こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。

社用車や営業車を所有する企業に義務付けられている運転日報。
運転にまつわるさまざまな内容を記録することから、ミスなく正確な情報を記載し、保存することが重要です。
今回の記事では、運転日報の基礎知識や、より管理を効率的に行えるデジタル化のメリットを解説しています。
運転日報管理業務に携わる方、デジタル化を検討されている方に参考にしていただければ幸いです。

1.運転日報の基本知識

運転日報は、社用車や営業車両の運行記録を管理するための重要な書類です。
主に、ドライバーの勤務状況や車両の使用状況を記録し、安全運転の徹底や業務の効率化に役立ちます。
法的には、貨物自動車運送事業法や道路交通法に基づき、一定の条件を満たす事業者に対して作成が義務付けられています。

運転日報は、事故が発生した際の参考としても利用できるため、正確な記録が求められます。
また、日々の業務の中で継続的に記入されるため、作成しやすさも重要です。

運転日報の作成義務がある企業

運転日報の作成が義務付けられているのは、主に貨物自動車運送事業者や旅客自動車運送事業者です。
具体的には、トラックやバス、タクシーなどを運営する企業が該当します。
これらの事業者は、貨物自動車運送事業法や道路交通法に基づき、運転日報を作成し、一定期間保存することが義務付けられています。

また、貨物自動車運送事業者に該当しない事業者でも、「1つの拠点に5台以上の自動車を保有する事業者」もしくは「乗車定員11人以上の自動車を、1台以上保有する事業者」に対しては、運転日報の作成が義務付けられているので、安全運転の徹底や管理の観点からも、運転日報を作成する企業は増えています。

運転日報の記載内容（緑ナンバー）

緑ナンバーの車両（営業用車両）の運転日報には、次のような項目が記載されます。
日付、運転者名、出発地・目的地、走行距離、荷物の種類や重量、燃料の消費量などです。
また、運転中のトラブルや事故が発生した場合は、その詳細も記録します。
これらの情報は、車両の使用状況を把握するだけでなく、安全運転の徹底やコスト管理にも役立ちます。

運転日報の記載内容（白ナンバー）

白ナンバーの車両（自家用車）の運転日報には、主に日付、運転者名、出発地・目的地、走行距離、使用目的などが必要とされます。
緑ナンバーと比較すると、荷物の種類や重量といった項目は省略されることが一般的です。
しかし、社用車として使用する以上、安全運転の記録や車両のメンテナンス記録としての役割は同じです。
特に、社内での車両管理が厳しい企業では、詳細な記録が求められることもあります。

運転日報の保存期間

運転日報の保存期間は、法的に定められています。
貨物自動車運送事業法では、運転日報を最低1年間保存することが義務付けられています。
一方、労働基準法（第百九条・記録の保存）によれば「労働関係に関する重要書類は5年間保存しなければならない」と定められているため、可能であれば「5年間の運転日報の保存」が望ましいでしょう。

保存方法については、紙媒体での保管が一般的ですが、最近ではデジタルデータでの保存も増えています。

運転日報が活用されるシーン

運転日報は、主に以下のようなシーンで活用されます。
まず、事故が発生した際の参考資料として利用されます。
運転日報には、運転者の勤務状況や車両の使用状況が記録されているため、事故の原因究明や責任の所在を明らかにするために役立ちます。また、安全運転の徹底やドライバーの教育にも活用されます。
運転日報を定期的にチェックすることで、ドライバーの運転傾向や課題を把握し、適切な指導を行うことが可能です。

2.運転日報を手書きで作成する場合の問題点

手書きで運転日報を作成する場合、いくつかの問題点が生じます。

手作業による誤字や記入漏れ

手書きの運転日報では、誤字や記入漏れが発生しやすいという問題があります。
特に、運転日報は毎日記入する必要があるため、ドライバーにとっては負担が大きく、うっかりミスが起きやすくなります。
誤字や記入漏れがあると、正確な記録が残らないだけでなく、事故が発生した際の証拠としての信頼性も低下してしまいます。
そのため、正確性を保つためには、定期的なチェックや指導が必要となります。

