車両位置把握のための電話連絡を減らし業務効率化を実現した導入事例

車両のリアルタイムな位置情報をシステムで把握し、コミュニケーションにかかる業務工数を削減!煩雑なやり取りを無くし日々の仕事がスムーズになりました。

1導入前の課題

日報の自動化と車両の使用状況や位置情報の把握を行いたい

当社は、株式会社MAHAの子会社として2017年に設立、翌年に営業を開始しました。同じくMAHAの子会社に日本国内のプレミアムツアーを企画・販売しているJAPAN PRIVATE TOURというインバウンドに特化した旅行会社があり、THE LUXURY FLEET はそこから派生した会社です。
観光目的のお客様が、国内の移動や送迎のために外部のタクシー会社を手配すると、言葉の問題やサービス品質、料金面などで、お客様のご希望に添えないことがあります。また近年海外からの観光客が増加していることから、自社で送迎を行えるようハイヤー会社を設立しました。

現在、観光客の送迎サービスは、JAPAN PRIVATE TOURや、他の旅行代理店からご紹介いただいたお客様などにも対応しています。
また観光客以外ですと、企業の重役の方や著名人などハイクラスの方向けの送迎サービスも行っています。様々な言語に対応できるよう、現在、7カ国のメンバーが在籍しています。

リーズナブルな料金でハイクラスのおもてなしを

THE LUXURY FLEETでは、訪日外国人のお客様の目線で料金を設定しています。
例えば観光目的で訪日したお客様の場合、予定外の場所に立ち寄ることや、天候などによって当日の予定が変更になるなどスケジュール通りにはいかないものです。他社様の場合、スケジュールが決められており予定を変更する場合は追加料金などが発生するケースもあります。そのため、当社の料金体系は「距離」ではなく「時間制」に設定をしています。
ハイヤーを運行する際の法廷運賃はありますが、高速代金・駐車場代も全て込みの価格のためリーズナブルだと思います。ドライバーは様々な言語に対応しており、通訳を別途雇う必要もなく、英語対応料金をいただかないことも強みです。

日報の作成や位置情報の把握で問題を抱えていた

会社を設立し、言語や料金などの準備も整え、ハイヤーの運行が始まりましたが、業務を行う中で日報の作成に問題を抱えていました。
Cariotを導入する前は、日報を全て手書きで作成していました。車両の走行距離や乗降場所等の確認をするため、運行管理者が車のメーターの確認やドライバーごとにヒアリングを行うという手間のかかるものでした。
次に作成した日報を元に運行表を用意します。これは運輸局に提出するための書類で、より正確性を求められます。ドライバーを信じていないわけではありませんが、予定外のところに立ち寄り、運行表と実際の距離が合っていないと、運輸局から注意を受けてしまいます。
そのような事情もあり、システムとして正確にかつ自動で走行情報を入手できれば業務が効率化されるのではないか?と考えていました。

それらに加え海外の観光客の送迎時では、途中で降りて街中を観光し、再度乗車するといったケースがあります。その場合、運行管理者がお客様を車へ誘導するために、お客様とドライバーの双方へ電話をして現在地を確認しながら乗車いただく、というこれも手間のかかる業務になっていました。
また早朝の送迎では、きちんとドライバーが稼働しているか確認したいという思いもありました。

2導入の決め手

機能と料金に満足、取り付けデバイスが小さくお客様に見えにくいのもよかった

システムを検討するにあたり数社の機能や価格を比較しました。走行状況の自動取得も必要ですが、検討している中で、車両に目立つデバイスは載せたくない、という希望もありました。

ハイクラスの方を乗せるハイヤーなので、一見、普通の車に見えることを重視しており、目立つ機器を取り付けたくありませんでした。他社製品にもCariotに似た機能を持つものはありましたが、Cariotは取り付けデバイスが小さく、お客様に見えないことも良い点だと思いました。
また、他社のシステムだと機能のカスタマイズを要望しても断られてしまうことがありましたが、Cariotだと社内で開発し随時機能を更新すると聞き、それもよい点だと感じました。

