現場の業務効率化と人手不足解消の第一歩。「動態管理」の基礎知識

2019.07.01車両管理ニュース
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こんにちは、Cariot(キャリオット)編集部です。

本日は「動態管理」について説明します。もう知っているよ、ウチはデジタル管理しているよ、と言う方は読み飛ばしていただいてかまいません。

本記事は、なかなか忙しくてデジタル化へ移行できていない方、動態管理は何となくは知っているが詳しいメリットまでは知らない方や、これから勉強する方へ向けたもので、動態管理の解説の初級編となります。

社用車や現場運転者の状態をリアルタイムで管理・記録できる「動態管理」。社用車や営業車を使用する企業様においては、すでにお馴染みの言葉かもしれません。この動態管理、現在の物流業界を取り巻く環境、今後の業務最適化を考えた場合の重要なキーワードとなるのです。

文中には分かりやすく物流業界の話を上げていますが、動態管理は人や物の運搬管理に関わる全ての業界に良い影響を与えるものです。物流業界でない方は、特にメリットの説明部分など主語を自分に置き換えて読んでみるとよりイメージが付きやすくなると思います。

【目次】
・車両やドライバーの状態を管理・記録する「動態管理」とは?
・物量の増加、ドライバー不足…。ますます高まる動態管理の必要性
・コスト削減、業務効率UP…。車両やドライバーの“見える化”によってもたらされるメリット
・適切な動態管理で物流業界のあらゆる業務を最適化

▪️車両やドライバーの状態を管理・記録する「動態管理」とは?

動態管理。文字通り読めば、物事の動きや変化していく状態を管理することであり、実際の業務としては、車両やドライバーなどの位置情報と状態を記録・管理することなどを指しています。
昨今のテクノロジーの進化やITサービスの発展にともない、アナログ管理が主流であった物流業界などにおいても、GPS機能などを使いPC上で車両状況を把握・管理するといった、動態管理のデジタル化が進んでいます。

以前、「名古屋 総務・人事・経理ワールド2019展示会レポート」のブログでもご紹介しましたように、来場企業様における「動態管理システム」の導入率は17%。デジタル管理への移行は今後さらに加速していくことが予想されます。

▪️物量の増加、ドライバー不足…。ますます高まる動態管理の必要性

動態管理システムの普及が進んでいく背景としては、“IT技術の進化”という面だけでなく、物流業界が抱える課題点もまた、大きく関係しています。

近年のEC市場規模拡大にともない、宅配物が増加傾向にあるのは周知の事実であるかと思います。下記宅急便取扱個数の推移のグラフの通り、2016年(平成28年)に約39.7億個であったトラックによる宅急便の取扱数は、翌2017年には42.1億個に。ここ数年、荷物の数は年1〜2億個のペースで増え続けているのです。

【宅急便取扱個数の推移】


※縦軸、数量の単位は百万個
※横軸は年度
出典:国土交通省「平成29年度 宅急便等取扱個数の調査」

 
一方、その荷物を配送する側のドライバーの状況はどうなっているのでしょうか?
実態としては、就業者数に大きな変動はないものの物量の増加に対応しきれず、“人手不足”が慢性化しています。
さらに、その人手不足を助長する物流業界ならではの要素として、ドライバーの高齢化があげられます。
国土交通省などの調査によると、運送業就業者は40~55歳の占める割合が高いことがわかりました。全産業における当該年代の比率は約34%のところ、運送業においては約44%となっており、今後高齢化が顕著となっていくことが懸念されています。
そんな中、これら課題の解決策として注目されているのがITの力を最大限活用して業務効率化する管理方法です。「動態管理」システムはまさにそれを実現するための最適なツールなのではないでしょうか。

 

▪️コスト削減、業務効率UP…。車両やドライバーの“見える化”によってもたらされるメリット

アナログからデジタルへ。動態管理システムを導入することにより多くのメリットが期待できますが、最も特徴的なのは車両やドライバー情報含む、輸送サービス全般の“見える化”がなされる点です。
誰がどの車両に乗車しているか、走行ルートや到着予想時刻、危険運転の有無など、従来であればドライバーへの都度確認が必要であったような内容までも、管理者はオフィスにいながらにしてリアルタイムで把握できるようになります。

それにより、運行管理者、ドライバー双方の業務において下記のような数々のメリットが生まれます。

◆企業・運行管理者のメリット◆

  • 管理業務の効率化
  • 人手不足解消
  • コスト削減、利益率UP
  • サービス品質向上

 
ひとえに車両管理といっても、運行管理者の担当業務は広範囲に渡ります。車両の契約や保険といった手続き関連から、日々の運行における車両やドライバーの走行状況把握や指示、荷主との連携まで…。
これらそれぞれの業務に必要な情報が紙ベースや手作業でなくデジタル化されれば、作業時間や工数は短縮され、スピードや正確さは向上します。また車両管理システムを利用すれば、各情報は担当者だけでなく関係者全員と位置情報の共有が行えるため、「いまどこにいるのか?」「どれくらい遅延しそうか」といった確認や連携の負担が軽減できます。

渋滞や通行止めなど想定外の道路状況もリアルタイムで把握できるようになるため、効率的な配送計画を立てやすく、生産性がUP。一人あたりの業務効率が上がることは、人手不足の解消へと繋がっていきます。
また、事故や災害といった有事の際においても、“見える化”された情報を元に適切な初動対応が可能に。
この“見える化”されたデータは、長期的に見てもさらなるメリットが期待できます。蓄積されたデータを元に業務改善に着手、慣例で行なっていたような業務や車両の稼働配分などについても客観的に見直すことで、無駄をなくし効率化を図ることができるようになります。

◆ドライバーのメリット◆

  • 報告業務自動化による生産性向上
  • 危険運転や事故のリスク低減
  • 配送や作業スケジュールの最適化

 
目的地までのルート、配送スケジュールなど、今までドライバーの経験に任せていたような業務についても、動態管理システムの導入により最適化が図れるようになります。新人ドライバーも最適な運行がしやすくなるので負担軽減となります。
また、位置情報をリアルタイムに関係者へ共有できることで、仮に配送が遅延したとしても連絡をスムーズに行うことができ、運送業務に専念できるなど落ち着いた業務の進行が可能です。
さらに、デジタル化によって走行データが可視化されることで、ドライバー自身の安全運転の意識が高まり、緊急時などには管理者側から即座に連絡が入ることで、事故のリスクが低減するでしょう。
加えてドライバーの業務の中で意外と時間を割いていた車両日報の作成や、管理者や荷主への状況連絡といった報告業務もほぼ自動化されることで、運転に集中でき業務効率がUPするといった嬉しいメリットも期待できます。

 

▪️適切な動態管理で物流業界のあらゆる業務を最適化

動態管理の初級編ということで、動態管理システムの導入、適切な管理によって生まれる多くのメリットをさまざまな角度からご紹介してきました。

動態管理というと従来は専用の車載端末などが主流となっていましたが、昨今のスマートフォン・タブレット端末の普及などにより、現在はより安価で手軽なタイプも導入することが可能となっています。動態管理システムは、業務の効率化や人手不足の解消…といった物流業界が直面する課題解決のために有効なアイテムとなります。適切な動態管理で、管理者、ドライバーだけでなく荷主の信頼や満足度の向上も実現させ、物流業界全体の業務最適化を目指していきたいですね。

最後までお読みいただきありがとうございます。
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