【製薬メーカー活用事例】訪問件数最大化を実現する営業活動の見える化

活用シーン別Cariot事例集

数ある導入事例の中から、活用シーン(輸配送、フィールドセールス、フィールドサービス)ごとに数社様をピックアップし、導入前の課題と導入後の成果を掲載しています。導入をご検討される際の参考にぜひご覧ください。

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こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

営業効率を上げるためには、営業スタッフが限られた稼働時間内でいかに効率よく営業活動を行うかが重要なため、営業マネージャーは各スタッフの活動状況を把握し、効率的な営業活動ができているのか管理・指導する必要があります。
しかし医薬品メーカーのMRの場合は、医師の空き時間に合わせて訪問する必要がありルート営業的な活動計画が立てにくく、担当スタッフの裁量に任せているためマネージャーが営業活動の実態を把握できていないというケースが少なくありません。

今回は、医薬品メーカーH社様の事例を元に、Cariotの活用による営業活動の可視化についてご紹介します。

<事例概要>
業種:医薬品製造
車両用途:営業車両
課題:営業の活動状況を把握し訪問件数を最大化したい

【目次】
1.Cariot導入の経緯
~営業の活動状況を見える化したい~

2.導入時の課題と達成したいこと
~活動状況を把握することで効率化のためのヒントを見つける~

3.課題に対する打ち手
~活動実績に基づいた効率的な業務スキームの策定~

4.指標に対する分析結果と提案
~取引先の優先ランク設定と営業活動の型化の推進~

5.得られた成果と今後の展望
~コロナ禍における営業効率化の取り組み~

 

1.Cariot導入の経緯
~営業の活動状況を見える化したい~

H社様は医薬品を製造・販売されている大手製薬メーカーで、取引先である全国の病院やクリニックへの提案営業活動に車両を使用しています。同社の営業企画部門が「訪問件数の最大化・効率化」を実現するために、現状の営業活動の可視化を推進したいと考えられたことがきっかけでCariotの導入を検討することになりました。

当時、同社では営業スタッフが提出する営業日報で活動状況を管理しており、「その営業活動が効率的なのか?」「訪問すべき重点顧客への提案活動が十分なのか?」が把握できていない状況でした。また、同社は全国に1万件弱の取引先を抱えていることもあり、営業部門には「どの動物病院にいつ訪問し、どのくらい滞在したのか」を報告し、その結果をデータ化するという作業に人手を割ける余裕がなく、せっかくのデータが活用できていませんでした。
システム導入にあたり複数の製品を比較した結果、見たいデータや目的に応じた柔軟なレポートが作成できる機能※に魅力を感じ、Cariotの導入を決定しました。

※Cariotの「レポート」機能とは
利用者別・部署別・車両別など目的に合わせたレポートを作成する機能です。
「安全運転管理」「配送状況」「営業活動状況」など、さまざまな切り口のレポートを作成することができます。Cariotで取得したデータはもちろん、外部データと組み合わせて柔軟なレポートの作成が可能なため、各企業の課題解決につながる独自の分析が可能です。

また、「自社の解決したい課題に対して、どのようなレポートを作るべきなのかわからない」という場合でも、Cariotカスタマーサクセスチームが状況をヒアリングの上、分析方法のアドバイスを行い、導入企業がスムーズに運用できる体制づくりをお手伝いいたします。

 

2.導入時の課題と達成したいこと
~活動状況を把握することで効率化のためのヒントを見つける~

H社様は、Cariot導入検討時から「まずは営業活動の可視化を実現したい」という明確な目的をお持ちでした。そこで、同社はCariot利用開始にあたり、以下の課題と実現すべきことを整理しました。

<課題>

  • 営業スタッフの活動実態を把握できていない
  • 取引先にどれくらい訪問しているのか実態が見えていない
  • 実態が見えていないため現在の営業活動が効率的なのか判断できない

<実現したいこと>

  • 各取引先にどのくらい訪問しているのか把握したい
  • 効率的な訪問活動ができているのかを把握したい

Cariotを用いて営業スタッフの動態管理を行うにあたり、同社にはひとつ懸念点がありました。それは、同社では営業スタッフが社有車で取引先である病院を訪問する以外に、販売代理店の営業メンバーの車に同乗して訪問するという2パターンの営業方法があるという点です。
同社にとっては、直接営業/代理店営業という違いはあるものの、訪問活動という点ではひとくくりで集計したいと考えていました。その意向にあわせて、Cariot営業担当はCariotモバイルアプリの導入を提案しました。車載デバイスによる動態管理と違い、モバイルアプリの利用であれば、営業スタッフが社有車を運転して訪問する場合でも、代理店の車に同乗して訪問する場合でも、同じように走行データや訪問実績を記録することができます。
また、モバイルアプリ限定の「走行スタータス※」を活用することで、その訪問が「直接営業」なのか「代理店営業」なのかのデータの蓄積も可能になります。

※走行ステータスとは?
ドライバー側から、「業務中の休憩」や「実車」・「空車」・「待機」等のステータスを入力することができるCariot モバイルアプリ限定の機能です。
ステータスの項目名は自由にカスタマイズが可能です。ステータスごと実績が記録されるため、レポート機能と組み合わせて業務効率化のデータ分析にも活用できます。

 

