運転日報の書き方を説明!エクセルのテンプレート作成例とアプリの活用についても紹介

2019.04.26車両管理ニュース
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【目次】

・運転日報とは
・運転日報の記載事項
・運転日報の書き方
・エクセルやPDFのテンプレート作成例
・まとめ

 

社用車を所持しているため、運転日報を作成する必要があるけれど、どんな項目を入れればいいのかわからない方もいるのではないでしょうか。

法律で決まっている内容があるのに指定のフォーマットはありません。一から考えながら作成するのは大変です。

また、運転日報は一般貨物自動車運送事業者とそれ以外の企業とで盛り込む内容が異なります。

そこで内容を作成するのが大変であれば、テンプレートを活用するか専用のアプリを使いましょう。特にアプリは楽に出力や計算ができるのでおすすめです。

▪運転日報とは

運転日報とは業務上で自動車を運転した際にその記録を記載するもので、営業車などを保有している企業であれば作成しておくべき書類のこと。

運転した従業員名や給油状況、点検事項、走行時間などが記載する内容です。

運転日報は企業によって作成が義務付けられるケースもあります。

しかし義務がなくても運転日報を作成し確認することで勤務管理の改善や業務効率の向上につながるのです。

運転日報を定期的に確認することで、長時間運転が発覚し勤務時間の見直しをする、車両に異常が疑われる際に点検を実施するなどの利用例があります。

点検以外でも走行距離や時間を確認することで、複数あるルートのうち、どのルートが早いかを発見することもできるでしょう。

運転日報作成の義務

貨物自動車運送事業輸送安全規則の法令によって、一般貨物自動車運送事業者の義務について下記のように定められています。

「事業用自動車に係る運転者の乗務について、当該乗務を行った運転者ごとに次に掲げる事項を記録させ、かつ、その記録を一年間保存しなければならない。」
引用元:貨物自動車運送事業輸送安全規則

また、一般貨物車運送事業者以外でも道路交通法施行規則で下記のように定められています。

「内閣府令で定める台数以上の自動車の使用の本拠ごとに、年齢、自動車の運転の管理の経験その他について内閣府令で定める要件を備える者のうちから、次項の業務を行う者として、安全運転管理者を選任しなければならない。」
引用元:道路交通法

安全運転管理者には以下の義務が含まれています。

「運転者名、運転の開始及び終了の日時、運転した距離その他自動車の運転の状況を把握するため必要な事項を記録する日誌を備え付け、運転を終了した運転者に記録させること。」
引用元:道路交通法施行規則

安全運転管理者を選定し運転日報などの記録を残さなければいけない事業者の規定台数は乗車定員が11人以上であれば1台、それ以外は5台となります。

自動車使用の本拠で使用している台数になるため事業所が分かれている場合には事業所ごとに必要です。営業用途以外にも送迎に使用する自動車も含まれます。

保管期間の決まり

運転者ごとの記録をした運転日報は記載した後に一定期間保管しなければいけません。

上記の運転日報作成の義務の項目で貨物自動車運送事業輸送安全規則をご紹介したとおり、保管する期間は記録日から1年間と定められています。

記録した書類は確認したからといってすぐ処分したり、事業内で誤って処分したりすることがないように注意しましょう。

運転記録日報にかかわる従業員にも、運転日報は法律で保管義務があることを伝えておく必要があります。

貨物自動車運送事業輸送安全規則による保管期間「一般貨物自動車運送事業者等は、事業用自動車に係る運転者の乗務について、当該乗務を行った運転者ごとに次に掲げる事項を記録させ、かつ、その記録を一年間保存しなければならない。」

引用元:貨物自動車運送事業輸送安全規則

保管期間の注意点として、貨物自動車運送事業輸送安全規則での運転記録は1年間と定められていますが、労働基準法では業務上重要な書類の保管期間は3年と定められています。

労働基準法109条による保管期間「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。」

引用元:労働基準法

 