集計・管理に手間がかかる

手書きの運転日報は、集計や管理に手間がかかることも大きなデメリットです。
特に、車両やドライバーの数が多い場合、記入された内容を一つ一つ確認し、データとしてまとめる作業は非常に時間がかかります。
また、手作業での集計はミスが発生しやすく、正確性に欠けることもあります。
さらに、記録を保管するためのスペースも必要となるため、事務作業の効率が低下する原因ともなります。

データとして使いづらい

手書きの運転日報は、データとしての活用が難しいという問題があります。
手書きのため、デジタルデータと比べて検索性が低く、必要な情報をすぐに見つけることができません。また、手書きの記録をデジタルデータに変換するにも手間がかかります。
さらに、データとしての分析がしづらいため、運転日報を活用した業務改善や効率化が難しいというデメリットもあります。

3.運転日報をデジタル化するメリット

運転日報をデジタル化することで、多くのメリットが得られます。

手書きによる時間と労力を削減できる

運転日報をデジタル化することで、手書きによる時間と労力を大幅に削減できます。
デジタル化により、記入や集計が自動化できれば、ドライバーや管理者の負担が軽減されます。また、ドライバーによる手入力が不要なものを使用すれば、正確な記録を残すことが可能です。さらに、デジタルデータとして記録されるため、データの管理や共有が容易になり、業務全体の効率化が図れます。

回収、集計作業の手間が削減される

デジタル化された運転日報は、回収、集計作業の手間が削減されるという大きなメリットがあります。
複数の拠点にドライバーが在籍している場合でも、回収作業が不要になるでしょう。また、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、リモートワークや外出先での業務にも対応できます。
これにより、緊急時にも迅速な対応が可能となります。

情報の正確性があがる

デジタル化された運転日報は、情報の正確性が向上します。
手書きの場合、誤字や記入漏れが発生しやすいという問題がありますが、それも防ぐことができるでしょう。さらに、デジタルデータとして記録されるため、過去の記録を簡単に確認することができ、正確な記録を残すことが可能です。

データとして分析に活用可能

デジタル化された運転日報は、データとしての活用が容易です。
デジタルデータとして記録されるため、必要な情報をすぐに検索・抽出することができます。
また、データを分析することで、ドライバーの運転傾向や業務内容、車両の使用状況を把握し、業務改善に役立てることが可能です。さらに、データを活用したレポート作成や予算策定も容易になるため、経営戦略の一環としても活用することができるでしょう。

コスト削減につながる

運転日報をデジタル化することで、コスト削減が期待できます。
手書きの運転日報では、紙の記録を管理するためのスペースや印刷コストなどがかかってしまいますが、デジタルデータなら、そのコストも軽減されます。
これにより、経営資源を他の重要な業務に振り分けることが可能となります。

4.運転日報をデジタル化する方法

運転日報をデジタル化する方法はいくつかあります。
どの方法が適しているか検討して導入することをおすすめします。

Excel入力

Excelを利用した運転日報のデジタル化は、手軽に始められる方法の一つです。
Excelでは、表計算機能を利用して、日付や走行距離、運転者名などの項目を入力・管理することができます。また、計算式を設定することで、自動で合計や平均を算出することも可能です。さらに、Excelファイルをクラウド上に保存すれば、複数人での共有やリアルタイムでの編集が可能となります。
これにより、手書きの運転日報では難しかった効率的な管理が実現します。
ただし、車両やドライバーが多い企業においては、ファイルの更新や管理が大変になることも考えられるため、注意しなければなりません。

運転日報アプリ

運転日報専用のアプリを利用する方法もあります。
アプリを利用すれば、スマートフォンやタブレットから簡単に記録を残すことができ、提出もスムーズになるでしょう。アプリによっては、GPS機能を利用して自動で走行距離を記録するものや、写真を添付できるものもあります。また、クラウド上にデータを保存できるため、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。これにより、外出先での業務効率が向上します。

車両管理システム

運転日報作成機能を備えた車両管理システムを導入する方法もあります。
システムにより運転日報の作成や管理を自動化することができれば、ドライバーだけでなく管理者の業務も効率化が図れます。
システムによっては、車両の位置情報をリアルタイムで把握できるものや、メンテナンススケジュールを自動で管理・サポートする機能、データを集計・分析する機能を備えたものもあるので、効率化できる作業は多いでしょう。
また、データを一元管理できるため、複数拠点でも車両やドライバーの管理が容易になります。
これにより、運転日報の作成や管理にかかる手間を大幅に削減することが可能です。