3.課題に対する打ち手
~活動実績に基づいた効率的な業務スキームの策定~

H社様の課題に対する打ち手を検討するにあたり、Cariot営業担当者は単なる「営業活動の可視化」に留まらず、可視化したデータに基づいて「効率的な訪問活動の枠組みの策定」まで実施することを提案しました。
Cariot導入によるデータの見える化はあくまで業務最適化のスタートラインであり、見えてきたデータから「何をすべきか」を検討・実行し、その結果を再度Cariotから取得・分析する、というのが業務最適化を実現するためのステップです。

<課題に対する打ち手>
(1)滞在レポートによる訪問実績の把握
(2)取引先滞在時間の見える化
(3)取引先の優先順位付けと訪問ルールの策定

<見るべき指標>
(1)営業スタッフ1日当たりの訪問件数
(2)月間の未訪問取引先件数
(3)各取引先の滞在時間
(4)1日あたりの移動時間・移動距離

指標となるデータを取得し分析するために、同社にはCariotの下記の機能を活用いただきました。

・走行履歴
いつ・どこを・どのような速度で走行し、どこで・どれくらいの時間滞在したかを振り返って確認することができます。実際の走行ルートを地図上でも確認することが可能です。

・駐車イベントマップ
車両が待機・滞留している場所を地図上で確認することができます。
車両名、対象時刻、駐車時間での絞り込みも行えます。

・レポート作成
自動で取得した各種データを使用して、Cariot上で担当者別・営業所別などさまざまな切り口で集計レポートを作成することができます。

・ダッシュボード
レポート作成機能で集計したデータをグラフ化し、まとめて表示できます。
データは随時更新され、常に最新の情報を見ることができます。

>Cariotの機能詳細はこちら

 

4.指標に対する分析結果
~取引先の優先ランク設定と営業活動の型化の推進~

蓄積したモニタリング指標によって、営業スタッフの活動状況を可視化することができました。
月間の未訪問取引先や各取引先への滞在時間を改めてデータとして見直してみると、重点取引先での滞在時間がごく短時間なことや、そもそも訪問できていないといった問題点が見えてきました。
さらに、個人ごとの売上と業務時間のクロス集計を実施してみたところ、業務時間が長い(=長時間の残業が発生している)にも関わらず、売上が目標を下回るスタッフがいることも分かりました。
このような分析結果を元に、H社様は以下の施策を実施することにしました。

<取引先の優先順位設定による訪問効率化>
同社の取引先の多くは中・小規模なクリニックのため、商談先である医師の空き時間にあわせて訪問することから、多くの営業スタッフは「アポイントの調整のついた取引先」を優先して訪問しているという状況が多く見受けられました。その結果、重点顧客への定期的な訪問がおろそかになり、売上につながりにくい訪問が増えてしまっているという状況に陥っていました。

Cariot営業担当は上記の結果を受けて、取引先に優先順位のランク分けと上位ランク顧客への訪問率を営業スタッフのKPIに設定することを提案しました。
顧客ランク別の訪問率は、Cariotの走行履歴からデータを取得しレポート化できるため、営業マネージャーは定期的にCariotで重点顧客への訪問進捗を確認し、スタッフへの指導が行えるようになります。さらに、顧客情報がCariotに登録されたことで、地図上でその日の訪問予定顧客を確認できるようになりました。同社ではこの機能を活用して、近隣の重点顧客にアポイント打診の連絡をするという取り組みを始めています。

<訪問ルールの策定による営業活動型化>
取引先の優先順位が整理できたことを受けて、Cariot営業担当者はさらなる生産性向上を実現する施策として「訪問ルールの策定」と「営業活動の型化」への取り組みを提案しました。
Cariot導入で各営業スタッフの取引先訪問件数や滞在時間、移動距離や移動時間が把握できるようになったことで、トップパフォーマーとその他スタッフの違いを明確化できるようになりました。そこで、同社は活動実績のデータ分析を進め、モデルケースとなりうる営業スタッフの活動傾向から訪問ルールを策定し、営業部門での横展開を行うことでさらなる売上拡大を目指しています。

 

5.得られた成果と今後の展望
~コロナ禍における営業効率化の取り組み~

H社はCariot導入によって営業活動の可視化を実現できたことで、訪問件数を最大化につながる打ち手を発見することができました。しかし、取り組みに着手して間もなく、新型コロナウイルス感染拡大のあおりを受けて訪問営業の見直しを迫られています。
たとえコロナ禍においても、健康を守るための医薬品を扱う同社は営業活動を止めることはできません。そこで、同社は社員・取引先それぞれの安全面に十分配慮した営業を展開するために、より一層の訪問効率化を推進することになりました。
さらなる効率化を推進する上で、Cariotのデータ分析から着手した「取引先の優先順位ランク分け」の取り組みは非常に重要な役割を果たしています。このランク分けに訪問優先順序で重みづけをすることで「直接訪問をするアポイント」と「オンラインで対応可能なアポイント」が明確に切り分けられます。

訪問活動の効率化においては、同社のように業務の優先順位を明確にして、引き続きやるべきこと・手法をかえることを洗い出すことが重要になります。
自社の営業業務最適化を進める上でどのようなデータを取得し、どんな切り口で分析していくべきなのかといった疑問をお持ちの方は、下記のフォームよりお気軽にお問い合わせください!

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