こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。

総務は、社内からの問い合わせ対応や文書作成、データ集計、備品管理、車両管理など、幅広い業務を担当します。
業務の種類が多いため、日々の定型作業に追われ、制度づくりや業務改善に十分な時間をかけられないことも多いものです。

しかし、AIを活用すれば、文章の下書きや情報整理、データ集計、問い合わせへの回答作成などを効率化できます。
また、車両管理クラウドと組み合わせることで、運転日報の作成や走行データの確認、社用車の利用状況の把握といった車両管理業務の負担軽減にもつながるのです。

本記事では、総務でAIを活用できる業務やメリット、車両管理における具体的な活用例、導入時の注意点をわかりやすく解説します。

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1.総務業務でもAI活用が広がっている！

総務をはじめとするバックオフィスでは、AIを業務に取り入れる企業が増えています。

独立行政法人中小企業基盤整備機構が2026年3月に公開した「中小企業のAI等の利活用に係る実態調査」では、2025年11月17日〜12月12日に全国の中小企業10,000社を対象としてWebアンケートを実施しています。

AIの導入状況について回答した1,647社のうち、20.4％が全社または一部の業務でAIを導入していました。
なかでも注目したいのが、総務・管理部門での活用です。
AIを導入している企業における業務分野別の導入率では、総務・管理部門が68.3％と最も高い結果となっています。
総務では、社内文書の作成や問い合わせ対応、データの整理・集計など、AIを活用しやすい業務が多いことも背景のひとつと考えられます。

ただ、AIは、こうした日々の業務をすべて置き換えるものではありません。
担当者が行っている作業の一部を効率化したり、情報整理を支援したりする手段として取り入れることで、総務担当者の負担軽減につなげられます。
まずは文書の下書きやデータ整理など、比較的取り入れやすい業務から活用し、自社に合った使い方を見つけていくことが大切です。

2.総務でAIを活用できる業務

総務では、問い合わせ対応や文書作成、データ管理など、さまざまな業務にAIを活用できます。
特に、作業量が多く、一定のルールに沿って進められる業務は、AIによる効率化と相性がよい分野です。

総務業務のなかでも、AIを活用しやすい代表的な業務として、以下が挙げられます。

ここからは、それぞれの業務でどのようにAIを活用できるのかを紹介します。

問い合わせ対応

総務には、経費精算や備品の申請、福利厚生、社内規程などについて、従業員からさまざまな問い合わせが寄せられます。
同じ質問に繰り返し対応している場合は、AIチャットボットなどを活用することもおすすめです。
社内規程やマニュアル、FAQなどをAIが参照できるようにすれば、従業員自身で必要な情報を確認しやすくなります。

一方、規程にない内容や個別の判断が必要な問い合わせは、担当者へ引き継ぐ仕組みが必要です。
AIは定型的な問い合わせへの回答や情報検索に活用し、重要な判断は人が行うよう、役割分担を意識しましょう。

文章・資料作成

AIは、社内メールや通知文、議事録、報告書、マニュアルなどの文章・資料作成にも活用できます。
伝えたい内容や読み手、文章の長さなどを入力すれば、文章のたたき台を作成してもらえるため、ゼロから文章を考える手間を減らせます。

また、長い文章の要約や箇条書きの整理、文章表現の調整などにも便利です。
ただし、AIが作成した内容には誤りが含まれる可能性もあるため、社内外に共有する前には担当者が内容を確認しましょう。

データ入力・集計・分析

総務では、勤怠や経費、備品、契約、社用車など、さまざまなデータを扱います。

AIやOCRを活用すれば、書類から必要な情報を読み取って入力したり、大量のデータを整理・集計したりする作業を効率化できます。
さらに、蓄積したデータから増減や傾向、確認が必要な項目を抽出することで、報告書の作成や業務改善にも役立てられるのです。
ただし、元データに入力ミスや表記のばらつきがあると分析結果にも影響するため、データを整理したうえで活用することが重要です。

備品・設備管理

文房具やパソコンなどの備品、空調や複合機などの設備管理にもAIを活用できます。
過去の購入数や使用状況を分析することで、備品が不足しそうな時期を予測したり、発注する数量を考えやすくなるのです。

また、設備の点検結果や修理履歴を整理すれば、故障しやすい設備や確認が必要な設備を把握する際にも役立ちます。
AIによる予測だけで発注や交換を決めるのではなく、実際の在庫や設備の状態を確認しながら判断しましょう。

車両管理

社用車を保有する企業では、運転日報や走行距離、点検・整備、アルコールチェックなど、多くの情報を継続して管理する必要があります。
車両管理システムなどで収集したデータにAIを活用すれば、走行距離や利用時間、車両の稼働状況などを効率よく整理・分析できるのです。

また、急加速や急減速などの走行データから運転傾向を把握すれば、安全運転指導にも役立てられます。
大量の車両データをAIで整理することで、総務担当者が確認すべき情報を絞り込み、車両管理にかかる負担を軽減できます。