5.運転日報をデジタル化する注意点

運転日報をデジタル化する際には、いくつかの注意点があります。
システムを導入する目的を明確にしてから、注意点も含めて検討しましょう。

活用するシステム選定の重要性

運転日報をデジタル化する際には、適切なシステムを選ぶことが重要です。
自社の業務フローやニーズに合ったシステムを選ばないと、かえって業務が複雑化する恐れがあります。シンプルで最低限の機能だけを備えたものが適しているのか、多機能で拡張性の高いものが必要なのか、または目的にあった機能を備えているのか、きちんと検討しましょう。

また、サポート体制が充実しているかどうかも重要なポイントです。
トラブルが発生した際に、迅速に相談できるかどうかも確認しておきましょう。

導入するためのコストが発生する

運転日報をデジタル化するには、初期費用やランニングコストがかかります。
システムによっては、高額なライセンス料やサポート料がかかることもあるため、内容と予算をしっかりと確認する必要があります。
また、従業員へのトレーニング費用やその期間も考慮しなければなりません。
しかし、長期的に見れば、デジタル化による業務効率の向上やコスト削減効果が期待できるでしょうから、投資対効果を十分に検討することが重要です。

従業員の理解を得る必要がある

運転日報のデジタル化を進める上で、従業員の理解を得ることは非常に重要です。
企業によっては、デジタル化に抵抗を感じる従業員も少なくないため、そのメリットをしっかりと説明し、理解を深めてもらう必要があります。具体的には、デジタル化による業務効率の向上やミスの削減、さらには従業員の負担軽減につながることを伝えることが大切です。
また、実際にシステムを導入する前に、デモンストレーションやトレーニングを行い、使いやすさを実感してもらうことも有効です。
従業員が積極的に活用できる環境を整えることで、スムーズなデジタル化が実現します。

6.運転日報の自動作成を導入する流れ

運転日報の自動作成を導入する流れは、おおまかに以下のとおりです。
必要な期間は、企業や導入規模によっても変わるので、あらかじめ確認しておきましょう。

1.車両管理システムを選ぶ

まず、自社の目的に合った車両管理システムを選びます。
システムによって機能や価格が異なるため、導入する目的、自社の業務フローや予算に合ったものを選ぶことが重要です。

2.契約する

次に、選定した車両管理システムの契約を行います。契約に際しては、初期費用やランニングコスト、サポート内容をしっかりと確認し、自社の予算や目的に合ったプランを選ぶ必要があります。
また、契約期間や解約料についても確認しておくことが重要です。契約が完了したら、システムの導入に向けた準備を進めます。従業員への説明資料も準備します。契約内容に問題がなければ、システムの本導入に進みます。

3.初期設定を行う

契約が完了したら、システムの初期設定を行います。
初期設定では、システムにもよりますが、車両情報やドライバー情報を登録し、運転日報の項目を設定することが考えられます。また、必要な機能や権限を設定し、従業員がスムーズに利用できる環境も整えましょう。
設定が完了したら、実際にシステムを動作させてみて、問題がないか確認します。問題がなければ、いよいよ本格的な運用をスタートさせます。
初期設定が完了したら、従業員への説明会やトレーニングを行い、スムーズな導入を目指します。

4.運用をスタートする

初期設定が完了したら、いよいよ運用をスタートさせます。
運用開始後は、定期的にシステムの動作状況を確認し、問題があればすぐに対応します。データを蓄積、分析したりして、業務効率化に着手しましょう。
また、従業員からのフィードバックを収集し、必要に応じてシステムの見直しや改善を行います。運用が安定してきたら、さらに業務効率を向上させるための機能追加やカスタマイズを検討することも効果的です。
定期的なメンテナンスやアップデートを行い、システムを常に最適な状態に保つことが重要です。

7.まとめ

運転日報のデジタル化は、業務効率の向上やコスト削減、情報の正確性向上など、多くのメリットをもたらします。
手書きによる手間やミスを削減し、リアルタイムでの情報共有を可能にすることで、より効率的な車両管理が実現します。また、デジタルデータとして記録されるため、データ分析や業務改善にも役立ちます。
デジタル化を成功させるためには、継続的な改善と従業員の協力が不可欠です。
適切なシステムを選び、従業員の理解を得ながら定着させ、スムーズなデジタル化を進めましょう。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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