【OA機器商社活用事例】車両稼働率の見える化で車両管理コストを大幅削減

Cariotを活用した車両管理完全ガイド

「車両管理とは」という基礎知識から社用車事故を防ぐ安全運転のポイントまでを解説しています。これから車両管理をはじめる方や、もっと効率的な管理体制を整えたいご担当者におすすめの資料です。

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

車両を使った営業活動や訪問活動を行っている企業は、社員の車両利用状況や車両本体を管理し、社員数や業務量に対して適正な車両台数を把握する必要があります。
昨今は社有車からレンタカーやカーシェアに切り替える企業も増え、スタッフの車両利用実態の管理はさらに複雑化しています。
例えば、オフィス機器のメンテナンスなど、故障などのトラブル発生時に顧客先への緊急訪問が発生する業種の場合、緊急対応ができるように車両台数にバッファが必要です。さらに、どの車両が空車なのか、すぐ対応できる社員はいるのか、までを判断するには、単に車両数を把握しているだけでは対応できません。

今回は、コピー機やプリンターをはじめとしたOA機器の販売とメンテナンスサービスを展開しているP社様の事例を元に、車両の利用管理および稼働率把握にCariotをどのように活用されているのかを紹介します。

<事例概要>
業種:OA機器商社
用途:営業車両、フィールドサービス車両
課題:車両の稼働率管理を行いたい


 

1.Cariot導入の経緯

1-1.複雑な車両管理ルールに疲弊する管理部門

P社様は、OA機器の販売・リースと機器のメンテナンスサービスを全国で展開しており、700台を超える社有車を保有しています。
車両管理はリース会社が提供しているシステムを利用していましたが、同社では車両の利用に関して細かな運用ルールが設けられており、既存システムでは運用ルールに則った機能が十分ではない状況でした。
管理部門のスタッフは、車両管理システムに登録された車両情報と現場から上がってくる車両利用実績を突き合わせ、社内規定ルールに則った利用がされているかを照合する作業に忙殺されていました。その結果、ルール違反発生から指導までタイムラグが生じていました。

労務管理の観点においても、事故防止というリスク管理の観点からも、車両利用実態の把握およびルール順守の適切な指導は経営上の重要な課題であると見た同社は、システムの乗り換えも視野に入れた車両管理体制の見直しに取り組むことになりました。

1-2.運用ルールに則った通知設定が導入の決め手

同社の車両管理業務の中で、管理部門スタッフにとって負荷の大きい業務のひとつが、現場部門から上がってきた走行実績と社内運用ルールの照合業務でした。
Cariotは車両情報と走行データと紐づけた管理ができることに加えて、規定ルールから外れた走行が発生した際に、リアルタイムでアラート通知をすることができます。
この2点を高く評価した同社は、既存の車両管理システムからのリプレースを決定しました。

<Cariot導入の決め手>

  • 車両/ドライバーと走行データを紐づけて管理できる
  • 同社の運用ルールに合わせて柔軟な通知設定ができる
  • 取得したデータから必要なレポートを自動集計できる
  • レポートの集計項目を柔軟に設定することができる

 

2.導入時の課題と達成したいこと

2-1.リスク管理のために時間外走行や深夜走行をなくしたい

P社様は、事故防止やコンプライアンスの観点から業務時間外や深夜時間帯での車両利用は、事前に申請がない場合は認めないという規定を設けています。
しかし実際には、顧客対応が長引いた場合や緊急度の高い駆け付け対応が入った場合は、現場として即時に対応せざるを得ないことから、有名無実化している状況にありました。
さらに、車両利用実態については現場部門からの報告に頼っているため、各支店や部署においてどれだけ時間外走行が発生しているのかを管理部門では把握できていない問題もありました。

車両利用実態を把握できないことにより、更なる弊害として、各支店に配備されている車両の台数が必要十分であるかどうかがわからない点もありました。
同社では社有車を複数人で共用する想定で配備しているため、すべての社有車が使用中の場合はレンタカーの利用を認めています。しかし、車両予約台帳上では車両はすべて埋まっているにもかかわらず、実際には車両が使われていないというケースも少なくありませんでした。

<Cariot導入前の課題>

  • 車両の使用実態が把握できていない
  • 規定時間外の車両利用を制限できていない
  • 予約された車両が正しく利用されていない可能性がある

2-2.車両稼働状況を把握するために見るべき指標

導入時のヒアリングで、同社の置かれた状況をヒアリングしたCariotのカスタマーサクセス担当者は、「車両稼働状況の把握ができる体制」を整えることが急務であると考え、以下のデータを蓄積していくことを提案しました。

<見るべき指標>

  • 日別車両稼働状況
  • 最大同時稼働台数の推移
  • 時間帯別の車両稼働台数
  • 車両予約と利用実績の予実差

さらに、同社の車両管理項目に合わせてCariotの車両管理画面およびドライバー管理画面をカスタマイズすることで、以下の情報を一元管理できる環境を整えました。

<ドライバー管理項目>

  • 運転免許の有効期限
  • 事故履歴
  • 違反履歴
<車両管理項目>

  • 車検履歴
  • メンテナンス履歴
  • 保険履歴
  • リース契約情報

これらの情報をCariotに登録しておくことで、車検満了日が間近な車両レポートを出力したり、満了日前に通知アラートを送信したりすることができます。
これらの機能の活用によって管理部門の業務量を減らすことができ、業務効率化につながります。

