車両管理はエクセルで?システムで?それぞれのメリット・デメリットを解説!エクセルのテンプレート紹介もあり

Cariotを活用した車両管理完全ガイド

「車両管理とは」という基礎知識から社用車事故を防ぐ安全運転のポイントまでを解説しています。これから車両管理をはじめる方や、もっと効率的な管理体制を整えたいご担当者におすすめの資料です。

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※当記事は2023年2月7日に改定されています。

こんにちは。Cariot(キャリオット)ブログ編集部です。

車両管理を担当することになったが、できれば費用はかけたくない。
そのような場合は、エクセルが利用できるかもしれません。
この記事では、車両管理について解説し、車両管理をエクセルで行う場合のテンプレートをご紹介します。
また、車両管理システムを導入した場合のメリット・デメリットもご紹介しますので、初めて車両管理を担当することになった方や、車両管理業務の効率化を検討している方のご参考になれば幸いです。

 

1.​​車両管理の目的は何か?

業務で車両を使用する企業・事業所は、運転業務を行う従業員の安全を確保しなければなりません。
しかし、車両は移動するための手段である以上、ドライバーが運転を開始すれば、管理者は常にドライバーの状況を確認・把握できるとは限りません。そのような状況下において、トラブルが発生すれば、会社が責任を問われることもあります。そのため、管理者は、従業員と車両の安全を確保し、もしもの場合の損害を最小限に抑えるために、日頃から「車両管理」を行う必要があるのです。

「管理」といっても、車両の保有台数・業務形態などに応じて管理すべき項目は変わってきます。
次に「管理」の一例を挙げます。こちらを参考に、自社が管理すべき項目を整理し、効率的な車両管理体制を整えましょう。

【車両管理の項目例】

1.自動車の管理

  • 車両の保管場所と管理方法
  • 車両の維持管理
  • 燃料・消耗品などの管理

2.運転者の管理

  • 安全運転教育(危険運転・飲酒運転の防止)
  • 運転者の勤務時間や休憩など時間の管理
  • 行き先や使用目的の把握
  • 運転者の健康管理

3.運行管理

  • 車両使用台帳:車両の運行実態の把握
  • 運転日誌への記録:運転時間の把握と記録
  • 車両管理台帳への記録:車両の定期点検記録の管理
  • 車両の配置・稼働台数の適正化
  • 事故、災害時の対応マニュアル整備

 

2.​エクセルを使用した車両管理

2-1.車両管理をエクセルで行うメリット・デメリット

車両管理というと、専用のソフトを導入する必要があると考えてしまいがちですが、実際はエクセルでも可能で、無料で公開・配布されているものも存在します。
まずはエクセルで行う場合のメリット・デメリットを整理していきましょう。
自社で優先すべきことは何か?解決したいことは何か?を明確にした上で、選択した方が良いでしょう。

【車両管理をエクセルで行うメリット】

  • 導入費用がかからない
  • 難しいスキルが不要であることが多い
  • 項目の追加削除が簡単に行える

【車両管理をエクセルで行うデメリット】

  • 人が手で入力したり、書いたりするので、書き間違いの可能性がある
  • 記憶を頼りに作るので、実際とは異なったり、抜け漏れの可能性がある
  • 作成に時間がかかる

2-2.エクセルのテンプレート

テンプレートがエクセルであれば、自社に必要な項目を追加したり、不要な項目を削除したりすることが容易にできます。
全国トラック協会が、車両管理に必要なテンプレートを数多く用意しているので、一例をご紹介します。この他にも、「車両管理」「エクセル」「テンプレート」などで検索をすれば、さまざまなものが出てきます。

 

3.​​​システムを利用した車両管理

3-1.車両管理システムを使用するメリット・デメリット

次に、システムを導入した場合に考えられるメリット・デメリットを挙げてみます。

【車両管理をシステムで行うメリット】

  • 目的地の情報や走行距離などを、自動で登録できるものが多いので、間違いが少ない
  • 作成、運用の手間が省ける
  • 管理項目ごとにファイルを別で保存する必要がなく、一元管理ができるものが多い
  • 車両管理まわりの業務効率化が図れる
  • サポートがしっかりしているところを選べば安心できる

【車両管理をシステムで行うデメリット】

  • 導入費用がかかることが多い
  • 使い方を覚える必要がある

3-2.車両管理システムのご紹介

では車両管理システムにはどのようなものがあるのでしょうか?
ここではシステムを利用する例として、弊社のCariot(キャリオット)をご紹介します。

保有車両のデータが保存できる

車両を使用する部や支店の情報、累積走行距離、リース料、オイル交換実施日など、車両のさまざまなデータが登録できます。

運転日報が自動で記録される

車両に車載デバイスを設置するか、ドライバーのスマートフォンに専用のアプリをインストールして走行するだけで、自動的に走行記録を取ることができます。
アプリで運用している場合は、ドライバーがスマートフォンから画像をアップロードすることも可能です。

車両の現在位置の把握ができる

インターネットを利用して、車両の位置をリアルタイムに把握できるようになります。走行ルートや運行状況の確認、到着時間の割り出しも可能で、必要に応じて適切な運行指示を行うこともできます。
現在位置や状況を確認するために、ドライバーに連絡を取る手間が省けます。

 

4.​まとめ

エクセルを使用した場合、システムを利用した場合、それぞれについて解説をしましたがいかがでしょうか?
システムを利用する方が、メリットが大きいと思われた方は、お気軽にCariotへお問い合わせください。
無料のトライアル期間もあるので、実際に試してみると、より判断がスムーズです。

平日10:00-18:00 TEL:03-6869-2662
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まずは資料を読みたい、という方は、こちらからどうぞ。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります!
 
 
※本記事の情報、及び画像は、記事作成時点のものです。詳しくは最新の情報をご確認ください。
※2023.02.07 改訂

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