こんにちは。Cariot（キャリオット）ブログ編集部です。

企業のバックオフィスを支える総務部門は、日々の多岐にわたる業務に追われ、人手不足や業務の属人化といった課題に直面しています。しかし、近年、急速に進化しているAI技術が、この状況を大きく変えようとしています。AIは単なる自動化ツールではなく、総務部門の働き方を根本から見直し、生産性向上とコスト削減を同時に実現する強力な味方となり得ます。

本記事では、AIが総務業務にもたらす具体的なメリットから、データ入力や労務管理といった各領域での活用事例までを詳しく解説します。さらに、AI導入を成功させるための具体的なガイドラインやリスク管理のポイントもご紹介します。この記事が、貴社の総務部門のDX（デジタルトランスフォーメーション）を加速させる一助となれば幸いです。

1.AIを総務業務に導入するメリットとは？

総務におけるAI活用の現状

総務部門は企業のバックオフィスとして多岐にわたる業務を担っていますが、人手不足や業務負担の偏りが課題となっています。
しかし近年、総務業務にAIを導入する企業が増えており、具体的には、ChatGPTを利用した社内問い合わせ対応や、音声認識AIを活用した議事録作成の自動化などが進みつつあります。このように、総務におけるAI活用術が注目される中、業務効率化や生産性向上を目的とした新しい運用方法が模索されています。

参考：令和5年度 中小企業実態調査事業（政策立案における生成系AI及びテキスト分析の利活用可能性に関する調査・分析）調査報告書【デロイト トーマツ コンサルティング合同会社/令和5年度経済産業省中小企業庁委託業務】

業務負担軽減と生産性向上の実現

AI導入の最大のメリットは、定型的な業務を効率的にこなせる点です。例えば、属人化されていないデータ入力や書類作成などの、パターン化された業務は、AIの得意分野です。
これにより従業員は、創造性が求められる仕事や問題解決に集中できるので、生産性の向上が期待されます。
また、AIを活用することで業務の属人化が解消され、特定の従業員に業務が集中することを防ぐことも可能です。こうした仕組みの導入により、総務部門全体の働きやすさが向上します。

働き方改革や人手不足への対応

少子高齢化による人手不足や働き方改革の後押しにより、企業には業務環境の見直しが求められています。AIを活用すれば、単調で煩雑な業務を自動化し、従業員の負担を大幅に軽減することができます。
AIを活用することで残業時間の削減にも寄与し、効率的で健康的な職場環境の構築に貢献します。

コスト削減の可能性について

AIを導入することで、人件費や業務コストの削減が可能になります。
例えば、備品管理や経費精算といった業務をAIが自動化することで、管理時間や人的リソースを大幅に削減できます。
また、AIツールを活用したデータ分析により、非効率的な業務プロセスを特定し、さらなるコスト削減の余地を見つけることもできるでしょう。初期導入費用こそ必要ですが、中長期的にはコスト効果を実感できるケースが多いので、企業にとってAI導入は魅力的な選択肢となっています。

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2.総務でのAI活用が期待される領域

データ入力や書類作成の自動化

総務業務においてデータ入力や書類作成は、多くの時間と労力を必要とする業務の一つです。AIを活用することで、これらの作業を自動化し、業務効率化を実現することができます。
例えば、文書を解析して必要な情報を抽出する技術や、音声認識AIを用いて会議の議事録を作成するといった方法が挙げられます。
これにより人手不足の課題も解消され、総務部門におけるAI活用術として大きな価値を生み出します。

備品管理や在庫管理の効率化

総務部門が行う備品や在庫の管理は、多岐にわたるので煩雑になりがちです。AIを導入することで、物品の使用状況を自動で把握し、在庫の最適化を図ることが可能です。
例えば、画像認識AIを用いて備品や資材の残量をリアルタイムでチェックし、自動発注システムと連携させれば効率的な管理が実現するでしょう。これにより、必要な備品が不足するリスクを防ぎ、コスト削減にもつながります。

社員からの問い合わせ対応の改善

総務部門には社員からさまざまな問い合わせが寄せられますが、対応が追いつかず負担が大きくなることがあります。しかし、AIチャットボットを導入することで、24時間対応が可能になり、問い合わせ対応の効率が大幅に向上するでしょう。
特に、よくある質問に自動で答えるシステムを構築することで、総務担当者の作業を軽減し、人間にしか対応できない複雑な業務に集中できる環境を整えられます。

労務管理や経費精算の最適化

労務管理や経費精算は、正確さと迅速さが求められる業務です。AIを活用することで、勤怠データの自動集計や経費申請の不備チェックなどを効率化することができます。また、申請内容の自動承認プロセスを導入することで、処理速度を向上させ、生産性を高めることが可能です。
このようなAIを用いた業務改善は、働き方改革を推進する企業にとっても大きな意義を持ちます。

