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※当記事は2023年7月18日に改定されています。

こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。

外回り社員の行動を把握しきれず、頭を悩ませている管理者は少なくありません。
確認しきれない外回り時の行動を、しっかりと把握・監視する方法のひとつに、テレマティクスの活用があります。
テレマティクスの導入は、安全管理やリスク回避に役立てられる企業側のメリットのほか、身に覚えのない疑惑を払拭できるようになる社員側のメリットも挙げられます。
一方、導入にあたり注意すべき点もあります。

テレマティクスで社員の行動を監視することについて、メリットとデメリットを解説していきます。

1.テレマティクスで社員を監視する方法

車両の正確な運行管理や業務効率化を図り、企業での導入が広がっているテレマティクスですが、どのようにサービスを活用していけば、適切に社員を監視できるようになるのでしょうか。

1-1.リアルタイムなエリアデータを確認する

社員の動向を確認するためのテレマティクスの機能として、GPS機能を活用した車両の動きの可視化があります。社員の乗車している車両が現時点でどこを走っているのか、リアルタイムで把握できるようになるため、予定されている訪問先に間違いなく向かっていることを確認できます。
GPS機能の活用により、「立ち寄り先が業務に関連している場所であるか」「ムダな寄り道はないか」「不審なルートを選択していないか」など、監視体制は強化されます。

また、動態管理を行うことは、適正な社員評価にもつながります。
工事中により迂回ルートを選択せざるを得なかった、顧客から直接連絡が入り別の場所に向かう必要があった。そのような情報を共有するメリットも生まれます。
その結果、集荷や荷待ちなどの際、さまざまな状況に応じて適切な対応を取れるようになります。

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1-2.走行履歴データを確認する

走行履歴の確認も、社員の動向を確認するために重宝される機能です。
テレマティクスではドライバーが操作をすることなく、走行履歴が自動的に保存されるものが殆どです。走行履歴の確認は、社員の意見を聞きながら、ルートの効率化を図るきっかけにもなるでしょう。

また、ルートの効率化は、時間短縮や訪問人員の最適化にもつながります。ガソリン代など直接的なコスト削減にも有効です。
社員名と車両、走行日時、走行距離、目的地などがまとめられたレポートを自動的に作成し、excelで出力できるものが多いのも、テレマティクスのメリットです。

管理部門だけでなく、部署をまたいでのデータ共有もしやすくなるため、複数の社員を効率よく管理できるようになります。会社全体での管理コストを削減することによる業務効率アップも期待されます。

2.テレマティクスで社員を監視するメリット

GPS機能が搭載されたテレマティクスで社員を監視することについては、さまざまな意見がありますが、企業にもたらされるメリットは決して小さいものではありません。

2-1.生産性が上がる

行動を監視することで、コンプライアンス意識が全社で高まります。そのため、これまで何となくルーズになっていた時間の使い方についても明確さが求められるようになり、社員の気持ちを引き締める効果が期待されます。
つまり、何をしていたかわからない時間がなくなることで業務が効率化され、生産性が向上するのです。

また、テレマティクスでは、車両の渋滞状況を表示させることが可能なものがあります。
車両の運行状況を可視化することは、非効率なルートのあぶり出しにつながります。迂回ルートの検討や、移動する時間帯の変更など、こちらも業務効率化に役立てられます。
ベテランドライバーと新人ドライバーの駐車場所や走行ルートを比較することで、新人ドライバーの運転方法を改善できれば、会社全体の生産性向上も期待できるでしょう。

2-2.事故が減少する

リアルタイムで走行状況を監視することは、危険運転の防止にもなります。運転を監視されているという意識が自然に安全運転を促し、無謀な運転の抑止力となるのです。
テレマティクスは危険運転を検知し、自動的に管理者に通知。さらに記録・集計データとして残すことが可能なものが多くあります。

こうした具体的なデータを活用すれば、社員に対してリアリティのある安全運転指導を実施できるようにもなります。また、優良運転者を評価することで、モチベーション向上に寄与することも期待できるでしょう。
管理側の指導により社員が安全運転を心がけるようになることは、事故件数の減少に貢献します。
企業にとって、事故は大きなリスクです。テレマティクスの活用は、事故に起因する無用な費用と、処理にかかる膨大な時間コストの削減ももたらします。

2-3.管理部門の費用を削減できる

テレマティクスの活用により、車両情報管理、ドライバー情報管理が一元化されます。
レポート集計やアラート表示を項目ごとに行えるようになるため、管理部門の負担も軽減されます。社員の免許の期限切れに対して個別にアラームを設定するなど、運用者側の責任も問われるミスの防止にもつながります。

また、テレマティクスには運転日報や業務記録簿を自動作成する機能も備わっているものが多くあります。データ化された日報を集約できるようになれば、管理業務の効率化にもつながるでしょう。

2-4.業務形態を選ばず使える

テレマティクスは新たなサービスの開発も進んでおり、あらゆる業務形態に向けて活用の場が広がっています。

車両動態管理クラウドCariotでは、車両の現在位置などの情報を、第三者と共有できる「DriveCast」という機能があります。
車両ごとに発行されるURLから、現在位置や到着予定時刻を簡単に知ることができ、社内でも社外でもログイン不要で車両の位置や到着予定時間をカンタン共有できます。

運送業はもちろん、観光業や介護業などさまざまな業種で、この各車両の位置情報を知らせるサービスは重宝されています。

3.テレマティクスで社員を監視するデメリット

導入メリットが期待されるテレマティクスですが、導入・運用には注意すべき点もあります。テレマティクスを使い社員を監視することにより生じかねない、デメリットを紹介していきます。

3-1.導入コストがかかる

テレマティクスの導入初期費用は、サービスにもよりますが、車両1台あたり約1万～3万円ほどかかることが多いようです。さらに端末使用料など別途料金が加算されることもあります。
その一方、テレマティクスを導入することにより、業務効率化や生産性の向上、ムダなコストの削減や燃費向上などの効果が期待されます。

自社でテレマティクスを導入するにあたっては、生産性の向上とコスト削減の効果が、導入コストに見合うものなのか、十分に検討することが大切です。
車両動態管理クラウドCariotなら初期費用なしで導入でき、専用デバイスをシガーソケットにさすだけ、もしくはスマートフォンのアプリで簡単に利用を開始することができます。
デバイス設置にかかる工事も必要ありません。
必要な機能を見極めて、より最適なサービスを選択しましょう。

3-2.社員が監視されることに反発する

テレマティクスのもうひとつのデメリットは、監視されることに対する社員からの反発です。社員からの十分な理解を取り付けていない状態でテレマティクスを導入すると、監視されることへの抵抗でモチベーションが下がり、かえって業務効率を低下させかねません。
社員側の利便性向上にもつながることを理解してもらえるよう周知を重ねることは、円滑な運用には欠かせないのです。
社員にもメリットがあるということをきちんと伝えましょう。

車両動態管理クラウドCariotでは走行履歴を自動で取得し、運転日報の自動作成が可能です。
ドライバーの作業、業務時間の削減につながった事例も多数紹介しておりますので、参考にしてみてください。

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4.まとめ

テレマティクスを活用すれば、車両の位置情報が可視化され、社員の行動を把握できるようになります。
業務効率化や事故の減少など、企業にはさまざまなメリットがもたらされます。

その一方、導入前の説明不足により、社員からの反発を招くおそれも考えられます。
導入にあたっては、得られる効果とリスクを十分に比較検討したうえで、自社での活用シーンにマッチしたテレマティクスサービスを選択することが大切です。
 
 
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります。
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※2023.07.18 改訂