【リサイクル事業のCariot活用事例】月末の集計時間が80%以上大幅削減した車両管理術

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

今回ご紹介するお客様は、リサイクル事業のD社です。

D社は地域の一般家庭用ゴミの回収と、回収したプラスチックの再資源化を行うリサイクル事業を行っています。日常業務のひとつに報告書の作成があり、行政の委託による回収を行う場合には報告書の提出が必要です。
その作成に、毎月末に3日以上もの集計時間を要しているのが課題でした。
毎日の収集結果は回収直後に内容をメモするようにしていますが、紙のフォーマットを持ち歩き記録して帰社後に一括して集計入力、というアナログ作業であったため、効率が悪く抜け漏れも発生していました。
そのような課題を抱えていた折に、同業者からCariotを紹介され、走行記録が自動で作成される点と、スマホから入力した内容が集計できるという話を聞きました。Cariotを使えばスマートフォンアプリで即時に回収拠点のメモ(異常なし、課題あり、課題あればその理由)を入力し、効率が大幅アップすると考え、スマートフォンアプリで検証を開始しました。今回は、回収事業者がスマートフォンアプリからリアルタイムで結果を記録し、報告書の作成時間を80%以上大幅削減された活用事例をご紹介します。

<事例概要>
業種: リサイクル事業
車両用途:トラック・回収車両
課題: 報告書の作成時の工数削減

 

1.Cariot導入の経緯
〜月末に報告書の作成業務から開放されたいと感じた〜

リサイクル事業のD社は、毎月末に報告書の作成で業務が逼迫するという課題を抱えていました。行政の委託による回収を実施した場合、実施内容を記録して報告する義務があり、回収の都度(リサイクル可・リサイクル不可・その理由)を回収拠点ごとに記録する運用を現場にも義務づけていました。
紙のフォーマットをクルマに設置して記載する運用でしたが、記載漏れや誤記、後から一気に埋めようとして忘れてしまうことがあり、月末の集計に3日以上かかりきりになる繁忙期が常態化していました。

月末に書類が山積みにイメージ:月末に書類が山積みに

2.Cariotに決めた理由
〜スマートフォンから即時に結果を報告できるのが決め手〜

Cariotは同業者からの紹介で知りました。走行記録が自動で作成される点と、スマホから入力した内容がレポートで自動集計できるという点に魅力を感じました。スマートフォンからコメントを書く負担はなるべく減らしたかったので選択リストを作って選択式にして、詳細を記載したい場合はフリー入力できるように設定できるか担当者に相談したところ、ちょうどその新機能(※)がリリースされるタイミングということを知り、せっかくの機会なので新しい運用にチャレンジしてみようと、新機能を試しながらの導入を決意しました。

※コメント拡張機能

<Cariot導入の決め手>

  • 走行記録が自動で作成される点
  • スマホから入力した内容がレポートで自動集計できる

3.導入時の課題と達成したいこと
〜報告書作成の工数削減、記入漏れの予防〜

D社が導入時に課題と感じていたことは以下の2点です。

<課題>

  • 月末の報告書作成に膨大な時間がかかっている
  • 日々の報告書に記入漏れ、ミスが発生している

D社の報告書作成は、まず各車両に配置している紙の報告書を月末に回収し、一気に入力して仕上げるという方法をとっていました。記入時の抜け漏れやミスはその都度担当者に確認をしますが、記憶を頼りに埋めることにも限界があります。また、毎日現場が正しく入力しているか?を確認する頻度がそもそも報告書を提出する直前のタイミングとなってしまうのも問題なので、空白があったらなるべく早く気がつけるような運用ができないかと考えました。

<実現したいこと>

  • 回収作業の結果をリアルタイムに確認したい
  • スマートフォンから回収直後に結果を入力したい

そこで、「回収作業の結果を毎日確認すること」と、そのために「スマートフォンから回収直後に結果を入力すること」が実現したい目標となりました。スマートフォンから結果を入力すると、Cariotのレポートに即時に反映されるので、報告書の作成担当者が毎日入力内容を確認することができます。スマートフォンからの入力に最初は現場から戸惑いの声があがりましたが、報告を記載する際の位置情報・走行履歴も取得できるので、記入が後回しになってもどの回収拠点の記録だったかを思い出す手がかりとなることが理解され、現場にも好評となりました。

作業結果のレポート作業結果のレポート

スマホからのコメント入力イメージスマホからのコメント入力イメージ

4.導入後の成果
〜報告書の作成時間が80%以上大幅削減した〜

以前は月末の3営業日をあてていた報告書作成が、常に80%以上が完成していて、提出直前に見直しとフォーマットの体裁を整えるだけの数時間の軽作業に大幅改善しました。集計作業が軽減されたことが大きく、紙で集めた報告書をエクセルに打ち込み直して作成していたデータが、いつでもCariotのレポートで出せるのがストレスフリーです。
レポートで空欄や記入漏れも発見できるので、その確認に要する時間も大幅に少なくなりました。毎日チェックできるので、現場でもスマートフォンから1日の振り返りがしやすくなったと好評です。
各種データの集計もすぐにできるようになりました。回収品目別の件数の集計など、以前は月末に集計しないとわからなかったデータがリアルタイムで把握できるようになり、多忙により今までできなかった中間報告や週単位での集計が実現する希望が見えてきました。

集計データはいつでもリアルタイムのものがダウンロードできます集計データはいつでもリアルタイムのものがダウンロードできます

5.今後の展望
〜レポートを集計にさらに活用していきたい〜

今後はCariotのレポート集計をさらに追求していこうと考えており、次に取り組む予定なのは、「回収拠点×品目×回収結果」の分析レポートの作成です。
回収後に洗浄や動作確認が必要な品物のほうがリサイクルコストがかかるので、その所要時間の見積や予測にあてたいと考え、状態の良いリサイクル品と品目、拠点に相関があるか?というデータを集めているところです。

「回収拠点×回収結果」 の分析レポートイメージ「回収拠点×回収結果」 の分析レポートイメージ

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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