価格もリーズナブルでしたし、トライアルで試したところ機能も問題がないことが分かり、2019年1月にCariotと契約し導入しました。使い方・導入が難しいということもなく分かりやすかったです。導入後1ヶ月すると効果も得られました。ただ、今はもう大丈夫ですが、車の位置情報を他者と共有できるDriveCastの機能だけ、操作面で最初は戸惑いました。

3成果

正確な走行状況の把握や車両の位置情報の取得により業務改善につながった

正確な走行状況の把握

Cariot導入後、最初に効果を感じたものは、正確な走行状況の確認です。まず、Cariotのシステムを使って作成した日報を使い、運輸局向けの正確な運行表の作成ができるようになりました。これは、ドライバーが記録する日報と、Cariotで得た情報に整合性があるか、走行履歴を確認できるようになったからです。私たちが求める日報とは書式が異なるため、Cariotで自動作成された日報をそのまま流用はできませんでしたが、正確な走行状況の把握には非常に役立っています。
また、深夜早朝の送迎状況を把握することもでき、安心感が生まれました。また、このような照合作業を行うようになってから、ドライバーの業務外利用といったこともなくなりました。

車の位置情報を把握してコミュニケーションにかかる業務効率化

このような機能をきっかけに、車の位置情報を把握する機能も徐々に使い始めました。今最も有用な機能は、乗車する車の位置情報を共有することができる機能です。
海外からの観光客の場合、途中で車を降りて徒歩で観光し再度車に乗るケースがあります。もちろん事前に再度乗る地点はお客様とも決めておくのですが、交通状況により車が数十メートル前後した場所に止まるケースもあります。そのようなときに、Cariotで車の位置情報を見ながらお客様を車の止まっている地点へご案内しています。

また、他社の旅行代理店からご紹介いただいたお客様の場合は、DriveCastという機能で位置情報を確認・共有しています。これは他社の人でも、弊社の車の位置を手元のパソコンの画面上で確認できる機能です。旅行代理店の方は、ドライバーへわざわざ電話をして位置確認をする必要がなくなり、パソコンで車の位置を見ながらお客様を車へ案内できるので、業務がスムーズになっています。

これ以外にも、ドライバーが体調不良で送迎の現場から車に乗って離れてしまったことがありました。代わりの車を手配するため、お客様をピックアップする場所をすぐに確認したかったのですが、その体調不良のドライバーとは走行中で電話がつながりません。ただリアルタイムでその車の位置情報を把握できたので、待機しているドライバーをピックアップする現場へ向かわせ、事なきを得たということがありました。

危険運転の防止にも役立っている

なお、危険運転防止にも役立てています。危険運転があるとCariot管理画面上の地図にマークが出ます。それを元にドライバーへの運転指導ができるようになりました。

送迎サービスの現場でお客様にとって不満となるようなことが起きても、お客様はご指摘されずにその後のご利用が減ることが一番困ります。例えばドライバーがスピードを出し過ぎていたら、運行管理者が把握・指導できる環境にあることがよい点です。

4今後の展望

お客様への位置情報共有をよりスムーズに行いたい

現在、DriveCastのページ上には車の位置しか表示されず、お客様ご自身の位置までは表示されません。その日のお客様のスマートフォンにDriveCastのページをお送りして、お客様と車の位置が分かるようになるとよいなと思います。
というのも、海外からのお客様の場合、ガイド付きのケースとそうではないケースがあります。ガイド付きの場合は、そのガイドが車の位置を把握していますが、いない場合は、お客様ご自身で把握していただく必要があります。しかし、その「把握」の部分が、海外からの観光客には難しいため、これまではその都度、弊社の運行管理者がお客様を車までご案内する、といった対応が必要です。
今後は、海外からのお客様などとも地図データを共有し、お客様自ら車がある場所まで行けるようになったらよいと思っています。

加えて、ドライバーの勤務時間の管理も、同じシステムでできたらよいのですが、その点に関しては、今は他のシステムを利用しています。それも含めて一本化できたら、より便利になると思います。

株式会社 THE LUXURY FLEET 様
URL:https://www.theluxuryfleet.com

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