車両管理台帳のテンプレートと記入例|書式や保存期間を解説

2019.04.26車両管理ニュース
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【目次】
 
・車両管理台帳とは
・車両管理台帳の作り方と雛形
・車両管理台帳の保存期間

 

車両は会社の大切な財産のひとつですが、適切な管理はなされているでしょうか?

車両には事故をはじめとしたリスクがつきものであるため、保険の記録などを一元管理しておかないと、いざというときにスムーズな処理は望めません。

また、車検期限が車ごとに違っている場合では、気づかないうちに車検切れとなってしまうことも考えられます。

資産管理・リスク管理の徹底のために、知っておくべき車両管理台帳の知識を解説していきます。
 
 

▪️車両管理台帳とは

車両管理台帳とは、会社が所有する車両の情報を管理するための書類です。

車両の基本情報だけではなく、保険の加入情報や車検日、使用状況など、車両管理をするうえで必要な項目が記載されます。
 
 

車両管理台帳は法律で定められた義務

車両管理台帳の作成は、法律で直接規定されているわけではありません。

しかし、社用車を管理することは企業の義務でもあります。

業務時間内や通勤中に社員が社用車を運転し、自らの原因で交通事故を起こした場合、賠償責任が生じるのは社員本人にとどまらず、その所有者である企業に対しても管理責任が問われることになるからです。

以下は過失責任に関する民法の条文です。
 

第709条
故意又は過失によって他人の権利又は法律上保護される利益を侵害した者は、これによって生じた損害を賠償する責任を負う。
引用元:民法

第715条
ある事業のために他人を使用する者は、被用者がその事業の執行について第三者に加えた損害を賠償する責任を負う。ただし、使用者が被用者の選任及びその事業の監督について相当の注意をしたとき、又は相当の注意をしても損害が生ずべきであったときは、この限りでない。
使用者に代わって事業を監督する者も、前項の責任を負う。
前二項の規定は、使用者又は監督者から被用者に対する求償権の行使を妨げない。
引用元:民法

 
社用車を活用して利益を得ているという観点から、企業も賠償の責任を有すると見なされています。

車両管理は企業のリスクマネジメントにおいて重要度が高い項目であることを認識し、車両管理台帳に自賠責保険や任意保険の加入状況、車両整備状況などを明記し、車両を適切に管理しなければいけません。

直接的な法律による規定がなくても、それに準ずる義務に等しいといえるでしょう。
 
 

車両管理台帳の書式と必須項目

車両管理台帳には、法で規定された正式な書式はありません。

しかし、記載が必要な項目はおおむね決まっているため、書式の大半は似たような形式となります。

以下は車両管理台帳の書式例です。

出典:「安全運転管理支援チーム」
画像URL:https://www.kouri-sdas.com/%E7%AE%A1%E7%90%86%E8%80%85%E6%94%AF%E6%8F%B4%E3%83%9A%E3%83%BC%E3%82%B8/%E8%BB%8A%E4%B8%A1%E7%AE%A1%E7%90%86-%E9%81%8B%E8%BB%A2%E8%80%85%E7%AE%A1%E7%90%86%E3%83%84%E3%83%BC%E3%83%AB/
 

  • 登録番号や車名など車そのものに関する情報車両の状況
  • 購入や廃車・リースなどの情報
  • 車検や整備状況がわかる情報
  • 修理や事故の履歴
  • 使用者と管理者
  • 加入している保険の内容

 
これらが車両管理台帳に記入する代表的な項目となります。

また、会社の業種によっては、管理台帳に記載しておくべき情報は追加されます。

車両管理を厳密に行っている企業では、使用理由や走行距離、給油の状態などに至るまでの詳細を保管している例もあります。

一般的に車両管理台帳に必ず記載する項目は、以下の通りです。
 
<車両管理台帳の必須項目>

  •  車両の特定
  •  車両の状況
  •  車両の保険

 
これらの項目を個別に詳しく説明していきます。
 
 

車両の特定

車両を特定するため、車両本体に関わる内容と購入・廃車に関わる内容の具体的な項目をそれぞれ確認しておきましょう。
 
<車両を特定するための項目>

○車両本体に関わる項目

・登録番号
ナンバープレートの番号。車検証に記載

・車名
各メーカーによる独自の名称

・初年度
運輸支局(または軽自動車検査協会)に初めて登録された年月

・車検日
車検証に記載されている満了日

・メーカー
車両を製造した企業

・車格
モデルや車種を階級分けした分類

・型式
モデルや車種を表す識別記号

・車台番号
車体に打刻されている固有番号

○購入・廃車に関わる項目
・仕入れ区分
仕入れ・経費など

・仕入先
車両の入手先

・購入・契約年月日
購入・契約した日

・廃車・解約年月日
廃車・解約した日

・購入・リース金額
購入代金・リース料金
 
 

