危険運転の防止のため他社様のシステムを利用していた。運用負荷は高く、指導に手間がかかっていた

株式会社研文堂は、鹿児島県にある複合機の販売・メンテナンス、クラウドサービスを提供している会社です。地域に根差したITソリューションを提供しています。
歴史は古く、1978年に鹿児島県の文房具屋からスタートし徐々にサービスを展開。今では福岡県、熊本県にも事業所を開設しています。

複合機サービスでは、機器メンテナンスの依頼が比較的多く、複合機の業務全体の4割ほどを占めています。顧客対応についてはサービスマンをエリアごとに振り分けて行っています。メンテナンス業務の中には緊急の案件もあり、対応中のサービスマンの中で現場へ向かうことができる人間を割り出すため、日々彼らに電話確認を行いながら顧客対応を行っていました。

また、急を要する業務ということもあり、サービスマンの運転があらくなるケースがありました。そこで、他社様のシステムを導入して危険運転の改善活動を実施していました。専用端末を車に取り付け、溜まった走行データを手動でPCに取り込み分析して、サービスマンに対し啓発活動を行っていました。

当初はCariotの販売代理店として活動するためのテスト利用だった

複合機の取り扱いの他にも、クラウドサービスとしてSalesforceの導入支援を行っています。
その折、知り合いの会社の方から「Cariotがとても良い」と偶然耳にしました。調べたところ、CariotはSalesforce AppExchangeにて提供されているとわかりました。弊社の業務とも相性が良く、販売代理店として弊社で取り扱う話が社内で上がりました。そこで、まずは試しにCariotを導入してみることにしました。

先ほどの通り、当社では危険運転対策のため既に他社様のシステムを導入していました。そのため、当初は本格的にCariotを使うつもりはありませんでした。

集計業務の自動化、危険運転削減、サービスマン同士の業務連携など、大きな成果があった

毎日1時間かかっていた走行データの取り込みと加工業務がゼロに

Cariotを使って感じたことですが、データが自動で取り込まれるのがこんなに楽だとは思いませんでした。
以前のシステムは、デバイスに溜まった走行データを手動でPCに取り込む必要があり、加えてその他データ加工などの作業で、毎日1時間ほどかかっていました。

しかし、Cariotだと走行データがクラウド上に自動でアップされます。他の業務をしている間にデータが次々と溜まるため、取り込み作業がゼロになりとても助かっています。

以前は危険運転やアイドリング時間について電話で都度指導していたが、最近はほとんどなくなった

緊急対応時などは、先を急ぐ気持ちから運転にも影響を及ぼしてしまうケースがあります。以前のシステム利用の頃より、危険運転をあらためるよう都度運転の指導を行っていたのですが、思うように危険運転の件数は減っていきませんでした。
またこれまでは、管理者側が危険運転を発見するまでに時間を要していました。走り終わった車からSDカードを抜き、PCにデータを取り込み、それを加工するといった作業時間がかかっていたのです。ドライバーへの指導を即時に行うのはどうしても物理的に難しく、ドライバーも毎日走り回っているので、数日前の運転のことを言われても、なかなかピンと来なかったと思います。

ただCariotは危険運転を即座に検知できるため、指導までの時間が短縮できるようになりました。そうするとドライバーも「見られている」という気持ちになるのでしょう。運転も丁寧になり、最近では運転指導をすることはほとんど無くなりました。

日報を書かなくてもよくなった！郵送も不要に

サービスマンは、Cariot導入前まで運転日報を手書きで作成していました。彼らの業務は緊急対応が業務の4割ほどを占めるため、記入するのもそれなりの労力が必要でした。それが日々発生するため、トータルではそれなりの工数になっていたかと思います。この作業がCariotの機能により全て不要になりました。サービスマンも助かっているようです。

また、福岡や熊本など他の事業所の日報は郵送でやり取りをしていました。しかしCariotに一本化することで、すべてのデータのやり取りがクラウド上でできるため、郵送の手間もなくなっています。

緊急対応の際、車両管理担当者が対応する必要がなくなった

Cariotは複合機の緊急メンテナンス対応でも役に立っています。

元々サービスマンにはiPadを支給していますが、CariotだとiPadを使いサービスマン同士で各々の位置確認ができるのです。全ての車両の位置情報がリアルタイムにわかり、現場に向かうサービスマンの特定がその場で可能です。

従来は、車両管理担当者がサービスマンのSalesforce上のステータスを確認。作業中ではない人間に対し電話確認を行っていました。しかし、ステータス更新のタイミングと電話が合わず、電話をしても作業中の場合や、まれに更新漏れもあり、一件の緊急メンテナンスで何度も電話する必要がありました。

今では、緊急メンテナンスが発生するとSalesforceで一斉に通知します。その後はサービスマン同士でコンタクトを取り合い対応しています。素早く現場へ向かうことができ、またこちらの対応も削減され、大変助かっています。

今後は車両メンテナンス時期の通知を自動化していきたい

Cariotの導入後は、サービスマンの運転も丁寧になり、管理工数を大幅に減らすことができました。緊急時の対応もスムーズに進められています。

今後は車両自体の管理を検討しています。

車は毎日使うため、故障が発生すると仕事に大きな支障が発生します。オイル交換や定期点検などの漏れが無いよう、今後はそれら点検時期を自動通知するアラート機能を使う予定です。

この管理も自動化すればさらなる効率化にもつながります。導入して、あらためて本当に便利になったと感じています。