2-3.車両稼働率管理と予約管理を実現するCariotの機能

車両稼働率を把握できる体制を整えるのにあたり、Cariotの以下の機能を活用しました。

■車両管理機能
・⾞両情報管理

Cariotはクラウドで⾞両管理台帳を⼀元管理することができます。
⾞検情報や⾞両の保管場所、リース契約情報はもちろん、必要に応じて管理項⽬を追加できます。
⾞両に紐づく⾛⾏データが蓄積されるので、⾃動で運転⽇報や⽉報を作成することもできます。
さらに⾞検切れや保険更新のアラートも設定することができ、⾞両メンテナンス業務の効率化を実現します。

・ドライバー情報管理
免許証の番号、免許種類、免許証有効期限の他、緊急連絡先など、運転者の情報を⼀元管理することができます。
アラートメールの活⽤で、免許更新時期の通知をすることで運転者単位での情報更新の抜け漏れを防ぐことができます。⾛⾏履歴と紐づけて、運転者別の⾛⾏レポートも作成可能です。
⾞両情報と同様に、⾃社の運⽤体制に合わせて管理項⽬を⾃由に追加することができます。

■車両稼働率の把握
・運行予約管理

「運行予約管理」機能では、会議室の予約のように⾞両の予約を行えます。また運行予約と紐づけ、利⽤実績を管理することができます。本機能により⾞両の利⽤状況の予実管理も行えるので、⾞両の稼働実態を把握できるようになります。
さらに予約時間30分前には予約確認メールが配信されるので、「予約していたことを忘れていた」を防ぐことができます。

■走行実績の把握
・走行履歴

いつ・どこを・どのような速度で走行し、どこで・どれくらいの時間滞在したかを、振り返って確認することができます。実際の走行ルートを地図上でも確認することができます。
取得した走行情報は車両およびドライバーに紐づいているので、運転日報や走行レポートが自動で作成されます。

・レポート、ダッシュボード
利用者別・部署別・車両別など、目的に合わせたレポートを作成することができます。
さらにダッシュボード機能を組み合わせ、レポートの集計データをグラフィカルなレイアウトで表示することで、自社の状況を一目で把握することができます。


 

3.Cariot導入による効果

3-1.走行データの自動取得・集計で管理工数を大幅削減

Cariotの導入によって、P社様の管理部門の業務負荷は劇的に軽減されました。
導入前の管理部門スタッフは、各支店の走行実績報告の収集に始まり、車両予約と走行実績の照合、時間外走行や深夜走行の有無の洗い出しといった雑務に忙殺されていました。
導入後は、Cariotに自動で蓄積された走行データからレポートが自動生成されるので、それまで月間2,000時間が費やされていたデータ集計やレポート作成にかかる工数はほぼゼロになっています。

各支店の営業部門においても、業務終了後にまとめなければならなかった車両利用報告業務から解放され、残業時間の削減を実現しています。

さらに同社では、Cariotが業務時間外の走行を検知した際に、管理者にアラートメールが送信されるように設定したことで、「ルール違反」をリアルタイムで把握できるようになりました。
この取り組みにより、ルール違反指導のタイムラグが大幅に削減され、ドライバーおよび管理者のルール順守の意識を高めることにつながっています。

3-2.非稼働車両を見極めて固定コストの削減余地を可視化

車両稼働実態の把握についても、Cariot導入によって大幅に改善することができました。
Cariotの運行予約機能や走行データ分析によって、各支店の車両稼働率が把握できるようになりました。これにより車両台数が充足している支店、不足している支店が明確になりました。
社有車を廃止してレンタカーやカーシェアでの運用でも運用可能なエリアも見つかっており、同社はこのデータを生かして固定費の削減にも取り組もうとされています。

 

4.今後の展望

4-1.ワークライフバランスを実現するための車両管理

Cariot導入によって車両管理における業務負荷の大幅削減を実現したP社様は、今後、Cariotを活用した社員のワークライフバランスの実現に取り組んで行きたいと考えています。
社員単位での走行実績が可視化されたことで、一部の社員に走行距離の偏りがあることが判明しました。OA機器のメンテナンスにも対応している同社では、故障時など計画外の業務対応は避けられませんが、緊急対応の割り振りの偏りがある可能性が否定できません。

Cariotは、車両の走行データだけではなく、スタッフの業務実態を把握できる「訪問自動記録機能※」も備えています。
同社は各社員の業務配分についてもCariotを使って可視化することで、残業につながる業務のボトルネックを洗い出し、社員がより働きやすい環境をつくっていきたいと考えています。

※訪問自動記録機能
あらかじめ登録された各取引先への到着・出発・滞在時間などの訪問実績が自動で記録される機能です。(モバイルアプリ限定機能)

Cariotを活用したスタッフの業務配分の適正化については、以下の活用事例でご紹介しています。ぜひあわせてご覧ください。

【菓子メーカー活用事例】危険運転防止の鍵は、配送業務配分の平準化
https://www.cariot.jp/blog/2021/05/27/minicase_part15/

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