車両の状況

車両の状況を示す項目として、「車両・整備に関する項目」「修理・事故に関する項目」「使用・管理に関する項目」の3つを紹介します。
 
<車両の状況を把握する項目>

○車検・整備に関する項目
・車検有効期限:車検有効満了日
・定期点検記録:定期点検の実施状況
・整備工場名:点検・整備実施場所
・整備状況:整備の現状

〇修理・事故に関する項目
・修理歴:修理箇所・必要となった経緯
・事故発生日:事故を起こした日
・事故詳細:事故の状況・関係者
・事故処理結果:解決状況

〇使用・管理に関する項目
・使用部署:車両を使用する部署名
・運転者:主に運転する社員名
・変更履歴:使用者・管理者の変更履歴
 
 

車両の保険

車両保険も管理すべき重要項目です。安心して自動車を運転するには、保険加入および保険の知識は欠かせません。

車両の保険に関する必須項目である「自賠責保険」「任意保険」をそれぞれ解説いたします。
 
<車両の保険に関する項目>
○自賠責保険
・保険年月日:契約を締結した日・有効期限
・保険会社:契約した保険会社
・証券番号
・保険金額

○任意保険
・保険会社:契約を締結した保険会社
・証券番号
・保険期間:有効期間
・保険代理店:仲介した会社
・保険内容:保険名および条件など保険の詳細

保険には、必ず入る必要がある自賠責保険と、加入は任意となる任意保険があります。

管理すべき内容をしっかりチェックしておきましょう。
 
 

▪️車両管理台帳の作り方と雛形

車両管理台帳は、さまざまな方法で作成できます。

企業独自で1から作成することもできますが、車両管理のためにIDを設けるなどの統一ルールを明確に策定しておかないと、管理が煩雑になる可能性があります。

多くの場合では、車両管理台帳はエクセルやワードを使用して作成されています。

エクセルやワードであれば修正も簡単にでき、検索からのデータ呼び出しも容易です。

また、インターネット上で数多く提供されている車両管理台帳のテンプレートを使用すれば、導入もスムーズとなります。

カスタマイズ可能なテンプレートであれば、独自項目を追加することもできます。

以下では、無料でエクセルテンプレートを配布しているサイトや、記入例を紹介していきます。
 
 

車両管理台帳の無料エクセルテンプレート一覧

  • ケアマネジメントオンライン
    通所介護などの事業者向けに提供されています。カスタマイズ可能なので、利用状況に応じて追加・変更ができます。

 

 

  •  ビズオーシャン
    シンプルで見やすく、使いやすいテンプレートです。利用には無料の会員登録が必要です。

 

  •  feedsoft.net
    A4用紙1枚で管理できる、非常にシンプルなフォーマットです。A4縦版とA4横版の2種類があります。

 

  •  安全運転管理支援チーム
    「運転者管理台帳」「車両管理台帳」をダウンロードできます。タブの切り替えで簡単に検索、データ抽出ができて便利です。

 

 
 

車両管理台帳の記入例サンプル


出典;安全運転管理支援チーム
画像URL:https://www.kouri-sdas.com/%E7%AE%A1%E7%90%86%E8%80%85%E6%94%AF%E6%8F%B4%E3%83%9A%E3%83%BC%E3%82%B8/%E8%BB%8A%E4%B8%A1%E7%AE%A1%E7%90%86-%E9%81%8B%E8%BB%A2%E8%80%85%E7%AE%A1%E7%90%86%E3%83%84%E3%83%BC%E3%83%AB/
 
上記のような車両管理台帳の記入例やサンプルを活用し、記載漏れを防ぐよう運用しましょう。

車両管理台帳に入力する際には、車1台にそれぞれIDを付与し、データの重複や混乱を回避します。

修正や更新の際は必ず入力を行い、常に最新のデータが確保できるようにしておきましょう。

適正な管理を行っていくためには、車両管理の重要性を周知し、管理台帳への記入を徹底させなければなりません。

また、社員の運転免許証番号を記載するときには必ず管理者が免許証を預かり、確認のうえコピーを取るようにしてください。

期限切れや免許停止などの不正が発覚した場合には、管理者である企業も責任を問われることになるので注意しておきましょう。
 
 

▪️車両管理台帳の保存期間

車両管理台帳の保存期間についても、法律による明確な定めはありません。

車両管理台帳に関する具体的な法律がないため、保管する期間も企業や組織に一任されています。

ちなみに警察では、運行管理者と車両管理者を同一業務と見なしており、運送事業輸送安全規則に従い1年間を保存期間として指導しています。

さらに労働基準法の定めるところでは、労働関連の重要書類の保存期間は3年とされています。

基本的には、該当車両を廃棄またはリースの終了により手放すまでの全期間について、管理台帳に情報を記入しておくと良いでしょう。

また、事故などがあった場合には、念のためさらに数年間保管しておくことが望ましいと考えられます。
 
 

▪まとめ

車両管理台帳は会社の資産管理およびリスク管理の手段として、適切に作成・運用しなければなりません。

無料で提供されているネット上のテンプレートを利用すれば、導入時の負担も軽減されます。

しかし、せっかく車両管理台帳を導入しても、運用のルールが明確になっていないと現場に混乱が生じたり、データが適切に更新されなかったりと、役に立たない資料にもなりかねません。

正しく運用するために管理の取り決めを周知し、会社全体で車両管理の重要性を理解することが大切です。

車両管理は法でこそ定められていませんが、企業の信頼性にも影響するものであることを忘れないようにしたいものです。
 

最後までお読みいただきありがとうございます。
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