車両管理業務の軽減

企業の車両管理も総務部門が担うことが多く、その管理にはさまざまなデータの把握や記録が必要です。AIを活用すれば、車両の利用状況や整備スケジュールを自動で記録し、効率的な運行管理が可能となります。
さらに、データを分析して最適な運用ルートを提案できるAIを活用すれば、車両の稼働率向上やコスト削減が実現します。これにより、総務の業務負担を軽減しつつ、組織全体の運営効率を高めることが期待されます。

3.AI導入による業務効率化例

経費精算プロセスの全自動化

経費精算は多くの総務部門で負担が大きい業務の一つです。AIを導入することで、領収書のデータ読み取りから入力、承認プロセスまでを全自動化することが可能です。
例えば、画像認識技術を活用したAIツールを使用すれば、スマートフォンで撮影した領収書を自動的に解析し、必要な項目を抽出します。このプロセスの効率化により、入力ミスを防ぎつつ、作業時間を大幅に短縮できます。さらに、AIを使った自動承認フローの構築により、担当者の確認作業を削減し、スムーズな経費精算が実現します。

AIによる勤怠データ管理の工夫

勤怠管理業務でもAIを活用することが可能です。AIツールを導入することで、従業員の勤務時間や休暇の記録をリアルタイムで収集・分析できるほか、不正な出退勤記録を検知することもできます。
また、働き方改革の一環として、従業員の働き過ぎを防ぐためのアラート機能を備えたシステムも役立つでしょう。
これにより、管理者がデータを手動で確認する負担が軽減されるだけでなく、従業員の働きやすい環境を整えることにもつながります。

AIを用いた社内マニュアル作成

総務部門で作成することの多い社内マニュアルも、AIを活用することで効率化が図れます。
例えば、ChatGPTのような生成系AIを利用すれば、大枠の構成や文章を自動的に作成することが可能です。具体的には、AIに必要な情報を指示してドラフトを生成させ、その後担当者が内容を調整・編集すると良いでしょう。
この方法なら、作成にかかる時間を短縮できると同時に、雛形の統一感も保てるため、業務効率化に大きく貢献します。

備品発注の自動化システム

備品管理や発注業務もAIの活用が期待される領域です。在庫状況をAIがリアルタイムで管理し、適切なタイミングで必要な数量を自動的に発注する仕組みを作れば、人的作業を最小限に抑えられるでしょう。
さらに、過去のデータを分析して季節やイベントごとの需要を予測することで、在庫切れや過剰在庫を防ぎ、コスト削減にもつながります。このような自動化システムを利用することで、総務部門の業務負担を軽減し、生産性向上を目指すことが可能です。

4.AI導入を成功させるためのガイドライン

導入計画と事前準備の重要性

AI導入を成功させるためには、しっかりとした導入計画と事前準備が不可欠です。まず、総務部門でAIを活用する目的や課題を明確にすることが重要です。例えば、「データ入力の自動化で業務効率化を図る」や「社員の問い合わせ対応の迅速化を目指す」といった具体的な目標を設定しましょう。
また、現在の業務フローを見直し、AIがどのプロセスで最も効果を発揮するかを精査することも大切です。導入計画の初期段階で目的設定を行うことで、総務部門におけるAI活用術を効率的に進めることができます。

適切なAIツールの選び方

導入するAIツールが業務に適しているかどうかを見極めることも成功の鍵です。AIにはさまざまな種類があり、例えば、データ分析に強いツールや、ChatGPTのようにテキスト生成や問い合わせ対応に秀でたツールがあります。
総務部門で業務効率化を図る場合、経費精算や勤怠管理を自動化できるツールを探すと良いでしょう。また、複数のツールを比較検討し、「どのツールが最大の生産性向上をもたらすか」「コストに見合うか」といった観点を重視することが大切です。企業に最適なツールを導入することで、効率と精度を最大限に引き出せます。

データセキュリティとプライバシーの確保

AIを活用する際には、データセキュリティやプライバシー保護が極めて重要です。総務部では、社員情報や機密文書などセンシティブなデータを扱うことも多く、これらのデータが外部に漏洩しないよう対策を講じる必要があります。具体的には、暗号化技術を導入したり、安全なネットワーク環境の下でAIツールを運用することが求められます。
また、法的な規制を遵守し、データ保護に関する最新のガイドラインを確認しておくことも大切です。これにより、AI導入時のリスクを最小限に抑えることができます。

従業員への教育とAI活用スキルの浸透

総務部門でAIを効果的に活用するためには、従業員がAIツールを使いこなせるよう教育することも重要です。AIは便利な一方で、初めて利用する従業員にとっては操作や仕組みが難しい場合もあります。そのため、AIツールの基本的な使い方や活用方法を解説する研修を実施し、従業員にとっての心理的ハードルを下げる努力が求められます。
また、継続的にスキル向上をサポートすることで、長期的な導入効果を高めることができます。従業員のスキル浸透が、高い業務効率化を可能にする鍵となるでしょう。

