通信費

通信費は、毎月発生する固定費でありながら、契約内容を見直さないまま放置されやすい項目です。
固定電話、社用携帯、データSIM、光回線、モバイルルーター、FAX回線、クラウドPBXなどを一覧にすると、使っていない回線や重複契約が見つかる場合があります。

総務では、回線名、用途、契約先、月額費用、端末費、オプション、実際の利用量を整理しましょう。不要なオプションを外し、利用量に合うプランへ変えるだけでも、毎月の固定費を下げやすくなります。

光熱費

光熱費は、使い方と契約内容の両方から見直せます。
まずは、次のような基本的な運用を徹底することで、無理なく削減につなげられます。

ただし、むやみな節電で従業員の働きやすさを下げることだけは避けるべきです。
総務は、節電ルールを押し付けるだけでなく、電力会社、契約容量、料金プラン、電気とガスの契約内容も確認し、会社の使い方に合う契約へ見直すことが重要です。

交通費・出張費

交通費・出張費は、移動にかかる費用だけでなく、移動時間のロスも含めて見直しましょう。
すべての出張を減らすのではなく、オンライン会議で足りる打ち合わせと、現地訪問が必要な業務を分けることが大切です。
出張が必要な場合は、申請の承認基準、宿泊費の上限、予約ルート、早期予約のルール、一括請求の方法を整えると、費用のばらつきや精算作業を減らせます。

郵送・配送費

郵送・配送費は、1件あたりの金額が小さく見えがちです。
しかし、件数が多い会社ではかなり大きな負担になります。

契約書、請求書、社内通知、申請書、販促物などは、郵送が必要なものとデータで送れるものに分けましょう。
社内承認や請求関連のやり取りをデジタル化できれば、郵便代だけでなく、印刷、封入、発送、到着確認、再送の手間も減らせます。

荷物の配送は、発送頻度をまとめる、梱包サイズを見直す、郵便と宅配便を使い分けるといった方法で無駄を抑えやすくなります。

リース契約費

リース契約は、コピー機、複合機、社用車、空調設備などで発生しやすい固定費です。
契約後に利用状況が変わっても、更新時まで見直されないまま残ることがあります。
総務では、台数、利用頻度、月額費用、保守内容、契約期間、更新時期を一覧にしましょう。

あまり使っていない機器や車両がある場合は、更新時に台数を減らす、契約内容を変える、購入やレンタルと比較するといった判断が必要です。
特に社用車は、実際の稼働状況を見ないまま契約を続けると、使われていない車両の固定費を払い続けることになります。

損害保険料

損害保険料を見直す際は、保険料の安さだけでなく、補償内容が現在の事業状況に合っているかを確認することが大切です。火災保険、賠償責任保険、自動車保険などを一覧にし、補償の重複や不要な特約がないかを確認しましょう。

事業内容や保有資産、車両台数が変わっている場合は、契約内容も現在の状況に合わせて見直す必要があります。
特に社用車を保有する企業では、事故歴や走行状況を把握することで、保険内容の見直しだけでなく、事故予防にもつなげやすくなります。

外部委託費

外部委託費は、「安い業者に替えればよい」という費用ではありません。
清掃、警備、法務、IT、車両関連業務などは、委託費の金額だけでなく、社内の作業時間をどれだけ減らせているか、品質を保てているか、契約範囲が今の業務量に合っているかを確認することが大切です。

総務では、社内で対応すべき業務と、外部に任せた方が全体の負担を減らせる業務を分けて考えましょう。無理に内製化すると現場の負担が増え、逆に惰性で外注を続けると不要な費用が残ります。

外部委託費は、費用、品質、社内工数の3つの観点から見直すことが重要です。

3.総務のコスト削減で注意したいポイント

総務のコスト削減では、金額だけを見て判断すると失敗しやすくなります。
たとえば、安いサービスに切り替えた結果、確認作業が増えたり、現場からの問い合わせが増えたりすると、総務や従業員の負担はかえって大きくなります。削るべきなのは、業務に必要な機能や安全性ではなく、無駄な支出と無駄な手間です。