3.総務がAIを活用するメリット

総務でAIを活用すると、これまで人が手作業で行っていた定型業務や確認作業を効率化できます。
業務にかかる時間を減らすだけでなく、担当者ごとの作業のばらつきを抑えたり、蓄積したデータを業務改善に役立てたりできる点もメリットです。

主なメリットとして、以下が挙げられます。

それぞれのメリットについて、以下から詳しく見ていきましょう。

定型業務を効率化できる

文章のたたき台作成や定型的な問い合わせへの回答、データの整理など、繰り返し発生する業務はAIを活用しやすい分野です。
AIに作業の一部を任せることで、担当者が毎回ゼロから文章を作成したり、必要な情報を探したりする時間を減らせます。

また、作業手順を一定にしやすくなるため、業務をスムーズに進めることにもつながります。
定型業務にかかる時間を削減できれば、総務担当者は社内制度の見直しや職場環境の改善など、より判断や企画が求められる業務に取り組みやすくなるのです。

確認・集計業務の工数を削減できる

総務では、さまざまな書類やデータを確認し、必要な情報を集計する作業が日常的に発生します。
AIを活用すれば、未入力の項目や期限が近い項目、通常とは異なるデータなどを抽出し、確認すべき情報を絞り込めます。

たとえば、車両管理では、点検時期が近い車両や記録に不備がある項目、注意が必要な走行データなどを優先して確認する、といった使い方も考えられるのです。
ただし、AIの抽出結果に漏れが生じる可能性もあるため、重要な業務では担当者による確認も必要です。

属人化や人的ミスを抑えられる

総務業務を特定の担当者の知識や経験だけに頼っていると、異動や退職の際に業務の引き継ぎが難しくなる場合があります。
社内規程やマニュアル、過去の対応履歴などを整理し、AIで検索できるようにすれば、ほかの担当者でも必要な情報を確認しやすくなるのです。

また、データの転記や定型的な入力作業を自動化することで、入力漏れや転記ミスを減らすことも期待できます。

データに基づいた判断ができる

AIを活用すると、蓄積したデータから傾向や変化を整理し、総務担当者が判断するための材料として活用できます。
たとえば、備品の使用量や問い合わせ件数、設備の修繕状況、社用車の稼働率などを分析すれば、これまで気付きにくかった課題を見つけやすくなります。

車両管理であれば、利用頻度の低い車両や走行距離が多い車両などを把握することで、車両の配置や保有台数を見直す際の参考にもできるのです。

4.車両管理業務はAI活用と相性がよい！

総務が担当する業務のなかでも、車両管理はAIを活用しやすい分野です。
社用車を管理する際は、走行距離や利用状況、点検・整備、アルコールチェック、安全運転に関する情報など、多くのデータを継続的に扱います。
管理する車両が増えるほど、担当者が情報を確認・集計する負担も増えがちです。

しかし、こうしたデータを車両管理システムなどで一元化し、AIで集計や分析を行えば、確認が必要な車両やドライバーを効率よく把握できます。
AIに情報整理を任せることで、総務担当者は点検や安全運転指導など、判断が必要な業務に時間を使いやすくなるのです。

5.総務の車両管理ではAIをどう活用できる？

総務の車両管理では、日々蓄積される走行データや点検情報などをAIで整理・分析することで、さまざまな業務を効率化できます。

主な活用方法として、以下が挙げられます。

ここからは、それぞれの活用方法を詳しく紹介します。

車両データの集計・分析

車両管理業務では、走行距離や走行時間、利用者、訪問先など、日々さまざまなデータが蓄積されます。
AIを活用すれば、こうしたデータを車両別や部署別、期間別などに整理し、必要な情報を抽出しやすくなるのです。
これまでExcelへの転記や複数の管理表の確認に時間がかかっていた場合でも、集計作業の負担を減らせます。

また、月ごとの走行状況などをまとめて分析すれば、社内報告や車両管理の見直しにも活用できます。
正確に分析するためにも、車両やドライバーの情報を日頃から適切に管理しておくことが大切です。

車両の稼働状況の把握

複数の社用車を保有していると、頻繁に利用される車両と、ほとんど利用されていない車両が生じることがあります。
走行日数や利用時間、走行距離などをAIで整理すれば、車両ごとの稼働状況を把握しやすくなります。
利用状況を部署や拠点ごとに比較することで、車両の配置を変更したり、共同利用を検討したりする際の参考にもなるでしょう。
稼働率の低い車両を把握できれば、保有台数や契約内容を見直すきっかけにもなります。

ただし、緊急時に必要な車両などもあるため、利用実績だけで判断せず、用途も踏まえて検討することが重要です。

点検・整備などの管理

社用車を安全に利用するためには、車検や点検、オイル交換などの予定を適切に管理する必要があります。
車両情報や走行距離、過去の整備履歴をまとめて管理すれば、点検・整備が必要な車両を把握しやすくなります。
担当者への通知と組み合わせることで、点検や整備の対応漏れを防ぐことにもつながるのです。