▪運転日報の記載事項

運転日報の記載事項にはどのようなものがあるのでしょうか。運転日報の記載事項にはどのようなものがあるのでしょうか。

運転者ごとの記録は、何度かご紹介している貨物自動車運送事業輸送安全規則に基づいた項目の記録が必要です。

 
<運転日報の記載事項について>

  • 貨物自動車運送事業の記載事項
  • 社有車を保有する企業の記載事項

それぞれの記載項目については後ほど詳しく記載します。

一般貨物自動車運送事業は荷物の運搬が主要業務である企業が該当し、営業車などの社有車を保有するような企業は含まれません。

貨物自動車運送事業の記載事項

貨物自動車運送事業輸送安全規則第八条である「乗務等の記録」に基づき、運転者ごとの記録をした運転日報に記載しなければいけない内容が定められています。

運転日報に記載するのは運転者の名前や走行距離だけでなく、休憩した場所や時間なども含めて記録を残す必要があります。

予定時間より遅れてしまった場合にも、その理由などを記載しなくてはいけません。

その日の業務でどのように運搬したかを知りたいとき、運転日報を見るだけで全てがわかるというくらい明確な書類となるのです。

運行の経路並びに主な経過地における発車及び到着の日時も記載するべき内容として含まれています。

運搬や配送ルートが決まっているケースでは記載もれのないように注意しましょう。

社有車を保有する企業の記載事項

社有車を保有する企業の場合は貨物自動車運送事業以外に該当するため、運転日報に記載する内容は異なります。

運転に必要な情報として日誌に記載する内容は道路交通法施行規則に記載されているとおりです。

記載内容は第9条の10(安全運転管理者の業務)6項が該当しますが、貨物自動車運送事業ほど細かくなく、運転の状況がわかる内容を記載するように定められています。

業務用の社有車は企業によってさまざまな用途があり、介護用やスクールバスなどの送迎で日誌に記録する場合もあるでしょう。

送迎車の記録用と合わせて運転日誌使用するのであれば、その業種などにそったルールも加える必要があります。

▪運転日報の書き方

運転日報を作成する際には、運転日報の記載事項で解説した、法律で定められた記録や日誌として必要な内容を盛り込むようにしましょう。

法律で定められたこと以外にも業務に役立つ内容を入れておくことで、業務改善につながるのです。

法律で決まっている記録内容に違いがあることから、貨物自動車運送事業とそれ以外の社有車保有企業はテンプレートも異なります。

テンプレートを使う場合には適切な方を選びましょう。それぞれの記載すべき具体的な内容を下記で解説します。

貨物自動車運送事業の書き方のポイント

貨物自動車運送事業が使用する運転日報の内容として下記を入れておく必要があります。

 
<貨物自動車運送事業で法律上必要な記載事項>

  • 運転者の氏名
  • 乗務した事業用自動車の自動車登録番号その他の当該事業用自動車を識別できる表示
  • 乗務の開始及び終了の地点及び日時並びに主な経過地点及び乗務した距離
  • 運転を交替した場合にあっては、その地点及び日時
  • 休憩又は睡眠をした場合にあっては、その地点及び日時
  • 車両総重量が八トン以上又は最大積載量が五トン以上の普通自動車である事業用自動車に乗務した場合にあっては、貨物の積載状況
  • 道路交通法や自動車事故報告規則に規定する事故又は著しい運行の遅延その他の異常な状態が発生した場合にあっては、その概要及び原因
  • 経路並びに主な経過地における発車及び到着の指示があった場合にあっては、その内容

 

社有車を保有する企業の書き方のポイント

貨物自動車運送事業以外の企業で5台以上の車両を保有しているか、乗車定員が11人以上の車両を保有しているケースでは下記が記載できる日誌を備え付けておかなければいけません。

 
<社有車保有企業の運転日報(日誌)で法律上必要な事項>

  • 運転者名
  • 運転の開始及び終了の日時
  • 運転した距離
  • その他自動車の運転の状況を把握するため必要な事項

業務上の車両管理や勤怠管理として下記もあるとよいでしょう。

 
<社有車保有企業の運転日報(日誌)であるとよい事項>

  • 同乗者
  • 行き先
  • 運転の目的(移動、運搬など)
  • 車輌情報(車種、番号など)
  • 走行メーター、走行距離
  • 燃料購入時記載欄
  • 点検項目

 

▪エクセルやPDFのテンプレート作成例

運転日報を作成するにあたり、法令上必要な内容が含まれていればよく、特に指定の形式はありません。

無料で公開されているテンプレートがあるので参考にして作成するか、ダウンロードしてそのまま使用すれば大丈夫です。

下記のようなテンプレートが実際に公開されているサイトを活用しましょう。

貨物自動車運送事業用とそれ以外の社有車保有企業用の2種類それぞれのパターンをご紹介します。

●貨物自動車運送事業用


引用元:東京都トラック協会大田支部
ファイルURL(Excel):http://www.ttaota.com/web3/info/tyohyo/unten_nippou_1.xls

●社有車保有企業用


引用元:株式会社 日本法令
ファイルURL(Excel):http://www.horei.co.jp/hp/horeiform/bi00025000a.xls

項目は自社で業務上記載したい点を検討して、追加情報を加えても構いません。点検項目の記録をしておくことで定期的なメンテナンスの実施につながります。

また給油や走行距離を記載しておくことで燃費効率を把握することができるのです。

システムやアプリを活用して管理する

運転日報を作成する際にテンプレートから書面を作成する以外にも、アプリを利用する方法があります。

毎回社有車を利用するたびに記載することを従業員が面倒に感じてしまい、記載もれが発生してしまうケースもあるでしょう。そのような場合はシステムやアプリの活用が有効です。

システムを利用する例として「Cariot」を参考にご紹介します。

「Cariot」は運転しているだけで自動的に走行記録が残るようになっており、作成の手間がかかりません。自動的に記載される情報として下記があります。

  • 車両名
  • ドライバー氏名
  • 日時
  • 走行距離
  • 目的地

「Cariot」はこうしたデータのレポートをExcelファイルで出力できるので、活用することで書類からデータ入力をせずに集計が可能です。

▪まとめ

運転日報は一般貨物自動車運送事業者かそれ以外の企業であるかによって必要な情報が変わってきます。

情報が異なる理由としては記載内容が定められている法律が異なるためです。一般貨物自動車運送事業者であれば詳細な日報が必要となります。

それ以外の企業でも5台以上の社用車を保有しているか、乗車定員11人以上の自動車を1台でも保有している際には日誌が必要です。

記載する内容は必ず必要な項目がありますが、指定の用紙やフォーマットはないためフリーのテンプレートを活用しても構いません。

書面の場合は記載や集計の手間がかかってしまいますが、運転日報を自動で作成してくれるアプリなどを活用することによって効率を上げることができます。

最後までお読みいただきありがとうございます。

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