特に注意したい削減は、次の表の通りです。

総務が目指すべきなのは、我慢を増やす削減ではなく、支出と業務負担を同時に軽くする削減です。

たとえば、紙やExcelを使った申請、報告、集計業務では、確認や転記に多くの時間がかかることがあります。こうした作業を見える化し、デジタル管理へ切り替えることで、必要な業務品質を保ちながら、無駄な確認作業や管理コストを減らしやすくなります。

4.総務のコスト削減を成功させる方法

総務のコスト削減は、金額が大きい費用や毎月の契約、手間のかかる業務から順に見直すことが大切です。
契約内容だけでなく、日々の申請や報告、確認、集計にかかる作業時間も合わせて確認すると、支出と業務負担を減らしやすくなります。

総務のコスト削減を成功させる方法は、次の通りです。

ここからは、それぞれの進め方を詳しく解説します。

支出額・契約状況から優先順位を決める

最初に確認すべきなのは、削りやすそうな費用ではなく、金額が大きく、毎月発生している費用です。
たとえば、通信費、光熱費、リース料、保険料、車両費などは、一度見直すと削減効果が続きやすい項目です。

複数の拠点や設備、社用車を保有している会社では、契約ごとの支出が積み重なり、気づかないうちに大きな固定費になっている場合があります。契約ごとに、支払額、契約先、契約期間、更新月、担当部署、実際の利用状況を一覧にしておくと、どこから見直すべきか判断しやすくなります。
特に更新前であれば、不要な台数を減らす、オプションを外す、別の契約と比較する、相見積もりを取るといった調整を考えてみましょう。

費用の種類を分類する

費用は、固定費と変動費に分けると見直しやすくなります。

固定費は、通信費、リース料、保険料、システム利用料、駐車場代のように、毎月ほぼ決まった金額がかかる費用です。変動費は、事務用品費、印刷費、交通費、燃料費、郵送費のように、使った分だけ増えやすい費用です。
固定費は契約内容の見直し、変動費は利用ルールや運用方法の見直しが効果につながりやすくなります。

こうして分けておくと、契約を変えた方がよい費用と、日々の使い方を変えた方がよい費用を、切り分けやすくなります。
システム導入や設備更新を検討する場合も、初期費用だけで判断せず、毎月の作業時間、確認作業、転記作業、問い合わせ対応、事故対応がどれだけ減るかまで確認しましょう。

契約内容を見直す

契約内容の見直しは、現場に無理な我慢をさせずに費用を下げやすい方法です。

通信回線、電気料金、複合機、リース車両、保険、外部委託、システム利用料などは、契約した当時のまま残っていることがあります。総務では、契約の総額だけでなく、基本料金、オプション費、保守費、端末費、ID数、台数、更新条件まで確認しましょう。


たとえば、複合機や社用車などは、実際の利用状況に対して台数が多すぎないか、古い契約条件のまま更新していないか、保守内容が現在の運用に合っているかを確認する必要があります。部署ごとに別々の業者へ発注している場合は、購入先や契約先をまとめるだけでも、単価交渉や条件改善がしやすくなります。

現場の協力を得る

総務だけでルールを変えても、現場が納得していなければコスト削減は続きません。

理由を伝えずに「紙を減らしてください」「出張を減らしてください」「車両利用を控えてください」と伝えるだけでは、現場は負担を押しつけられたと感じやすくなります。削減の目的は、利益を守るため、作業を楽にするため、安全管理を強めるためなど、現場にも共感される言葉で伝えることが大切です。
コピー枚数、備品購入額、通信費、車両稼働率、走行距離、事故件数、問い合わせ件数などを見える化すると、どこに無駄があるか現場も理解しやすくなります。