また、走行距離や過去の整備状況を確認することで、今後メンテナンスが必要になりそうな車両を把握する際の参考にもできます。
最終的な整備の判断については、実際の車両の状態を確認したうえで行うことが大切です。

危険運転・ドライバーの運転傾向分析

走行データを活用することで、急加速や急減速、速度超過など、事故につながる可能性のある運転挙動を把握できます。
データを分析すれば、担当者がすべての走行履歴を一件ずつ確認しなくても、注意が必要な運転やドライバーを効率的に把握しやすくなります。

また、危険な運転が特定の場所や時間帯に集中していないかを分析することで、走行ルートや受け持っている訪問先の見直しにも役立てることが可能です。
さらに、継続的にデータを確認することで、ドライバーごとの運転傾向やその変化を把握し、安全運転指導にも活用できます。

安全運転指導の支援

運転データの分析結果は、ドライバーへの安全運転指導にも活用できます。
たとえば、急減速が多い、速度超過が多いといった傾向をドライバーごとに分析すれば、それぞれの課題に合わせた指導を行いやすくなります。
全員に同じ内容を伝えるだけでなく、実際の走行データを示しながら説明することで、改善すべきポイントを伝えやすくなるのです。

さらに、指導後のデータを確認すれば、運転に改善が見られたかを振り返ることもできます。
ただし、AIはあくまで指導内容を検討するための補助として活用し、最終的な判断やドライバーとのコミュニケーションは担当者が行いましょう。

6.車両管理にAIを活用するならCariot

総務の車両管理にAIを取り入れる際は、AIツールを導入するだけでなく、分析に必要な車両データを継続的に収集・活用できる仕組みづくりが重要です。
車両管理システム「Cariot」は、運転日報やアルコールチェック、車両台帳、安全運転管理など、車両管理に必要な業務を幅広くご支援できます。

Cariotを活用することで、これまで担当者の経験や手作業に頼っていた車両管理を、データを活用したシステム管理へ移行しやすくなります。

たとえば、次のような課題を抱えている企業に適しています。

AIを総務業務に取り入れる目的は、単に作業を自動化することだけではありません。
日々蓄積されるデータを活用し、担当者がより重要な判断や改善に時間を使える状態をつくることが大切です。

「車両管理の負担を減らしたい」「AIやデータを活用して管理方法を見直したい」と考えている場合は、Cariotの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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7.総務がAIを導入するときの注意点

AIを導入すれば、すべての総務業務を自動化できるわけではありません。
AIが出力した内容には誤りが含まれる可能性もあるため（ハルシネーション）、重要な情報や判断については、担当者が最終確認する体制を整えておくことが大切です。

また、総務では従業員の個人情報や社内の機密情報を扱う機会が多いため、AIに入力する情報の範囲にも注意が必要です。
利用するサービスのセキュリティやデータの取り扱いを確認し、社内でAIの利用ルールを決めておきましょう。

さらに、AIに任せる業務と人が対応する業務をあらかじめ切り分けることも重要です。
定型的な集計や情報整理、時間のかかる分析はAIに任せ、人にしかできない判断や対応に担当者が集中できる体制を整えれば、AI導入の効果を最大化できます。

「AIを導入すること」自体を目的にせず、「どの業務の負担を減らしたいのか」「どの課題を解決したいのか」を明確にして導入することがポイントです。

8.AIを導入して総務業務を効率化しよう

AIは、問い合わせ対応や文章作成、データ集計、備品・設備管理など、幅広い総務業務の効率化に活用できます。

特に、繰り返し発生する定型作業や大量の情報を扱う業務では、担当者の負担を減らし、本来注力したい業務に時間を使いやすくなります。

なかでも車両管理は、走行履歴や利用状況、点検・整備、安全運転に関する情報など、多くのデータが継続的に蓄積されていくため、AIと相性のよい分野です。
データを一元管理したうえでAIを活用すれば、集計や確認、分析にかかる手間を減らし、管理状況を把握しやすくなります。

Cariotでは、運転日報やアルコールチェック、車両台帳、安全運転に関する情報などをまとめて管理できます。
さらに、Cariotの機能のひとつであるAI車両管理ポータル「Cariot Copilot（キャリオットコパイロット）」を活用すれば、蓄積したデータの集計・分析やチェック業務をAIが支援・代行し、総務担当者が必要な情報を確認しやすくなります。

AIを導入する際は、すべての業務を任せるのではなく、AIが得意な情報整理や集計を任せ、人が最終的な確認や判断を行うことが大切です。
まずは負担の大きい定型業務から取り入れ、効果を確認しながら活用範囲を広げていきましょう。

「車両管理に時間がかかっている」「蓄積した車両データを十分に活用できていない」「安全運転管理を効率化したい」といった課題がある場合は、「Cariot」の導入を検討してみてください。

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最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります。

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