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こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。

車両管理入門として「はじめよう！車両管理　第1回～車両管理とは？何をすればいいの？その疑問を解決します～」に続き、今回は「車両管理入門　第2回」として自動車本体の管理に関わる「車両管理台帳」についてお伝えします。

【目次】
1.そもそも「車両管理台帳」とは
　1-1.「車両管理台帳」はなぜ必要なの？
　1-2.「車両管理台帳」には何を書けばいいの？
2.「車両管理台帳」の作成方法
　2-1.アナログ管理のメリット・デメリット
　2-2.デジタル管理のメリット・デメリット

1.そもそも「車両管理台帳」とは

1-1.「車両管理台帳」はなぜ必要なの？

そもそも「車両管理台帳」はなぜ必要なのでしょうか。

まず車両管理台帳とは、会社が所有している社用車の登録番号や車検日、保険に関する情報を一元管理するものです。これらは、事故が起きた際のリスクを最低限に抑えたり、事故に備えたりするために必要となります。
万が一事故が起きた場合には、運転者だけではなく、車両を管理している企業にも管理責任が生じる可能性があります。

車両の管理台数やドライバーの人員が多い場合は、情報を集約するだけでも大変な作業になります。事故やトラブルが起きてから被るデメリットの大きさを考えると、日頃から車両情報を「車両管理台帳」に集約・整理をし、正確な情報を記録することでリスク管理を行っていきましょう。

1-2.「車両管理台帳」には何を書けばいいの？

企業によって必要となる記載事項が異なる部分もありますが、主に下記の内容を記入します。

＜車両管理表の必須項目＞

(1)車両を特定する項目

• 車両本体に関する項目：車名、車種、登録年度・登録番号、車体番号、定員など
• 購入・廃車に関する項目：購入した年月日、購入した場所、廃車年月日など

(2)車両の状況を把握する項目

• 車検・整備状況に関する項目：車検有効期限、定期点検の内容、整備工場名、整備状況
• 修理・事故に関する項目
• 使用・管理に関する項目

(3)車両の保険に関する項目

• 自賠責保険
• 任意保険

基本事項の他、必要に応じて走行距離、ガソリンの量、車両メンテナンスの内容を加えるなどして、より詳細な管理を行うこともできます。
また、自社で保有している車両の他に、リース車両がある場合、保有車・リース車に分けて管理することもできます。
いずれにしても、管理項目が多岐にわたります。まずは必要な項目を洗い出し、状況に合わせて必要な項目を追加しましょう。

車両管理台帳の保存期間が気になる方もいらっしゃるかもしれませんが、台帳の保存期間は法律で定められておらず、各企業の運用に任されています。
それでは、一般的にどのくらいの期間、保存すれば問題がないのでしょうか。
警察では、「安全運転管理者」と自動車運送事業者には必ず選任が求められる「運行管理者」は同一業務を行なうことから、運送事業輸送安全規則に従い保存期間は1年間と指導をしています。
車両管理にはドライバー管理も含まれるという点では、労働基準法の定めるところでは、労働関連の重要書類の保存期間は3年と定められています。
迷ったときは、念の為、車両を手放すときやリース期間が終了するまで保存する方がよさそうです。

2.「車両管理台帳」の作成方法

2-1.アナログ管理のメリット・デメリット

車両管理の作成は、法律で定められた書式はありませんので、各社が使いやすく管理しやすい形式のものを利用することになります。
一般的に普及しているツールで気軽に管理を始められるという点では、エクセルのテンプレートを使い管理をされている企業も多いようです。
日常的に使い慣れているツールで管理ができるという点では優れた手法ではありますが、「データ活用」の観点で考えるといくつかデメリットもあります。
車両管理全体の目的で考えると、車両管理台帳が持つ「車両自体の情報」はドライバーの「走行情報」などと連携させて、適正な車両利用がされているか？危険運転や事故の発生が特定のドライバーに偏っていないか？などの分析のために活用していくべきです。
しかし、「車両情報」「走行情報」を個別に管理している場合、複数の情報を分析するには時間も人手もかかってしまい、結局データを活用できずにいるというケースが少なくなりません。

2-2.デジタル管理のメリット・デメリット

車両情報をただ収集するだけで終わらせないためには、「車両管理」自体をデジタル化してしまうという選択肢があります。

デジタル化のメリットは、車両に関する情報を集約し一元管理ができるという点です。
情報の一元管理によって、車両の稼働状況やドライバーごとの運転傾向を可視化できるようになり、コスト削減や事故削減にもつながります。
また、あらかじめ登録された車検日やリースや保険期間に応じて、期限切れアラートを上げてくれるなどの設定で管理担当者の業務負担の軽減も期待できます。
デメリットとしては、新しいツールの導入のために、運用フローを整え、社内にツールの利用を浸透させるための取り組みが必要になるという点があります。
最近では、車両管理・車両管理台帳・動態管理にも対応するシステムも増えてきました。専用機器やシステムを導入しなくても、パソコンやスマートフォン・タブレットで管理・入力するケースも増えています。

業務内容に合わせて最適なツールを選び、活用してみてはいかがでしょうか。

 
 
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります。
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