5.総務のコスト削減では車両管理の見直しも重要

社用車や業務用車両を保有する企業では、車両そのものにかかる費用だけでなく、管理業務にも多くの手間がかかります。

燃料費、保険料、点検費、車検費、駐車場代、修理費などの支出に加え、運転日報の回収、アルコールチェック記録の確認、車両台帳の更新、点検状況の把握といった作業も必要です。紙やExcelで管理している場合、記入漏れの確認、提出の催促、転記、集計に時間がかかり、担当者の負担が増えやすくなります。

車両管理を見直すことで、稼働率の低い車両や無駄な走行、確認漏れ、手作業が多い業務を把握しやすくなり、車両関連費と管理工数の両方の削減につながります。
総務のコスト削減では、備品や通信費だけでなく、社用車の台数や管理・運用方法まで含めて確認することが重要です。

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6.総務の車両管理のコストを削減するならCariot（キャリオット）がおすすめ！

総務で社用車管理の手間やコストを減らしたい場合は、車両管理システムのCariot（キャリオット）が役立ちます。
Cariotは、運転日報の自動作成、アルコールチェック・点呼項目のデジタル管理、車両管理台帳の一元管理、位置情報の共有、危険運転の把握、レポート作成などをまとめて行えます。

たとえば、紙の運転日報やExcel管理では、回収、確認、転記、集計、提出漏れの催促に時間がかかりがちです。しかし、Cariotを活用すれば、運転日報、車両情報、走行データをまとめて確認しやすくなり、総務や車両管理担当者の作業負担を減らせます。

さらに、車両の稼働状況や走行距離を見える化できるため、あまり使われていない車両や無駄な走行も把握しやすくなります。
車両管理を効率化し、事故リスクを見直したい企業にとって、Cariotは車両管理のコスト削減を進めやすい仕組みです。

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7.総務のコスト削減を実現した事例

Cariotの導入事例をご紹介します。

約200台の営業車を管理していたコネクシオ株式会社様は、紙の報告書とExcel集計を見直し、車両管理の手間とコストを削減しました。

導入前は、ドライバーが乗車前点検や利用報告を手書きし、総務側では報告書の回収、催促、転記、集計に多くの時間がかかっていました。
しかし、Cariot導入後は、スマートフォンで乗車前点検を行い、走行データとあわせて報告書を自動で作成できるようになったため、紙の回収やExcel集計の負担が減りました。
さらに、車両の稼働状況を確認しやすくなったことで、利用率の低い車両を見つけ、再配置によって13台の車両削減にもつながっています。

総務のコスト削減では、単に支出を減らすだけでなく、車両の使われ方を見える化し、管理作業を減らしながら台数や運用を見直すことが大切です。

営業車の管理コストダウン導入事例【コネクシオ株式会社様】

8.総務のコスト削減なら車両管理をシステム化しよう！

総務のコスト削減では、事務用品費や印刷費、通信費、光熱費、リース料、保険料など、毎月発生する支出を幅広く見直すことが大切です。

ただし、単に費用を削るだけでは、現場の作業負担や業務品質の低下につながるおそれがあります。金額だけでなく、確認や集計、転記、問い合わせ対応などにかかる手間まで含めて見直し、支出と業務負担を同時に減らせる仕組みを整えることが重要です。

特に、社用車を保有する企業では、燃料費、保険料、駐車場代、点検費、車検費などの車両関連費に加えて、運転日報の回収やアルコールチェック記録の確認、車両台帳の更新といった管理業務も発生します。
こういった業務を紙やExcelによって運用し続けていると、記入漏れの確認や提出の催促、転記、集計に時間がかかり、総務や車両管理担当者の負担が増えやすくなります。

しかし、Cariotなら、運転日報、アルコールチェック・点呼、車両管理台帳、位置情報、走行データなどを一元管理することが可能です。
車両の稼働状況や走行距離を見える化できるので、前章でご紹介した事例のように、利用率の低い車両や無駄な走行を把握しやすくなり、管理工数の削減だけでなく、車両台数や燃料費、保険料などの見直しにもつなげられます。

総務のコスト削減を継続的に進めるなら、備品や契約内容の見直しとあわせて、車両管理のシステム化も検討してみてください。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります。

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