導入後の効果測定と継続的な改善

AI導入が進んだ後は、その効果を定量的に測定し、継続的に改善していく流れを確立することが肝心です。例えば、総務部門におけるAI活用術を測定する基準として、「業務時間の削減率」「業務コストの削減額」「生産性の向上度合い」などの指標を設定できます。その後、定期的にこれらのKPIをレビューし、必要に応じてAIの追加導入や業務フローの見直しを行いましょう。継続的な改善を怠らないことで、AIがもたらす恩恵を企業全体で最大限に引き出すことが可能です。

5.AI活用における注意点とリスク管理

AI導入時の初期費用とコスト対効果

AI導入の際には初期費用が発生するため、コスト対効果の検討が非常に重要です。AIシステムの選定から環境構築、従業員の教育まで、多くのリソースを必要とするため、事前に費用対効果を明確に見極めることが大切です。
特に総務部門では、業務効率化が期待される一方で、AI導入に適した部分とそうでない部分を選別することが成功のポイントです。適切な計画を立てることで、短期的な投資回収と長期的なコスト削減のバランスを図ることが可能です。

業務の適合性とAI導入の限界

AIが得意とするのは、パターン化された業務やデータ分析業務です。総務部門においても、データ入力や文書作成といった定型タスクはAIに向いていますが、柔軟な思考や感情理解を必要とする業務では、まだ人間の役割が大きいです。
例えば、イベントの企画や人材採用に関わる業務はAIだけで代替するのは難しい領域です。したがって、どの業務にAIを導入し、どの業務を人間が担当するべきかという明確な分担が求められます。

従業員の心理的抵抗とモチベーション管理

AIの導入に伴い、従業員の心理的抵抗が発生する可能性があります。「仕事を奪われてしまうのではないか」という不安や、新しいツールに対する学習の負担がその原因です。このような事態を回避するため、AIの目的やメリットを明確に説明し、従業員が新しい技術をポジティブに捉えられるような教育や支援が不可欠です。
また、AI活用により人間の業務そのものが改善されることを周知することで、モチベーションを維持し、生産性向上へとつなげることが可能になります。

システム障害やエラー対応の備え

AIシステムも完璧ではなく、障害やエラーが発生したり、誤ったデータを出す可能性があります。例えば、データの不整合やシステムトラブルによる業務停止は、企業運営に大きな影響を及ぼしかねませんし、誤ったデータを元に意思決定をしてしまえば、期待した効果は見込めません。

そのため、導入時にはリスク管理のガイドラインを策定し、予備システムの準備や問題が発生した際の迅速な対応計画、誤りを防ぐような仕組みを作っておくべきです。また、定期的なメンテナンスやAI精度の検証を行うことで、信頼性の維持を図ることも重要です。

法的・倫理的問題の回避

AIの活用においては法的・倫理的問題への対策も欠かせません。顧客データや従業員情報を扱う場合、個人情報保護の観点から厳重なセキュリティ対策が必要です。
また、AIのアルゴリズムに偏見や差別的な評価が含まれると、企業の信頼を損ねる恐れがあります。総務部門においても、これらのリスクを十分に認識し、透明性の高いAI運用を目指すべきです。さらに、法令遵守を徹底し、社内外に対して信頼性を示す情報公開や説明責任を果たす必要があります。

6.まとめ

AIは総務業務の未来を切り拓く

本記事では、AIが総務業務にもたらす変革について、そのメリットから具体的な活用例、そして導入時の注意点までを幅広く解説しました。
AIを上手く使うことによって、定型業務の自動化やデータ分析を行い、総務担当者の業務負担を軽減し、より戦略的な業務に集中できるようになる可能性は十分にあります。
これにより、部門全体の生産性向上だけでなく、社員の働きがい向上やコスト削減にもつながるでしょう。

AIの導入は、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）を加速させる重要なステップです。AIは、単なる効率化ツールではなく、総務部門を企業の成長を支える中核部門へと進化させる可能性を秘めています。まずは、現状の業務課題を明確にし、小さなタスクからAIの導入を試すことが成功への第一歩となるでしょう。

Cariotは、車両管理に特化したAI機能を一部有した活用ツールとして、総務部門の業務効率化に貢献します。複雑な車両管理業務をデジタル化し、データに基づいた意思決定を支援することで、貴社のDX化を後押しします。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
これからもCariotは、より便利に使っていただくための機能の開発を進めてまいります。
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※当記事では一般的なAIについてご紹介しています。AIは万能ではなく、ツールや使い方によっては企業に利益も不利益も与える可能性があります。便利なものではありますが、導入には十分に注意してください。